Anticipez le passage à la facture électronique

Même si la réforme fiscale est décalée, faites-en une opportunité dès aujourd’hui !

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Avec la mise en place de la loi de finance, toutes les entreprises françaises devront être capables de recevoir leurs factures au format électronique via une plateforme de dématérialisation. Cette obligation concernera l’envoi des factures pour les Grandes Entreprises et suivant un calendrier progressif pour les TPE, PME et ETI.

En date du 28 juillet 2023, l’Etat français a décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif prévue le 1er juillet 2024 afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.

Les questions se bousculent peut-être dans votre tête : de quoi s’agit-il concrètement ? Quels sont les enjeux ? Quelles sont les dates à respecter ? Comment être conforme à la nouvelle réglementation ?
Bonne nouvelle, notre objectif chez systhen et de vous accompagner pour que vous anticipiez et tiriez avantage de cette réforme 💪.

Nos solutions pour anticiper la facture électronique :

Zeendoc

La solution de Gestion Electronique de Documents qui dématérialise le traitement des factures.


Fonctionnalités principales

  • Solution positionnée OD dans le cadre de la réforme fiscale
  • Traitement des formats de factures entrantes Factur-X
  • Collecte automatique des factures multicanales
  • Lecture et traitement des informations par OCR / RAD / LAD
  • Mise en place de circuits de validation simples / courants
  • Ecritures exportées vers votre logiciel comptable ou ERP
  • Disponible en version mobile
  • Edition en ligne de documents Microsoft Office 365
  • Rapprochement automatique bon de commande / facture
  • Hébergement certifié HDS
InvoiceHUB by Yooz

La solution qui automatise le traitement et la gestion des factures et des processus comptables.

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Fonctionnalités principales

  • Solution positionnée PDP dans le cadre de la réforme fiscale
  • Traitement des formats de factures entrantes Factur-X
  • Capture omnicanal des documents (mail, courrier, portail fournisseurs)
  • Gestion poussée des imputations comptables
  • Workflows graphiques et automatiques
  • Gestion des demandes d’achat, gestion de budget
  • Intégration automatique vers + 250 ERP
  • Rapprochement automatique bon de commande / facture

Qu’est ce que la facture électronique ?

La facture électronique est une obligation légale imposant aux entreprises de dématérialiser leurs flux de factures fournisseurs et clients.

On vous voit venir : une facture électronique n’est pas une simple facture dématérialisée ! L’envoi de factures au format dématérialisé, tel que le PDF ou leur dépôt sur un espace en ligne ne seront plus considérés comme valables sur le plan légal.

Les factures électroniques devront impérativement transiter par une plateforme de dématérialisation avant d’arriver chez leur destinataire. Ce sont ces plateformes qui se chargeront d’extraire et transmettre les informations demandées par l’administration fiscale.

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Quelles sont les dates à respecter ?

En date du 28 juillet 2023, l’Etat français a décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif prévue le 1er juillet 2024 afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.

En octobre, un nouveau calendrier prévisionnel du déploiement a été annoncé, autour du lancement du Portail Public de Facturation. Nous actualiserons ce calendrier à chaque nouvelle annonce.

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Quelles obligations et pour qui ?

Les obligations de transmissions :

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C’est l’obligation de réception et d’émission des factures électroniques via une plateforme de dématérialisation.

Qui est concerné :

Être établie en France : le siège social de l’entreprise est situé en France ou dispose d’une filiale ou un établissement stable sur le territoire français.

Être assujetti à la TVA : réaliser une activité économique de manière indépendante répondant à l’obligation de déclaration et de paiement de la TVA.


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C’est l’obligation de transmission des données de transaction et de paiement à l’administration, via une plateforme de dématérialisation.

Quelles opérations sont concernées :

Les transactions BtoC : prestations réalisées entre une entreprise et un consommateur final.

Transactions BtoB à l’international : opération réalisée entre une entreprise française et une entreprise non établie en France.


Les formats de factures électroniques acceptés :

3 formats de factures seront acceptés :

  • Le format mixte Factur-X associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran. Parmi les 3 formats, celui-ci sort du lot de par sa grande fiabilité et interopérabilité.
  • Le format structuré UBL.
  • Le format structuré CII.
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    Les statuts à transmettre à l’administration :

    Les statuts d’avancement du traitement de chaque facture devront être communiqués statut par statut par les plateformes.

    4 statuts seront obligatoires : facture déposée, rejetée, refusée ou encaissée.

    D’autres statuts sont pour l’instant recommandés : mis à disposition, pris en charge, approuvée, paiement transmis.

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    Quels sont les avantages de la facture électronique ?

    Les avantages pour les entreprises

    Un gain de temps estimé à 75%

    Grâce à l’automatisation des étapes de création, de traitement, d’envoi et d’archivage des factures.

    Une plus haute fiabilité

    Les opérations manuelles telle que la saisie des factures seront éliminées, il n’y aura donc plus de risques de faire des erreurs de saisie.

    Une accélération des paiements

    Grâce à l’échange des factures électroniquement, il sera possible de savoir précisément la date à laquelle la facture sera reçue.

    Les avantages pour l’Etat

    Lutter contre la fraude fiscale

    Toutes les données de TVA incluses dans une facture électronique seront automatiquement transmises à l’administration fiscale.

    Renforcer la compétitivité des entreprises

    Les entreprises françaises pourront renforcer leur compétitivité en réduisant leur charge administrative.

    Vue en temps réel

    L’état pourra disposer au fil de l’eau d’informations sur l’activité des entreprises et ainsi adopter des mesures économiques adéquates en cas de crise.

    👉 Faites le test des économies que vous pourriez réaliser grâce à la facture électronique !

    Calculez votre retour sur investissement par mois !

    Afin de vous rendre compte des différentes économies que vous pouvez faire au sein de votre entreprise, amusez-vous avec notre calculatrice ROI (retour sur investissement) !

    Nombre de factures entrantes que vous traitez par mois :
    0
    Nombre de factures sortantes que vous traitez par mois :
    0

    Economie réalisée avec les factures dématérialisées:

    0€

    Qui sont les nouveaux acteurs à connaitre ?

    Recevoir et envoyer des factures à ses clients professionnels (BtoB) au format électronique impliquera de passer par une plateforme de dématérialisation :

  • Le Portail Public de Facturation (PPF) qui s’appuiera sur le modèle de la plateforme Chorus Pro qui gère déjà l’échange dématérialisé des factures dans le secteur public.
  • Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire de l’administration (PDP).
  • Un Opérateur de Dématérialisation (OD)

  • Quelle que soit la plateforme choisie par l’entreprise, toutes les données seront transmises au Portail Public de Facturation (PPF), qui les transmettra à l’Administration Fiscale.

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    Quel est le rôle de chaque plateforme ?

    Le Portail Public de Facturation (PPF)

    Le PPF est un portail en ligne conçu pour centraliser les données de facturation, les contrôler et les transmettre à l’Administration Fiscale. Il assurera également la gestion de l’annuaire central d’identification des entreprises.

    Cette plateforme publique remplacera Chorus Pro et assurera un service gratuit minimal : réception des factures au format normalisé, dépôt, transmission.

    👉 Il pourra convenir notamment aux entreprises traitant un faible flux de factures !

    La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

    Une PDP est une plateforme de services immatriculée et certifiée auprès de l’Administration Fiscale. Ces plateformes devront obligatoirement proposer : la saisie de données, le dépôt d’une facture et la transmission des factures à partir d’un fichier structuré.

    Ce type de plateforme propose également des fonctionnalités complémentaires telles que :

    – le service de conversion de formats qui permettra aux entreprises de conserver leurs formats de factures.
    – la transmission des factures au format mixte ou structuré aux PDP ou PPF du destinataire.
    – l’extraction et transmission des données requises à l’Administration Fiscale.
    – la gestion des statuts des factures.
    – l’enrichissement de l’annuaire central pour le compte de leurs clients.

    👉 Une PDP offre des fonctionnalités plus avancées que le PPF. Elle simplifie au maximum vos processus de traitement et d’échange de factures tout en respectant les contraintes légales !

    L’Opérateur de Dématérialisation (OD)

    Un OD est un prestataire non immatriculé, offrant des services de dématérialisation de factures. Les acteurs qui se positionnent comme OD sont souvent des éditeurs de logiciels de gestion commerciale, de comptabilité, d’ERP ou de GED par exemple.

    Attention, un Opérateur de Dématérialisation n’est pas reconnu comme PDP par l’Administration fiscale ! Complémentaire à une PDP, il assure un rôle d’intermédiaire entre les entreprises et les plateformes de dématérialisation dans la mise à disposition et la collecte des factures.

    👉 Un Opérateur de Dématérialisation n’a pas la capacité de transmettre vos factures au PPF ni d’en extraire leurs données : il est chargé de réceptionner les factures et restituer les données de facturation à la PDP et dans un format défini, en collaboration avec le client.

    Quelles sont les étapes à suivre pour automatiser le traitement de vos factures ?

    Une transition bien menée vers la dématérialisation du traitement de vos factures et de la facture électronique est vitale pour la bonne santé financière de l’entreprise et la gestion de sa trésorerie. C’est pourquoi anticiper ces changements est essentiel pour s’assurer d’une transition fluide, avec des étapes bien identifiées.

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    Les 7 étapes à suivre :

    Etape 1 : impliquer tous les acteurs

    Mettre en place un système de gestion dématérialisée des factures c’est bien, ne pas oublier que ce sont des personnes qui vont l’utiliser c’est encore mieux ! Il est essentiel de les impliquer dans la démarche et de s’appuyer sur leur expérience.

    1 – Intégrer les services internes à la réflexion

    La communication avec tous les services concernés est indispensable pour prendre en compte leurs besoins et leurs attentes. Il faut favoriser l’appropriation rapide des outils par les équipes pour permettre une transition opérationnelle fluide et une coordination optimale entre les services.

    2 – Dialoguer avec ses interlocuteurs externes

    Il faut s’assurer que les clients, fournisseurs et partenaires de l’entreprise soient en mesure de traiter des factures électroniques (entrantes et sortantes), et de favoriser leur embarquement dans le nouveau système de facturation.

    Etape 2 : effectuer un audit du cycle de facturation avec l’ensemble des acteurs

    Pour bien démarrer son passage à la gestion dématérialisée des factures (clients et fournisseurs), il faut d’abord faire le point sur ses besoins. Commencer par un audit pour avoir une vision précise du volume de factures entrantes et sortantes à traiter, des spécificités liées au clients et fournisseurs de l’entreprise, de la part de factures internationales et de leur environnement légal.

    C’est un inventaire complet des processus de facturation et de traitement des factures fournisseurs, et une évaluation de leur efficacité pour définir la meilleure solution à mettre en place. En fonction des ressources et compétences internes disponibles, il est possible de faire appel à un prestataire externe pour cet audit, qui aura un œil extérieur permettant de mieux mettre le doigt sur certains sujets d’optimisation.

    Etape 3 : bien choisir son prestataire

    Selon le volume de factures à traiter et les ressources de l’entreprise, il peut être utile de recourir à un prestataire extérieur pour mettre en place une solution sur-mesure de gestion dématérialisée des factures.
    Un regard extérieur peut être décisif pour identifier les points critiques à prendre en compte pour garantir l’efficacité du dispositif.

    L’expertise d’un prestataire externe peut également s’avérer nécessaire pour installer et configurer le meilleur logiciel et former les équipes à son utilisation. L’intégration de logiciels de gestion des factures au sein de l’environnement numérique est souvent une question complexe.

    Le recours à un prestataire expert de la facturation électronique garantit :
    • l’adaptation des solutions retenues aux besoins
    • leur compatibilité avec les systèmes informatiques en place (et avec ceux des clients et fournisseurs)
    • la conformité légale des factures numériques générées par leur logiciel.

    Etape 4 : cartographier et simplifier les processus liés à la facturation

    Pour garantir la continuité des processus d’émission et de réception de factures lors de la mise en place d’un système de gestion des factures, il faut répertorier tous les flux entrants et sortants pour s’assurer qu’ils soient bien intégrés dans le système mis en place. La dématérialisation des factures implique une transformation importante pour de nombreux services, il est donc important de clarifier les rôles et responsabilités de chaque personne concernée. La communication interne joue un rôle important, pour favoriser le dialogue entre les différents services et donner toutes les clés pour comprendre la nature des changements et l’évolution des tâches pour chaque acteur de la chaîne de facturation et de gestion des factures fournisseurs.

    En cartographiant ces processus, l’important est d’aboutir à une transparence totale. Cela passe par une analyse de l’existant et une projection sur le futur, en gardant en tête l’objectif essentiel de la simplicité : vous allez mettre en place des outils, c’est le moment idéal pour prendre du recul sur vos processus, vous reposer sur les bonnes pratiques et standards que les outils vous proposent.

    Etape 5 : nettoyer et structurer ses bases de données

    Pour garantir la continuité des processus d’émission et de réception de factures lors de la mise en place d’un système de gestion des factures, il faut répertorier tous les flux entrants et sortants pour s’assurer qu’ils soient bien intégrés dans le système mis en place. La dématérialisation des factures implique une transformation importante pour de nombreux services, il est donc important de clarifier les rôles et responsabilités de chaque personne concernée. La communication interne joue un rôle important, pour favoriser le dialogue entre les différents services et donner toutes les clés pour comprendre la nature des changements et l’évolution des tâches pour chaque acteur de la chaîne de facturation et de gestion des factures fournisseurs.

    En cartographiant ces processus, l’important est d’aboutir à une transparence totale. Cela passe par une analyse de l’existant et une projection sur le futur, en gardant en tête l’objectif essentiel de la simplicité : vous allez mettre en place des outils, c’est le moment idéal pour prendre du recul sur vos processus, vous reposer sur les bonnes pratiques et standards que les outils vous proposent.

    Etape 6 : anticiper la reprise de données

    Les meilleurs outils et processus du monde ne valent rien sans données rattachées. Il est fort possible que vous ayez non seulement à mettre en place un processus de gestion dématérialisé des factures, mais également à reprendre un existant.

    La simplification de vos processus évoquée plus haut vous permettra d’y voir plus clair sur les données à reprendre par rapport à celles qui n’ont pas d’intérêt, tout en respectant les contraintes légales en termes de conservation de données et documents et de RGPD.

    Etape 7 : évaluer et évoluer

    Les logiciels et systèmes numériques de dématérialisation des factures restent des outils, et doivent être régulièrement évalués pour s’assurer de leur efficacité, et de leur adaptation aux besoins et à l’environnement de l’entreprise au moment présent.

    Les logiciels de gestion des factures s’enrichissent constamment de nouvelles fonctionnalités. Ces innovations peuvent venir enrichir les processus administratifs de l’entreprise et améliorer leur efficacité, de la même manière qu’elles peuvent rapidement rendre obsolètes certains outils ou procédures superflues.

    Un travail de veille et d’évaluation technique récurrentes est donc bienvenu pour garantir que les logiciels utilisés sont toujours à jour et en phase avec les besoins de l’entreprise.

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    Nous vous expliquons dans ce guide illustré, tout ce que vous devez savoir pour anticiper et gérer au mieux le passage de cette réforme.

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