Les 5 avantages à adopter une gestion dématérialisée des factures

En date du 28 juillet 2023, l’Etat français a décidé de « reporter l’entrée en vigueur du dispositif prévue le 1^er juillet 2024 afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.« 

Toutes les entreprises françaises devront pouvoir recevoir puis progressivement émettre leurs factures au format électronique. Mais si le passage à la facture électronique peut être perçu seulement comme une obligation légale, elle permet aux entreprises de pouvoir bénéficier de nombreux avantages qui leurs permettront de faire de cette réforme, une réelle opportunité !

Dans cet article, vous découvrirez cinq avantages à dématérialiser vos factures : gains de temps sur leur traitement, réduction significative des coûts liés à leur gestion, renforcement de la sécurité des échanges de données, meilleure traçabilité de toutes les transactions et anticipation de votre passage à la facture électronique.

En adoptant une gestion dématérialisée des factures, vous allez pouvoir vous concentrer sur l’essentiel : votre entreprise.

Alors, prêts à vous lancer dans l’aventure ? 🤠 

La dématérialisation du traitement des factures permet d’automatiser chacune des étapes suivantes : capture omnicanal, saisie et rapprochement commandes/factures, validation par un ou plusieurs collaborateurs, préparation des paiements (bons à payer, SEPA), export vers les ERP ou outils comptables. La gestion dématérialisée permet également de suivre le statut de chaque facture en temps réel, de sa réception jusqu’à son paiement.

Les entreprises qui ont adopté une gestion automatisée de leurs factures ont constaté une réduction du temps du traitement des factures de 75% en moyenne.

Ainsi, la gestion dématérialisée des factures permet aux entreprises de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse des données financières, plutôt que sur la saisie et la gestion des factures.

La dématérialisation est l’un des rares domaines où le retour sur investissement est significatif et quasiment immédiat. Et comme les chiffres sont beaucoup plus parlants, il a été calculé qu’en moyenne le coût d’une facture traitée manuellement coûtait 15€ pour une facture entrante et en moyenne 6€ pour une facture sortante alors que le traitement d’une facture dématérialisée coûte à votre entreprise de 40 à 45 centimes d’euros !

Les coûts des factures traitées manuellement s’expliquent notamment par :

La gestion dématérialisée des factures permet également de réduire les coûts liés aux retards de paiement. En offrant une visibilité en temps réel sur le processus de traitement des factures, les retards peuvent être détectés rapidement et des rappels de paiement automatisés. Les entreprises qui ont adopté la dématérialisation du traitement des factures ont constaté une baisse de 12% des retards de paiement.

En réduisant les coûts et en accélérant les échanges, la gestion dématérialisée des factures peut contribuer à l’amélioration globale de l’efficacité opérationnelle de votre entreprise !

La traçabilité des factures est un enjeu clé pour les entreprises, notamment pour des raisons comptables et fiscales. Cette gestion dématérialisée des factures permet une traçabilité en temps réel, depuis leur réception jusqu’à leur paiement. Les entreprises peuvent ainsi avoir une visibilité totale sur l’état d’avancement de leur traitement, avec un suivi précis des dates de réception, de validation et de paiement.

La gestion dématérialisée des factures permet également une meilleure gestion des litiges. En cas de désaccord sur une facture, il est plus facile d’accéder aux informations pertinentes pour résoudre le problème rapidement. Les entreprises peuvent ainsi réduire les délais de résolution des litiges et améliorer leur relation avec les fournisseurs ! Les bons comptes font les bons amis grâce à la gestion dématérialisée des factures 😎

Enfin, cette traçabilité vous garantit la conformité comptable et fiscale de votre entreprise. Vous avez ainsi un accès facile et immédiat aux données relatives aux factures, ce qui facilite les contrôles fiscaux et les audits. Cette traçabilité permet aux entreprises de réduire les risques et améliorer leur efficacité opérationnelle.

La gestion dématérialisée des factures permet de garantir un niveau de sécurité élevé pour les données des entreprises.

Les factures dématérialisées sont stockées de manière électronique dans des systèmes informatiques sécurisés, ce qui réduit le risques de perte, de vol ou de destruction des documents. Elles sont généralement protégées par des mesures de sécurité renforcées telles que des protocoles de chiffrement, des mots de passe et des niveaux d’accès restreints. Ces mesures de sécurité renforcées garantissent que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux factures et que les données sensibles sont protégées. Waw, avec toutes ces mesures de sécurité, on a un peu l’impression d’être dans « Mission Impossible » 👀 !

La dématérialisation des factures permet également de réduire les risques d’erreurs de saisie, fréquentes lors de la création de factures manuelles (montants, numéros de référence, date, adresses, etc). Ce risque est éliminé car les données sont extraites automatiquement et les logiciels de gestion de factures peuvent effectuer des vérifications automatiques pour identifier les erreurs telles que des montants incohérents, des références manquantes, des doublons, etc.

Selon le rapport annuel de l’Organisation de Coopération et de Développement Économiques (OCDE) sur la sécurité des données, la facturation électronique est considérée comme une des principales mesures pour renforcer la sécurité des données financières des entreprises.

Anticiper est le maître-mot de cette réforme ! Dès maintenant le fait de mettre en place, au sein de votre entreprise, une solution de dématérialisation des factures vous fera gagner un temps précieux puisqu’elle se chargera de vous mettre en conformité avec les nouvelles obligations ! Pour éviter tout retard ou pression liée aux échéances de la réforme, il est crucial pour les 4 millions d’entreprises françaises de planifier et d’anticiper les étapes de mise en place de la facture électronique.

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