Tout savoir sur la facture électronique

Tout sur le traitement et la dématérialisation des factures

À l’ère du digital, se doter d’un outil de pointe pour traiter et dématérialiser les factures représente un enjeu stratégique pour les entreprises publiques et privées. La facturation électronique très sollicitée permet aux entreprises de réduire certains coûts, de supprimer les tâches parfois jugées fastidieuses et répétitives, de limiter les erreurs de gestion, de centraliser le stockage des documents électroniques afin d’éviter l’utilisation du papier. De plus, cette solution permet d’améliorer l’efficacité des entreprises. Opter pour un système de facturation électronique offre aux organisations un gain de temps et de productivité grâce à la mise en œuvre d’un processus d’automatisation des factures fournisseurs et clients. Pour finir, ce système donne la possibilité aux organisations d’avoir un meilleur suivi de leur comptabilité ce qui permet d’optimiser les dépenses quotidiennes. Autant d’avantages pour les entreprises, notamment sur le long terme.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures est un processus qui consiste à passer du format papier à l’électronique. Cette opération facilite le stockage des documents et leur envoi par mail. Dans le cadre de la dématérialisation, on distingue deux méthodes majeures de facturation :

  • La facturation simple : dans cette méthode, l’envoi des factures dématérialisées s’effectue par mail et les documents sous forme de papier n’ont pas complètement été abandonnés,
  • La dématérialisation fiscale : cette méthode de facturation consiste à envoyer les factures au format EDI (Échange des Données Informatisées) ce qui permet de s’affranchir totalement des documents en papier.

Deux types de factures existent ceci pour répondre à toutes les conditions de réussite d’un processus de dématérialisation :

  • La facture structurée : elle répond à la norme EDI et aux normes exigées par l’administration fiscale dont XML, VDA ou encore EDIFACT,
  • La facture non structurée, image ou PDF : en apparence, c’est une facture simple à instaurer au sein d’une entreprise, mais elle génère plus de temps de traitement. Ce document est édité au format PDF ou JPEG et ne permet pas la modification des données.

Être en règle avec l’administration fiscale

La facture est le document principal qui régit les rapports entre les entreprises et l’administration fiscale. L’État français a décidé de rendre l’émission et la réception des factures électroniques obligatoires pour les échanges B2B suite à la loi des finances 2020. La facture sous format papier va disparaître de manière progressive ceci en fonction de la taille de l’entreprise pour laisser place au fichier électronique. Cette facture électronique doit être garante de l’authenticité de l’origine de l’émetteur, de l’intégrité et de la lisibilité du contenu. Différents moyens sont mis à disposition afin de garantir l’authenticité d’une facture et de lui donner une valeur fiscale :

  • La signature électronique : c’est un procédé qui permet d’authentifier l’auteur d’un document et l’origine des informations transmises,
  • L’EDI fiscal : c’est un procédé d’authentification qui permet à deux entreprises de mettre en place une plateforme partagée pour l’échange et la gestion d’un ensemble d’informations structurées,
  • La piste d’audit fiable : c’est une méthode qui consiste à mettre en place des contrôles internes permanents et documentés dans le but de prouver la validité d’une facture.  

L’objectif principal de l’État dans cette dynamique de digitalisation est de prévenir et de lutter contre la fraude à la TVA.

Appréhender la dématérialisation obligatoire des factures

La dématérialisation des factures est un processus à ne pas prendre à la légère puisqu’elle doit être conforme aux différentes réglementations contenues dans l’article 289 du code général des impôts (CGI). De plus, toutes les informations présentes sur les factures électroniques doivent être les mêmes que sur celles en papier. Ces mentions obligatoires sont :

  • L’identité du client,
  • L’identité du vendeur ou du prestataire,
  • Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur,
  • La date d’émission des factures,
  • Les numéros des factures,
  • La désignation et le montant des services ou des produits,
  • Les conditions de règlement,
  • Le taux de TVA à appliquer sur le montant correspondant, 
  • Le décompte détaillé de chaque produit ou prestation,
  • Les sommes HT et TTC,
  • Le numéro de SIRET ou du SIREN du prestataire.

Avec ces différentes informations, les factures électroniques peuvent être considérées comme des documents légaux conformes aux différentes réglementations qui leur octroient une valeur juridique et fiscale. La durée de conservation des fichiers électroniques est de six ans pour le droit fiscal et de dix pour le commercial. Il est préférable de les conserver sur une durée de dix ans.

La dématérialisation des factures va devenir la nouvelle solution de facturation. Pour ne pas se laisser surprendre par les futures normes, il est important d’anticiper et de se préparer dès maintenant aux obligations de facturation électronique en se familiarisant avec les outils de dématérialisation de factures qui doivent être de bonne qualité. C’est dans cette optique que nous proposons aux organisations des solutions légales pour le traitement et la dématérialisation de factures.

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