Pourquoi conserver les factures 10 ans ?

La facture est un document à valeur juridique qui permet de formaliser une transaction entre un vendeur et un acheteur. Elle fait partie des documents comptables d’une entreprise et peut donner droit à une réduction de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée). Cette taxe est aussi applicable à l’échange de différents services. Il est primordial pour une entreprise de procéder à la conservation des documents comptables édités pendant l’exercice de son activité. Il est également indispensable de connaître les conditions et délais de conservations des factures. En cas de contrôle de l’administration fiscale, elle permet de justifier les états financiers. Le Code de commerce stipule dans son article L123-22 que « les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés sur une période de dix ans ». Ces documents peuvent être utilisés pour prouver la valeur réelle d’un bien auprès d’une société d’assurance en cas de catastrophes. Depuis quelques années, les entreprises ont de plus en plus recours à des services externes d’archivage dans le but de faciliter l’accès aux données. 

L’administration française prévoit dès le 1^er juillet 2024 pour toutes les entreprises établies sur le territoire la mise en place d’un système de facturation électronique. Ce nouveau format devra respecter la norme EN 16931 et renfermer un ensemble de données obligatoires. Cette nouvelle norme vient définir une structuration hiérarchisée des informations à fournir sur une facture. Comme stipulé dans l’article 153 de la loi des finances 2020, « les factures des transactions entre assujetties […] sont transmises à l’administration pour leur exploitation à des fins de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée ». Cette réforme des procédures fiscales s’inscrit dans le projet de lutte contre la fraude à la TVA et de fluidité dans le traitement des déclarations. Son déploiement se fera de manière progressive à toutes les entreprises du secteur privé.

Différentes entreprises utilisent le livre des procédures afin d’assurer le traitement optimal des données en interne. Dans le souci de mieux se préparer au processus de dématérialisation, des précautions peuvent être adoptées :

Les établissements qui effectuent les prestations de services doivent se conformer à cette mesure en éditant des factures fournisseurs pour chaque service rendu. Le processus de dématérialisation aura pour avantage de réduire les tâches fastidieuses et sans aucune valeur ajoutée. Il vient également résoudre le problème de longs délais de conservation des factures.

Dans un contexte grand public, le litige représente un désaccord existant entre deux parties et en rapport avec l’exercice d’un droit en particulier. Le droit fiscal apporte des précisions en définissant le contentieux comme une procédure qui permet de régler un litige entre particuliers et services publics de l’État. Ceci traduit la réalité des rapports non harmonieux entre les chefs d’entreprises et l’administration fiscale. Toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles, sont exposées à des risques de litiges chaque année. Il en existe différents types et en fonction de ceux-ci, le responsable en charge des livres de compte de l’entreprise peut implémenter des mécanismes de gestion en amont afin de les éviter. On distingue différents cas de litiges clients :

Il est donc important de procéder à une bonne conservation des documents financiers, pour cela, il suffit d’archiver les factures fournisseurs avec la bonne méthodologie. Toutefois, il est possible pour les entreprises d’effectuer des recours pour contester une décision de l’autorité fiscale. Il existe trois voies de recours :

Le code général des impôts est un document juridique qui régit la gestion des affaires fiscales d’un pays. Rédigé et proposé par la direction générale des impôts pour adoption, ce document regroupe les textes de loi qui précisent les différentes procédures et les obligations auxquelles sont soumis les contribuables. Le système fiscal déclaratif français permet à l’administration fiscale de procéder au contrôle et à la gestion des déclarations des contribuables. Ceux-ci ont un délai d’environ trente jours, particulièrement les propriétaires de logements pour s’acquitter des taxes d’habitation dès la réception de l’avis d’imposition. Le contribuable peut être appelé à présenter certaines pièces justificatives lors des missions de contrôle des agents du fisc. Il existe différentes formes de contrôles parmi lesquelles :

À la fin d’une procédure de contrôle, si les conclusions d’enquête établissent une réelle fraude, l’administration peut être amenée à procéder à une hausse des impositions antérieures, à assujettir le redevable à régler l’impôt dont il ne s’en était pas acquitté et à majorer de 10 % le paiement initial. Selon l’article 1730 du Code général des impôts, en cas de retard ou de défaut de paiement, l’entreprise s’expose à des pénalités financières.

La taxe sur la valeur ajoutée est un impôt direct sur la consommation, car elle est directement collectée par le prestataire et reversée dans les caisses de l’État, c’est-à-dire que chaque entreprise soumise à cette taxe doit déclarer exactement ce qu’elle perçoit. En réponse à la crise sanitaire du Covid-19 de 2020, le gouvernement via son département chargé de l’économie a mis en place un ensemble de mesures qui permettent de soutenir les entreprises en difficulté. Il devient donc possible pour ces dernières de solliciter par voie dématérialisée ou par l’intermédiaire d’un agent assermenté le remboursement du crédit TVA. Les entreprises désireuses d’obtenir une réduction d’impôt doivent remplir les conditions suivantes :

Il est important de noter que l’administration fiscale ne concède que 18 % de réduction en fonction des versements annuels.

Par définition, la facture est un document comptable qui est pris en compte dans la tenue de la comptabilité d’une société. Ce support est une pièce justificative des activités financières assujettie par la loi fiscale et conservée pendant une période donnée. Le Code de commerce dans son article L123-22 exige la conservation des pièces pouvant justifier les mouvements financiers de l’entreprise (bons de commande, de livraison, factures fournisseurs et clients). Les documents comptables et juridiques en général doivent être conservés pendant une période de dix ans. L’entreprise peut choisir elle-même le support papier ou numérique pour conserver ses documents. Toutefois, lorsque celle-ci souhaite choisir la conservation au format numérique, elle doit se conformer aux prescriptions prévues aux articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales (les formats PDF ou PDF A/3 sont requis pour garantir la pérennisation des données et ces documents doivent être stockés sur un serveur présent en France).

Une absence de pièce justificative lors d’un contrôle de l’administration fiscale peut faire l’objet d’une amende comme stipulé à l’article 1734 du code général des impôts. Elle peut aller de 10 000 à 50 000 euros en fonction de la nature de l’infraction. De plus, la dissimulation et la destruction volontaire d’une pièce comptable sont réprimées par le code de procédure pénale qui prévoit une peine d’emprisonnement de trois ans et une amende pour le gérant de la société. Outre l’aspect légal, l’absence de pièce justificative peut être préjudiciable à une entreprise en cas de litige. Il est important pour les chefs d’entreprise de mettre en place de bonnes stratégies de gestion comptable afin d’être toujours en règle avec le droit fiscal. Faites appel à des cabinets comptables dès à présent pour vous faire accompagner !