Nos solutions de dématérialisation pour le secteur du transport.

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Pourquoi choisir systhen ?

Des impératifs de traçabilité

Assurer le suivi des marchandises de l’entrepôt jusqu’à la réception finale est indispensable pour pouvoir localiser la marchandise et son statut (chargée, en route, livrée) mais aussi retrouver son origine en cas de problème qualité.

Une automatisation de vos processus

Gagnez du temps sur vos tâches administratives, optimisez le traitement de vos facturations et fluidifiez vos échanges de documents de transport avec vos clients (lettres de voiture, ticket de pesée, bon de livraison, BL).

Une suppression du papier pour un gain d’efficacité

Fini le temps où vous deviez attendre que le transporteur rentre au dépôt pour récupérer ses documents, les traiter et les classer. En les dématérialisant, vous pouvez les traiter en temps réel et remonter les informations aux clients plus rapidement.

Rejoignez plus d’un millier de clients en France et en Afrique qui se transforment avec systhen

Transport STEF
Morin Transports
Bert transport
Badaroux transport
Groupe Al omrane
SNTL

A chaque départ de marchandises, son lot de documents !

Avec l’augmentation sensible des échanges , les entreprises de transport doivent traiter des milliers de documents au quotidien et sont contraintes de les conserver sur plusieurs années.

Les acteurs de ce secteur ultra-réglementé doivent avoir un accès facile aux documents de transport en cas de réclamation ou de litige.

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Accessibilité et archivage, les deux impératifs du métier

Une bonne gestion documentaire est essentielle aux métiers du transport car ceux-ci sont soumis à des impératifs de suivi et de traçabilité extrêmement contraignants.

  • Tous les documents utilisés doivent être conservés pour la bonne réalisation des contrats de transport en cas de litige : bons de livraison, lettres de voitures, autorisations douanières, facturation… La durée de conservation légale est de 10 ans.

  • Les transporteurs doivent être en mesure de se conformer à l’obligation de vigilance* et de ce fait, pouvoir fournir à tout moment une liste de documents obligatoires. Les solutions de GED (Gestion Electronique des Documents) ou de SAE (Système d’Archivage Electronique) sont particulièrement recommandées dans ce secteur.

*La loi en vigueur concernant l’obligation de vigilance, exige de vérifier que l’entreprise avec laquelle on contracte est en règle et de le prouver en présentant plusieurs documents obligatoires.

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Les bénéfices de la dématérialisation dans le secteur du transport

  • Gérez automatiquement vos factures et supprimez le risque d’erreur de saisie.

  • Facilitez la circulation de l’information en transmettant les documents en temps réel vers vos clients ou vers les transporteurs.

  • Digitalisez l’ensemble de vos documents pour réaliser des économies de temps et de consommables (papier, encre et frais postaux).

  • Mettez en place un SAE (système d’archivage électronique) pour avoir accès à vos justificatifs à tout moment et maximiser la sécurité et la traçabilité.

  • Stockez des documents relatifs à un même véhicule utilitaire (entretien, réparation, envoi) pour une meilleure gestion du parc de véhicules.

  • Signez électroniquement vos bons de transport, contrats, autorisations et factures.

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