Archiver une facture fournisseur : comment faire ?
La facture est un document à la fois commercial, comptable et juridique. Elle est une pièce essentielle pour justifier la traçabilité des sorties et des entrées des entreprises, des particuliers, des clients ou des fournisseurs. La conserver est une nécessité et ceci en respectant les conditions et délais de conservation des factures pour une facilité d’accès en cas de besoin. Archiver une facture revient à trouver un moyen efficace pour conserver les preuves d’une transaction commerciale et juridique entre deux parties. Parfois, les délais de paiements de certaines fournitures s’étendent sur une longue durée et les litiges pour défaut de paiement sont probables. Le fournisseur se doit dans ce cas de conserver ses factures dans un fichier ou un espace dédié afin de se couvrir au cas échéant et pour éviter toute sanction fiscale.
Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?
L’archivage de la facture fournisseur va d’abord de son importance et de son rôle au sein des transactions commerciales. Lors d’un achat de fourniture, le fournisseur qui a le rôle de créancier approvisionne le client pour un paiement soit immédiat soit ultérieur. Pour les grandes industries par exemple, les fournitures comme les matières premières ou les équipements sont payées au fur et à mesure de la production ou de la vente. Il est important que le créancier établisse un document à valeur commerciale et juridique pour se protéger en cas de retard, de non-paiement ou de demande de déduction fiscale. Il est constitué d’un listing de toutes les commandes, leurs prix en unité, la date de commande, de livraison et le montant exact du potentiel paiement ou de l’avancement effectué. Le logo, les noms du fournisseur et du débiteur ainsi que leurs signatures y sont apposés, ce qui le rend recevable aux yeux de la justice.
Archivage des factures papiers
Les factures ont souvent été établies sur format papier ce qui permet de conserver toute leur valeur fiscale et juridique d’origine. Un document physique, avec des signatures apposées, apporte sans aucun doute plus de crédibilité à la transaction commerciale. Les factures doivent à cet effet être bien conservées pour des sollicitations ultérieures, obéir aux règles commerciales et fiscales. Ces dernières stipulent que le délai de prescription avant destruction d’une facture soit de dix ans pour éviter la saturation de l’espace et la pollution. Une aussi longue durée ne va pas sans risques de destruction accidentelle ou de perte de documents comptables et fiscaux. Toute entreprise doit impérativement conserver les factures 10 ans.
La numérisation via le scan et l’impression devient la solution idéale pour garder les traces des différentes transactions commerciales des entreprises fournisseuses et respecte les normes prescrites : conservation de la couleur ainsi que du format d’origine. Les documents originaux, plus crédibles, doivent toujours être bien conservés, une réelle contrainte surtout pour les entreprises de grande taille telles que les firmes de production industrielle. Scanner et imprimer suffisent-ils à augmenter la durée de vie des données comptables ?
Une entreprise qui reçoit une facture papier peut-elle la conserver en format électronique ?
Conserver une facture est important pour le fournisseur, car elle peut être sollicitée ultérieurement pour la vérification des échéances de paiement et la quantité de fournitures livrées. La durée de vie d’une facture statuée sur dix ans ne rend cependant pas facile sa conservation. Il ne faut aucunement compter sur la chance pour la garder intacte pendant des années. Certaines situations malencontreuses telles que la perte du document original lors d’un déménagement ou d’un sinistre peuvent devenir tout de suite un réel problème et influer sur la comptabilité de l’entreprise causant ainsi des pertes financières énormes. Pour conserver cette pièce justificative sur le plan de la loi et celui des finances, il est nécessaire de trouver des moyens sécurisés qui les mettent à l’abri de toutes ces péripéties et des erreurs.
La numérisation des factures devient l’option la plus plausible pour une meilleure protection des documents professionnels comptables et fiscaux. Pourquoi ne pas se lancer ? La nouvelle loi fiscale de 2020 a ouvert les portes à la numérisation des données comptables et fiscales. Une liberté numérique qui révolutionne en tous points le secteur industriel et tertiaire : optimisation de la compétitivité et du rendement des entreprises. Ces factures, bien que numériques, doivent être conservées sur une durée déterminée de trois ans minimum pour un respect de la réglementation en vigueur.
Archivage des factures numériques
Les factures électroniques, aux antipodes de celles sur format papier, sont représentées sur un support informatique. Elles permettent aux entreprises tout comme à l’administration fiscale de bénéficier d’une meilleure traçabilité et disponibilité des données comptables. La transformation numérique connaît une réelle avancée dans le domaine industriel et tertiaire par ce procédé rapide, sécurisé. Les risques de fraude fiscale sont réduits et la productivité des entreprises optimisée. Plus de perte de temps, de longues procédures de dépôts ou de retrait de dossiers et des demandes de duplication de certains documents égarés. Tout est électronique et archivé dans la base de données informatique de l’entreprise.
L’avantage d’une piste d’audit fiable n’est aucunement à négliger avec l’archivage électronique des données comptables. Un système de fonctionnement fluide et transparent est mis en place pour le bien-être des entreprises et de la fiscalité. La durée de conservation de ces archives va de trois ans renouvelables à dix ans tout au plus. Il faut compter à partir de la date d’établissement de la pièce comptable ou de la dernière transaction effectuée au compte de la facture pour établir le temps de conservation. Qui est habilité à archiver les factures fournisseurs ? Le lieu d’archivage reste un point important pour le respect de la réglementation commerciale et fiscale.
Où archiver les factures fournisseurs ?
Les lois qui régissent le processus de dématérialisation et d’archivage des factures fournisseurs stipulent que les données comptables doivent être conservées par l’entreprise fournisseuse ou par un tiers spécialisé ou mandaté. Cette conservation répond également à des règles fiscales et commerciales précises telles que la localisation et la disponibilité des données en France et/ou dans l’un des États membres de l’Union européenne ou ceux avec un système de fonctionnement fiscal similaire.
La sécurité étant un élément essentiel, l’entreprise en charge du stockage doit prévoir des dispositions de sécurisation efficaces tels que la conversion des documents comptables en PDF ou PDF/A3 pour éviter toute modification du contenu, les pare-feu et la reconnaissance faciale ou le digital afin d’éviter toute fraude, intrusion ou perte préjudiciable. Le lieu de stockage des documents comptables doit également garantir une facilité de transmission des données à chaque sollicitation. Un bon dispositif d’archivage est un atout majeur pour la gestion de l’entreprise et les procédures administratives surtout avec les impôts. Il est nécessaire de s’entourer d’experts du domaine de la facturation pour espérer avoir un livre de procédures physique ou électronique clair. La législation en vigueur est stricte, elle se doit d’être respectée à la pour éviter les sanctions de l’administration fiscale.
Les sanctions en cas de non-respect des règles d’archivage des factures fournisseurs
Lors des audits des entreprises, les livres de comptes doivent être en règle et cela inclut l’archivage des factures papier et électronique. Une non-transparence et un oubli peuvent vite devenir un problème pour l’entreprise qui peut être accusée de fraude. La mauvaise structuration des factures électroniques est également sanctionnée. Chaque document comptable numérisé doit répondre à un format précis selon les versions proposées. Un non-respect des procédés de conservation peut entraîner un rejet du droit de la déduction des charges telles que la TVA.
Un défaut de stockage ou la destruction du document avant le délai de prescription peut également entraîner une taxation de 50% des montants facturés et un impact négatif sur les finances de l’entreprise peut être à l’origine d’un gouffre financier. De même, dans un litige de non-paiement de factures, si l’entreprise fournisseuse n’est pas apte à produire les documents comptables nécessaires, il est probable que le rejet de la procédure de réclamation soit indéniable. Pour éviter toute sanction, opter pour une conservation sécurisée des documents comptables reste la solution adéquate. Il suffit de contacter une entité spécialisée pour former le personnel ou gérer la facturation de vos entreprises afin de limiter les pertes financières et la surcharge de travail.
L’archivage des factures fournisseurs répond à des normes financières, juridiques, comptables et fiscales. Il permet de bénéficier de bien d’avantages dans la gestion d’une entreprise, notamment une traçabilité des données comptables, une transmission et une accessibilité sécurisée. Les gains et les réductions financières en sont également une source de motivation.
Qu’attendez-vous pour vous lancer ? Contactez-nous dès à présent !
