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Quels sont les conditions et les délais de conservation des factures ?

Une facture est un document juridique, comptable et commercial qui comporte des informations sur la qualité, les conditions ainsi que la quantité des biens, des services vendus ou achetés. Elle rythme les échanges entre différents établissements juridiques : association, microentreprise ou société. Si les premières factures remontent à 3500 Av-JC, c’est au XXe siècle qu’elles ont commencé à se démocratiser et ce n’est qu’à l’aube des années 2000 qu’elles sont numérisées. Le rôle des factures est d’assurer la traçabilité des transactions entre un créancier et un client conformément à la réglementation du Code du commerce. Celle-ci définit les standards et les mentions obligatoires que doivent contenir les factures à savoir l’identité de l’émetteur, le numéro, la date d’émission, le montant à payer, la désignation des services ou des produits, les coordonnées du client, les pénalités de retard, les taux et montants TVA, la mention « facture » ou les modalités de paiement. 

Conservation des factures : quels sont les délais et les conditions ?

La conformité des opérations entre un professionnel et un particulier est attestée par l’émission des factures :

  • De clôture utilisée par les fournisseurs de gaz, d’électricité ou d’eau pour mettre un terme à un contrat avec un client ou à une période de consommation,
  • D’annulation ou rectificative qui permet de corriger des factures erronées ou émises à des fins de remboursement,
  • De régularisation dont l’objectif est d’établir une correspondance entre le montant payé et le service fourni,
  • De situation ou intermédiaire utilisée pour définir dans le temps les paiements qui concernent un projet ou un chantier du BTP,
  • Proforma, elle sert à informer le client des coûts et des conditions d’achat ou de vente des biens ou des services,
  • Ordinaire, il s’agit de celle utilisée après la vente d’un bien ou d’un service qui renseigne le prix et les quantités vendues,
  • De solde ou d’acompte, celle-ci est établie après la réception d’une partie du montant dû par un client avant la livraison d’un bien ou d’un service.
  • La durée de conservation des factures est définie par la loi et dépend de leurs fonctions commerciales, fiscales, juridiques ou comptables. Celle-ci est de dix ans conformément à la réglementation du Code de commerce et de six ans selon la législation fiscale.

    Condition de conservation des factures   

    La facture existe sous deux formes : papier ou physique et électronique dont la préservation dépend de la nature du document. La législation impose une durée minimale de trois ans de sauvegarde de la facture sous sa forme originelle au bout desquels le document peut être conservé sous un autre format. La sauvegarde des factures doit s’effectuer en France, dans un pays membre de l’Union européenne ou dans un état non membre sous certaines conditions et respecter un processus d’archivage strict qui permet de garantir leur disponibilité, leur intégrité ainsi que leur lisibilité. En finance, on constate un bon nombre de particularités, notamment dans les règles de conservation des factures électroniques d’un point de vue comptable.

    Reproduire à l’identique la facture originale

    Malgré les précautions prises et la mise en place des procédures de conservation appropriée, les cas de pertes de factures peuvent survenir. L’établissement par numérisation du papier sous format informatique d’une copie se présente dès lors comme une solution idéale pour attester de l’existence d’une transaction commerciale entre différentes parties. La conception de cette copie ou duplicata de facture suite à une perte en cas de sinistres ou pour des impératifs de comptabilité doit respecter certains critères parmi lesquels :

  • La différenciation de la copie et de l’original en ajoutant des mentions légales qui certifient le statut de chaque document,
  • L’utilisation de mentions spécifiques au duplicata notamment « copie délivrée à la demande de l’acheteur » ou « copie délivrée en remplacement de l’original détruit ou égaré ».
  • La certification du duplicata attestée par la mention « copie conforme à l’original » suivie de la signature d’un dirigeant de l’entreprise.
  • Ne pas être un document compressé

    La compression des données est un traitement informatique qui contribue à réduire la taille d’une image, d’un fichier audio, d’un texte, d’une vidéo en limitant les risques de perte de qualité. Selon les besoins, l’on peut utiliser deux types de compressions :

  • Avec perte de données qui garantit de bons résultats et aboutit également à un fichier de qualité inférieure à l’original,
  • Sans perte de données qui permet de préserver la qualité de l’information des fichiers.
  • Si compresser des fichiers permet de gagner en espace de stockage, ce processus a également pour inconvénient de rendre le document indisponible à l’immédiat ou dans certains cas une diminution de la qualité du fichier.

    Être horodaté

    L’horodatage des fichiers numériques consiste à ajouter des informations telles que l’heure et la date sur des documents électroniques pour certifier l’existence des données. Il permet également d’attester de l’intégrité d’un document ou de servir de preuve en cas de litige devant des juridictions légales. La présence d’un cachet de la poste sur ces documents électroniques est une preuve de leur valeur et du respect des délais légaux. Faire certifier un document numérique par un sceau électronique délivré par l’association de l’empreinte des données horodatées permet de lui octroyer une valeur juridique.

    Sécurisé avec un dispositif RGS

    Le RGS (Référentiel Général de Sécurité) permet de garantir aux usagers et aux autres clients des services électroniques fiables. Les entreprises et les autorités administratives doivent sécuriser leurs systèmes d’informations afin de protéger leurs échanges électroniques conformément aux textes légaux. Le cadre de ces textes permet de définir :

  • La démarche d’homologation pour garantir le niveau de responsabilité des organisations par rapport à leur système d’information,
  • Les règles et les bonnes pratiques des administrations pendant les processus d’horodatage électronique, d’audit de sécurité et de certification.
  • Choisir un serveur en accord avec l’administration fiscale

    Un serveur est un appareil ou un logiciel utilisé pour exécuter différentes tâches pour envoyer ou recevoir des mails, accéder à Internet, héberger des logiciels ou gérer des sites. Le choix de ce matériel ou logiciel dépend de différents critères parmi lesquels :

  • Le type de serveurs, tour, lame ou blade et rack,
  • Les caractéristiques du processeur,
  • La nature du disque dur ou de la mémoire vive,
  • Le choix du RAID, technique de virtualisation du processus de stockage qui permet de redistribuer les informations entre différents disques durs pour des besoins de sécurité ou de performance, 
  • Le mode d’alimentation,
  • La taille de l’entreprise.
  • L’utilisation des serveurs conformes aux normes garantit des équipements informatiques sécurisés, fiables et durables.

    Respect des règles de contrôles internes

    Le contrôle interne est un ensemble d’actions dont l’objectif est de fiabiliser et de valider les procédures pour limiter les risques de fraude et retracer la situation financière de l’organisation. L’autorité des marchés financiers (AMF) détermine cinq étapes des opérations de contrôle interne à savoir la gestion des risques, la diffusion d’informations, la surveillance et l’organisation. Ces processus de contrôle imposent aux entreprises cotées en bourse de produire un rapport de traitement et d’élaboration de l’information financière approuvé par le commissaire aux comptes.

    Délais de conservation des factures : différentes durées en fonction du document

    La durée de conservation d’une facture dépend de différents facteurs prévus par la législation afin de faciliter la vérification et le contrôle des informations déclarées. La facture est un document qui atteste de la preuve d’une opération de vente ou d’achat. Sa durée de conservation est de dix ans et dépend de différents facteurs, notamment la fonction commerciale, juridique, fiscale et comptable.

    Les documents qui se conservent en trois ans

    La durée de conservation des documents d’entreprise est réglementée par les textes légaux français afin de garantir leur traçabilité en cas de contrôle de l’administration ou de litige. Selon la nature et le secteur d’activités de l’entreprise, il s’agit :

  • Des déclarations de douane,
  • Des documents des impôts sur les sociétés et les revenus,
  • Des textes sur la TVA,
  • Des rapports des commissaires aux comptes,
  • Des documents sur la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises),
  • Des textes CVAE (Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises),
  • Des justificatifs des taxes sur salaire et des charges sociales,
  • Des bulletins de paie,
  • Des feuilles de pouvoir et présence,
  • Des rapports du conseil d’administration.
  • Les documents qui se conservent cinq ans

    Les délais de conservation des documents permettent de gérer de façon optimale la durée d’archivage des pièces de l’organisation. Selon les textes du Code de commerce, l’on retrouve les fichiers ci-dessous :

  • Documents contractuels,
  • Factures EDF-GDF,
  • Charges de loyers et les quittances locatives,
  • Baux de location,
  • Justifications et avis d’échéance de paiement des contrats d’assurance vie,
  • Charges immobilières,
  • Conventions et les contrats,
  • Documents commerciaux,
  • Registres des procès-verbaux de conseils d’administration et d’assemblées,
  • Statuts d’une société, d’une association ou d’un GIE,
  • Actes de fonctionnement de l’organisation et les traités de fusion,
  • Registres de titres nominatifs.
  • Les documents qui se conservent dix ans

    Une organisation est tenue de conserver les documents propres à son activité afin de faciliter les échanges avec ses partenaires ou pour ses démarches administratives. L’archivage des pièces d’entreprise permet également de jouir de ses droits et de faire jouer une garantie. Les délais d’archivage de ces pièces sont fixés par la législation en place, la nature, l’usage ou le type du document. L’on retrouve dans cette catégorie les documents suivants :

  • Factures client/fournisseur,
  • Pièces justificatives (les bons de livraison, de commande, de réception),
  • Registres et livres comptables,
  • Contrats électroniques,
  • Comptes annuels.
  • La durée de conservation des documents varie en fonction de différents éléments, notamment la nature, le secteur d’activité, la taille de l’entreprise, la valeur juridique et l’usage du document. Beaucoup se questionne et plus précisément, sur cette question : Pourquoi conserver les factures 10 ans ? , la réponse est loin de l’être sauf si vous poursuivez votre lecture avec nous 😊

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