Comment numériser une facture ?

Numériser une facture revient à transcrire des informations contenues sur un support papier en un fichier numérique. La numérisation présente plus d’un avantage, car elle permet de faciliter le partage et le traitement des informations d’un bout à l’autre de la chaîne de gestion. Elle se présente comme une solution au problème d’archivage de documents volumineux et permet donc d’optimiser la gestion documentaire au sein d’une organisation. Dans un souci de sécurisation de données, il est important de mettre en place des mécanismes d’authentification et de confidentialité afin de limiter l’accès à certaines informations clés de l’entreprise. Grâce au processus de dématérialisation voulu et rendu obligatoire par l’administration fiscale, il est possible de stocker les documents comptables sur un serveur situé sur le territoire français. L’utilisation d’équipements adaptés pour la numérisation des fichiers est requise afin de fournir des documents comptables au format PDF. En cas de non-respect de ces mesures, le code de procédure fiscale prévoit des sanctions financières pour toutes les entreprises mises en cause. La valeur juridique d’un document scanné (dont les factures) doit répondre à plusieurs normes et critères pour être valable.

Contrairement à la gestion des documents comptables qui sont soumis au contrôle de l’administration fiscale, la digitalisation est un processus qui permet de numériser des données. Le livre de procédure fiscale précise dans ce cas les standards requis en matière de numérisation et exige l’archivage des quittances envoyées ou reçues pendant une durée de production arrêtée. La numérisation des documents en général doit s’arrimer aux obligations des articles A 102 B-2 sur :

Les entreprises sont contraintes de conserver leurs factures (émises ou reçues) durant 10 ans, il apparaît alors une question évidente :
Est-ce obligatoire d’imprimer les factures ?

Numériser consiste à créer une copie au format numérique d’un fichier papier pour le rendre accessible. Afin d’optimiser le traitement d’informations, chaque organisation se doit de mettre sur pied un manuel de procédures détaillé ouvert aux collaborateurs. Avoir recours à la numérisation présente de nombreux avantages, notamment :

Retrouvez en détails les mentions obligatoires qui doivent apparaître sur une facture électronique.

Le PDF (Portable Document Format) est une extension de fichiers ouverts au public et gérés par l’organisation internationale de standardisation (ISO). Elle est très utilisée dans le processus de numérisation des fichiers, car elle permet de conserver les caractéristiques de chaque fichier numérisé. 

C’est un format qui stabilise les données lors des opérations de transfert pour une exploitation simplifiée. C’est en partie la raison pour laquelle le livre de procédures fiscales précise dans ses articles A 102 et B-2 que les documents numérisés doivent être enregistrés et stockés sous format PDF ou PDFA/3 afin de permettre que les données qui y figurent restent intégrales à leurs formes de départ. Ce format vient résoudre le problème de compatibilité entre les différents outils logiciels de lecture, comme c’est le cas avec le format Word par exemple. L’enregistrement des documents comptables sous le format PDF nécessite de connecter un équipement de scan à un ordinateur afin de procéder à la numérisation des documents papier.

Le processus de dématérialisation de gestion des factures imposé aux administrations publiques et privées est une solution de lutte contre la fraude fiscale. Il vient résoudre le problème d’archivage des documents comptables rencontré par les entreprises. Dans le but de s’arrimer à cette exigence, il est possible d’avoir recours à l’usage d’un Smartphone afin de numériser des documents au format papier. Grâce à son appareil photo, le Smartphone peut être utilisé comme un équipement de scan. Que vous soyez un utilisateur de téléphone sous Android ou sous système IOS, il est possible d’obtenir une application de scan adaptée au traitement des informations. Pour cela, différentes options s’offrent à vous :

Le système de gestion comptable est un outil informatique utilisé pour assurer la gestion administrative et financière d’une entreprise. Elle est utilisée par les services financiers afin d’établir, de gérer et de stocker les bilans ainsi que l’ensemble des documents comptables. Cette solution de gestion comptable permet d’effectuer le suivi et l’intégration automatique de nouvelles factures afin de faciliter leurs traitements.

Sur le marché du digital, il existe des solutions de gestion qui permettent de numériser les factures. Il devient donc difficile de choisir la solution la mieux adaptée pour une entreprise. Toutefois, le logiciel de gestion des factures devra apporter des solutions parmi lesquelles :

Une quittance reconnue comme mal numérisée n’est pas éligible aux avantages fiscaux. En cas d’absence d’un document comptable pouvant justifier les résultats financiers, l’entreprise s’expose à des sanctions légales. Le Code de commerce exige la production d’une facture avec des mentions spécifiques et obligatoires qui doivent y figurer au risque de le considérer comme un délit en cas d’absence. Le contrevenant s’expose à des sanctions légales prévues dans l’article L.144-3 du code de procédure fiscale qui stipule que le responsable de l’entreprise est considéré comme pénalement condamnable pour l’absence d’une mention légale qui doit figurer sur un reçu. Il s’expose par conséquent à une amende de 75 000 euros, cette somme peut être doublée en cas de récidive dans une période inférieure à deux ans.

Toute entreprise qui se conforme à l’obligation de numérisation des factures peut bénéficier de la déduction de la taxe sur la valeur ajoutée. Cet avantage ne peut lui être accordé en situation de défaillance dans le système de facturation et le paiement d’une amende de 15 euros est à prévoir pour chaque erreur et oubli sur le fichier de facturation. Toutefois, le montant de la pénalité ne peut excéder le quart de la somme inscrite dans le livre de compte de l’entreprise.

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