Comment enregistrer une facture fournisseur ?

Toutes les opérations financières d’une entreprise impactent d’une façon ou d’une autre ses comptes. Elles doivent donc être comptabilisées et enregistrées, car les factures fournisseurs sont relatives aux achats. Ces documents comptables sont émis à la suite d’une livraison de marchandises ou d’une prestation de services. Leur enregistrement en temps et en heure est indispensable pour une comptabilité saine et pour se protéger vis-à-vis de la loi. Encore faut-il savoir comment enregistrer une facture fournisseur ? L’opération doit être faite dans le respect d’une procédure stricte afin d’éviter les erreurs qui peuvent affecter le bilan de fin d’année de l’entreprise.

Enregistrer une facture fournisseur doit au préalable passer par une vérification minutieuse. Le document peut vous être demandé plus tard pour justifier un paiement, d’où la nécessité de ne pas omettre l’étape de l’archivage après traitement. Il est également utile pour faire valoir ses droits ou récupérer la TVA et ne doit en aucun cas comporter des erreurs.

Quel est le premier réflexe dès réception de la facture d’achat ?

Dès réception, le document peut être comparé au bon de commande précédemment émis. Pour bien traiter une facture fournisseur, il faut se rassurer de son authenticité, vérifier l’exactitude des produits commandés ou de la prestation effectuée, des prix facturés et veiller au respect des conditions de vente et de service.

Aussitôt après cet examen, la première chose à faire est de vérifier que toutes les mentions obligatoires sont bien inscrites sur le papier. Avant de penser à enregistrer la facture fournisseur, rassurez-vous que les informations suivantes y figurent :

Si l’un ou l’autre des éléments obligatoires vient à manquer, la facture fournisseur est simplement déclarée non conforme. Dans ce cas, il faut contacter le prestataire pour une réédition. Si tout y est, elle est conforme et l’on peut y apposer la mention « bon à payer ». 

Dans la plupart des entreprises, notamment celles qui tiennent elles-mêmes leur comptabilité, la saisie de la facture est faite dans le logiciel comptable de la structure. On parle dans ce cas d’encodage ou d’enregistrement comptable. L’opérateur de saisie en charge de l’opération doit avoir une parfaite maîtrise du procédé pour garantir une comptabilité correcte et faciliter la révision lors du bilan de fin d’année.

Quand et pourquoi encoder des documents comptables ?

Les enregistrements d’écritures comptables doivent être faits de façon régulière, quotidienne ou hebdomadaire. Il est déconseillé de dépasser la période de déclaration de TVA qui correspond à l’intervalle maximal pour enregistrer une facture fournisseur. Si la déclaration de la TVA est faite mensuellement, la saisie des factures d’achats doit se faire au moins une fois par mois. Cette tâche appelée saisie comptable est le socle de la comptabilité. Un bon encodage implique d’attribuer un numéro à chaque document. Pour la facture fournisseur, il peut s’agir du numéro créé par l’entreprise auquel on peut accoler le numéro du document émis par le prestataire. L’encodage est également important pour classer ou archiver une facture fournisseur, car il permet de gagner du temps lorsque l’on a besoin de consulter un document comptable plus tard.

Le logiciel comptable est le premier allié pour enregistrer une facture fournisseur de façon sûre. Pour un encodage réussi, il faut exploiter au maximum ses fonctionnalités pratiques. L’option de saisie guidée permet de créer des automatismes, notamment avec le calcul automatique de la TVA. Pour les charges mensuelles répétitives (crédit-bail, loyer, électricité, téléphone), la création d’écritures automatiques offre un précieux gain de temps. Il est également important de créer un compte fournisseur pour faciliter les pointages et les paiements.

Enregistrer la facture fournisseur dans la comptabilité

La saisie d’une facture d’achat est indispensable pour la comptabilité de l’entreprise. L’opération est simple à condition de savoir entrer les bonnes écritures dans les bons comptes. Il est important de bien organiser son travail et de procéder par étape. La première opération avant d’enregistrer une facture fournisseurconsiste à séparer les montants : HT, TVA facturée et TTC. Ensuite, dans le logiciel comptable de la structure, il faut saisir les écritures au débit et/ou au crédit des comptes correspondants :

Une fois la facture enregistrée, il est important d’y porter la mention « comptabilisée » pour éviter de la saisir deux fois.

L’enregistrement du règlement fournisseur

L’écriture comptable du paiement fournisseur dépend de la méthode utilisée. En cas de virement bancaire, la saisie est faite en débitant le compte « fournisseur » ou 401 et en créditant le compte « banque » ou 512. Pour les virements effectués à partir de PayPal, le compte crédité est le 517 « Autres organismes financiers ». Si le règlement est effectué en espèces, on débite le compte 401 « fournisseurs » et on crédite le compte 530 « Caisse ».

Même si enregistrer une facture fournisseur peut s’avérer simple, la tâche est également chronophage, notamment si l’entreprise traite avec différents prestataires. L’utilisation d’un logiciel de gestion des factures fournisseurs est un excellent moyen pour gagner du temps et éviter les erreurs de saisie. 

Les logiciels de comptabilité permettent de numériser une facture et facilitent par la même occasion l’enregistrement de l’ensemble des opérations comptables dont celles concernant les fournisseurs. La dématérialisation vient résoudre les problèmes de délais et de fiabilité, car elle vise à transférer la gestion des documents sur des supports numériques.

Pourquoi utiliser un logiciel comptable ?

L’utilisation d’un outil spécifique pour enregistrer une facture fournisseur présente différents atouts. La dématérialisation facilite et accélère la gestion des factures, offre par la même occasion une réduction des coûts de traitement, d’impression, d’envoi ainsi que d’archivage. La conséquence directe étant la réduction des délais de paiement, la suppression des doublons et des erreurs de saisie. La perte de documents papier étant récurrente en entreprise, le recours à la numérisation permet d’archiver une facturede façon optimale. Très avantageuse, la dématérialisation devient obligatoire dès 2024 bien que présentant encore quelques limites.

Les limites de la numérisation de factures

Même si la dématérialisation vient résoudre les problèmes de temps et d’erreurs pour enregistrer une facture fournisseur, elle a malgré tout ses faiblesses. Il est important qu’une attention particulière soit portée sur quelques points de vigilance. Les données doivent être protégées des virus et des intrusions avec l’installation d’un antivirus fiable. Le logiciel peut nécessiter un certain temps d’adaptation et les frais d’acquisition sont parfois élevés.

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