L’arrivée de la facture électronique (ou e-Invoicing) obligatoire est un sujet clé pour les entreprises en France.
En date du 28 juillet 2023, l’Etat français a décidé de reporter l’entrée en vigueur du dispositif prévue le 1er juillet 2024 afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.
Depuis l’annonce de la réforme, qui impactera toutes les entreprises, les préoccupations et les questions se multiplient. Cette réforme va modifier en profondeur les pratiques de facturation et les formats de facture utilisés, et aura des implications importantes sur les entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes.
Dans cet article, nous allons examiner en détail (comme un docteur, oui on peut le dire) les changements apportés par cette réforme, les raisons pour lesquelles il est important de l’anticiper dès maintenant et les étapes à suivre pour bien démarrer sa transition.
Petit récap des points clés de la réforme
Une facture électronique, à la différence d’une facture PDF, est émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée via un opérateur agréé et contient des données structurées.
La réforme de la facture électronique est mise en place pour répondre à principaux 3 objectifs : lutter contre la fraude fiscale, renforcer la compétitivité des entreprises françaises et améliorer la connaissance de l’activité des entreprises. En soit, elle va permettre de simplifier la vie des entreprises !
Toutes les entreprises auront l’obligation de recevoir les factures émises par leurs fournisseurs sous forme électronique puis toutes les entreprises devront émettre leurs factures au format électronique.
Il sera possible d’identifier tous les émetteurs et destinataires des factures, ainsi que la plateforme choisie par chaque entreprise, en utilisant l’annuaire centralisé construit à partir des numéros SIREN.
Lors de la transmission des factures, les données de facturation seront transmises à l’administration via le Portail Public de Facturation (PPF). Les entreprises pourront émettre et recevoir des factures soit directement au PPF, soit en passant par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou un Opérateur de Dématérialisation (OD).
Des nouvelles mentions obligatoires seront à prendre en compte et à intégrer aux factures. Il s’agit du SIREN client, de l’adresse complète de livraison des biens, de la nature de l’opération et de l’option de paiement de la TVA sur les débits.
Les entreprises devront également transmettre les données de leurs transactions non prises en charge par le e-invoicing à l’administration leur plateforme de dématérialisation. Cela concerne les transactions BtoB internationales, B2C ou encore celles avec les structures exonérées de TVA.
Pourquoi anticiper le passage à la facture électronique ?
La réforme de la facture électronique peut avoir un impact significatif sur les entreprises et leur processus de facturation. Il est donc important de se préparer en avance pour s’assurer que l’entreprise sera bien en conformité avec les nouvelles règles et que le processus de facturation fonctionne correctement. Voici quelques raisons pour lesquelles il est important de se préparer en avance à la réforme facture électronique :
Faciliter la conformité réglementaire : La réforme de la facture électronique va inclure de nouvelles exigences réglementaires auxquelles les entreprises doivent se conformer. En se préparant en avance, les entreprises peuvent éviter des pénalités ou des sanctions pour non-conformité.
Réaliser une préparation technologique : La facturation électronique peut nécessiter des ajustements technologiques pour les entreprises qui n’ont pas encore mis en place un système de dématérialisation des factures. En se préparant en avance, les entreprises peuvent s’assurer que leur système, utilisé pour leur passage à la facture électronique, est prêt à être mis en place.
S’adapter plus facilement (collaborateurs, données et processus) : avec l’introduction de nouvelles données obligatoires et la nécessité de gérer les statuts, il est important que tous les collaborateurs soient conscients de ces changements et se préparent en conséquence. En effet, la transition vers la facture électronique concerne l’ensemble des entreprises, qu’ils soient fournisseurs ou clients, et nécessite une préparation en amont.
Bénéficier au plus vite des avantages de la gestion dématérialisée des factures : gain de temps, réduction significative des coûts, traçabilité optimale des factures, sécurité renforcée dans la gestion quotidienne sont autant d’avantages qui permettront de faire de cette réforme, une réelle opportunité. Découvrez dans cet article, les 5 avantages d’adopter une gestion dématérialisée des factures.
Comment démarrer votre projet ?
1- Constituez votre groupe de travail
Rassembler un groupe de collaborateurs vous permettra de mieux identifier les besoins, les irritants et les points à optimiser. Ensuite, vous pourrez dresser une liste des actions à mener, définir vos priorités et identifier les risques pour les gérer au mieux (tels que la disponibilité de vos équipes, les futurs changements d’outils, les valeurs présentes sur vos factures, etc.). En travaillant ensemble, vous obtiendrez une meilleure adhésion et des bénéfices plus rapidement.
2- Faites un état des lieux
Evaluer et synthétiser votre situation actuelle en termes de processus, d’outils et de contraintes vous permettra de synthétiser vos besoins et de définir les actions à mener pour réussir au mieux votre transition :
Quel est votre volume de factures annuel et leur répartition ? marchandises, frais généraux…
Comment les factures sont-elles collectées ? email, scannées…
Avez-vous des factures internationales ? pour aborder la question des devises et des taux de change ainsi que le e-reporting à venir
Comment gérez-vous vos achats ?
Quels sont vos processus internes ? enregistrements, validations, paiements…
Quelles sont les solutions qui structurent votre système d’information ? ERP, outil comptables, outil de gestion commerciale…
Quels utilisateurs seront amenés à utiliser la solution ?
3- Définissez les critères de la solution qui répondra à vos besoins
Pour identifier la solution qui répondra le mieux à vos besoins, définissez les objectifs que vous souhaitez atteindre. Par exemple : la conformité réglementaire, l’amélioration des processus, la réduction des coûts liés aux traitement des factures, la réduction de la saisie manuelle, etc.
4- Faites-vous accompagner
Pour mener à bien votre transition vers la facture électronique, nous vous recommandons de vous faire accompagner par un spécialiste. Cela vous permettra de bénéficier de conseils éclairés quant au choix de la solution la plus adaptée à votre structure et d’un paramétrage optimal pour optimiser l’efficacité de votre projet de facture électronique.
En tant que spécialiste de la transformation digitale documentaire depuis plus de 26 ans, systhen vous accompagne de manière personnalisée et approfondie, pour une transition en toute sérénité ! 😎
5- Initiez votre projet dès que possible !
Envie de faire le point sur la dématérialisation de vos factures ?
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Livre Blanc Réussir sa transition vers la facture électronique
Dans le cadre du travail de la loi de finance, vous allez avoir pour obligation de recevoir vos factures au format électronique et en fonction du calendrier de mise en place, d’émettre vos factures via ces mêmes formats.
Nous vous expliquons dans ce guide illustré, tout ce que vous devez savoir pour anticiper et gérer au mieux le passage de cette réforme.
Factur-X, PDP, e-reporting n’auront plus de secrets pour vous !
