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Les étapes de la gestion électroniques des documents

Quelles sont les étapes de la GED (Gestion électronique des documents) ?

La GED est un système informatisé qui permet d’organiser et de gérer de façon numérique  l’ensemble des documents au sein d’une organisation ou d’une entreprise dont : les courriers envoyés et reçus, les bons de commande, les contrats, les dossiers RH, les dossiers administratifs, les factures clients et fournisseurs, entre autres. Cette solution de documentation numérique représente un véritable gain de temps et d’argent, car elle permet de réduire ou de comprimer le volume de papier dans une entreprise, elle permet également aux utilisateurs un accès simple et rapide aux informations dont ils ont besoin. Optimiser la gestion des documents est source de croissance pour l’entreprise. Un des autres atouts de ce système est qu’il permet d’améliorer le travail d’équipe et ainsi de gagner en productivité. Pour mener à bien un projet de gestion électronique de documents, 4 étapes majeures sont à prendre en compte notamment : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents ou des informations.

Comprendre la GED en 3 étapes :

Afin de mener à bien la gestion électronique des documents au sein d’une organisation ou d’une entreprise, quelques étapes sont à prendre en compte parmi lesquelles   :

L’acquisition des documents électroniques :

Cette acquisition peut se réaliser de façon manuelle ou automatique. En fonction des besoins des organismes ou des entreprises et des canaux utilisés cette étape prendre la forme de :

  • Une intégration de documents papiers grâce à la numérisation par scanner et à un module de LAD-RAD pour la reconnaissance automatique des documents et un module OCR pour la reconnaissance optique de caractères.
  • Une intégration de documents électroniques tels que les fichiers bureautiques, PDF,
  • Une  production de documents numériques par le biais d’un logiciel informatique,
  • Un échange de documents électroniques

Parfois, les documents passent par un workflow afin d’aboutir à une validation ou une approbation des utilisateurs concernés.

Le classement des documents électroniques

Dans cette deuxième étape, les documents sont indexés ce qui permet de faciliter leur exploitation via une description des différents documents et de leur contenu. Dans ce processus, nous pouvons relever deux types d’indexations :

  • L’indexation par type, qui offre une définition formelle du document se basant sur les métadonnées (type, auteur, titre, source, date…),
  • L’indexation par concept de mots-clés, cette méthode basée sur le contenu vise à faciliter les recherches

Le stockage

Élément essentiel de la GED, cette étape consiste à stocker les documents électroniques afin de les protéger des risques encourus par une organisation ou une entreprise. Généralement, le stockage est hiérarchisé en fonction des contenus  suivants :

  • Les textes,
  • Les images
  • Les vidéos, etc.

Capture et traitement des Flux entrants

Les flux entrants

Les documents numérisés et les flux entrants ont besoin d’être indexés et classés afin de faciliter leur exploitation et leur accessibilité. Cette opération passe notamment par le déploiement d’un outil de GED et par la mise en place de technologies d’extractions de donnée telles que :

  • La lecture automatique de documents LAD/ la reconnaissance automatique de documents RAD : cette technologie permet de reconnaitre automatiquement des documents et l’extraction de données spécifiques,
  • L’OCR : cette technologie permet d’effectuer des recherches sur tous les éléments contenus et dans les documents stockés,
  • L’ICR : cette technologie fonctionne sur le même principe que l’OCR en intégrant la reconnaissance de styles calligraphiques et des écritures cursives.

Tous ces outils permettent de réaliser la capture des données et offre ainsi des solutions plus fluides et plus fiables.

La capture

En fonction des flux de l’organisation de l’entreprise et la nature des flux entrants à prendre en compte, la capture doit  être intégrée directement à la gestion électronique des documents. En tant qu’une des étapes essentielle de la GED, elle doit être bien pensée, car elle impacte directement l’exploitation des documents ainsi que la façon de travailler  des utilisateurs ou des collaborateurs. En plus, elle permet d’utiliser le potentiel des documents stockés afin d’optimiser le processus de gestion électronique de documents et de gagner en performance dans la gestion des activités d’une organisation ou d’une entreprise.

La collaboration et vie de l’information

Les solutions GED ne tournent pas qu’autour de leurs fonctions de traitement et de stockage de documents. Les possibilités de collaboration représentent également un élément déterminant dans le choix de la solution GED d’une entreprise ou d’une organisation. Voici les fonctionnalités indispensables pour une bonne gestion collaborative des documents numériques d’une structure :

  • Le Workflow : permet aux collaborateurs de savoir exactement ce qu’ils doivent faire et de ressortir la traçabilité des taches effectuées. Le workflow permet également d’automatiser les différentes tâches chronophages dans une entreprise, les employés pourront donc se focaliser sur leur métier, ce qui favorise une productivité optimale.
  • Le partage : est un élément crucial dans la réussite d’un travail collaboratif au sein d’une entreprise, combiné à une solution GED, le partage d’information au sein d’un organisme permettra de limiter les erreurs et de gagner en temps et confort de travail. De plus, les collaborateurs pourront profiter d’une information fiable et facile d’accès disponible 24H/24 et 7j/7
  • Le portail documentaire : il implique les acteurs extérieurs à l’entreprise comme les clients et les fournisseurs. En réalisant une centralisation des informations, le portail documentaire permet une efficacité et une productivité et garantit des informations fiables, uniques et sécurisées.

La signature électronique : est un moyen de satisfaire les exigences au sein d’une entreprise et d’éviter des procédés manuels souvent considérés comme fastidieux et long. Elle garantit aux collaborateurs des informations et des documents conformes, tout en permettant à l’entreprise de se décharger des contraintes économiques des procédés manuels classiques.

Archivage, sécurité et diffusion

La GED est un terme qui désigne un système informatisé basé sur la gestion électronique des documents numériques. Cette gestion informatisée assure de nombreuses fonctions parmi lesquelles :

  • L’archivage : une opération qui consiste à stocker les données par le biais de paramétrages qui assurent la conservation des documents, leur consultation, leur pérennité et leur restitution. Cette solution permet également la gestion des différentes archives d’une organisation ou d’une entreprise tout en garantissant la sécurité des documents,
  • La sécurité : Cette solution est généralement mise en place à l’aide de logiciels de GED. Elle permet de gérer les droits d’accès afin que la confidentialité des documents soit respectée.
  • La diffusion : dernière étape de la gestion électronique des documents,, elle consiste diffuser les documents aux différents collaborateurs et aux utilisateurs via internet ou intranet.

LA GED est un ensemble de procédés visant à optimiser la gestion des documents dans le but de permettre aux employés d’une entreprise ou d’une organisation d’avoir accès à des informations et des données dont ils ont besoins. De l’acquisition à la diffusion cette solution offre de multiples atouts non négligeables aux entreprises et organisations.

Pour de plus amples informations sur la GED, contactez notre équipe d’expert qui seront heureux d’éclairer vos différentes zones d’ombre dans le domaine de la gestion électronique des documents.

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