Les quatre grandes étapes de la Gestion Electronique des Documents dans une entreprise ?

Vous le savez, la GED c’est ce système on Premise ou Cloud qui permet d’organiser et d’optimiser la gestion de vos documents entre les services, dans les bureaux et à distance : contrats, dossiers RH, dossiers administratifs, factures clients et fournisseurs, etc. Dans tous nos articles dédiés à cette solution on vous présente à quel point la GED peut optimiser durablement vos processus, votre collaboration et vos coûts (oui, on est vraiment des super fans de la GED 😎). Mais comment la GED peut être aussi déterminante dans le gain de productivité, l’accès aux documents et à leur validation ? C’est ce que nous allons voir dans cet article avec les quatre grandes étapes : l’acquisition des documents, leur indexation, leur stockage, puis leur diffusion au sein de l’entreprise.

Cette acquisition peut se réaliser de façon manuelle ou automatique et surtout via tous les flux de documents entrants : papier, électronique, courrier, e-mail, PDF etc. En fonction de vos besoins, il est essentiel d’adapter cette étape à votre organisation :

-Si vous gérez un grand nombre de documents papier, optez pour la numérisation et la capture dite intelligente. En complément de la GED, utilisez des outils de LAD-RAD pour la reconnaissance automatique des documents et un module OCR pour la reconnaissance optique de caractères par exemple.

– Si vous réceptionnez vos documents via vos logiciels métiers ou par e-mail : votre GED s’interconnecte à l’ensemble de votre système d’information, surtout si elle est sur-mesure (comme notre solution DocumentHUB).

Une fois réceptionnés ou capturés, vos documents sont ensuite indexés par votre GED afin de faciliter leur exploitation et leur mise en place dans des workflow de validation par exemple. Dans ce processus, il existe deux types d’indexations :

– L’indexation par type : offre une définition très formelle du document se basant sur ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date…),

L’indexation par mots-clés : c’est d’ailleurs l’un des modules intelligents d’une GED le plus plébiscité car avec l’indexation par mots-clés vous retrouvez en un temps record tous les documents relatifs à un client, un produit ou un membre de votre équipe. Une étude McKinsey a d’ailleurs montré que les collaborateurs d’une organisation sans GED passent en moyenne 30 à 40 % de leur temps à rechercher des documents et parfois même sans les trouver 😥.

Pour en savoir plus, découvrez : Pourquoi faut-il optimiser la gestion des documents en entreprise ?

Votre GED est une super solution pour le stockage, la conservation et l’archivage de vos documents. Le plus important est de bien déterminer quel est le volume de documents existant et futur qui sera stocker, comment vous souhaitez diffuser vos documents classés, etc. Une GED peut également avoir ses serveurs de stockage sur site ou format cloud.

Découvrez comment faire pour mettre en place une bonne Gestion Electronique de Document.

Une solution de GED ce n’est pas que des fonctions de traitement et de stockage de documents. Les possibilités de collaboration et de diffusion représentent également un élément déterminant dans le choix de votre solution de GED : mise en place de workflow, partage sécurisé et droits d’accès, portail documentaire pour vos permettre de diffuser auprès d’acteurs internes et externes, etc. De nombreux modules existent.

C’est maintenant clair (enfin, on l’espère), la GED est bien plus qu’un simple outil de stockage. Elle vous permet de gagner en productivité, d’assurer votre conformité réglementaire, de réduire vos coûts et de faciliter une collaboration efficace entre vos équipes. La GED est un véritable pilier de la transformation digitale, qui rend l’organisation plus agile 😍.

Choisir une GED s’inscrit dans une démarche complète de transformation de vos processus internes pour optimiser votre organisation et notre rôle et de vous y aider car on le sait : faire le bon choix parmi toute l’offre sur le marché peut être un poil compliqué 😥.

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