Les étapes de la gestion électronique des documents

La GED est un système informatisé qui permet d’organiser et de gérer de façon numérique  l’ensemble des documents au sein d’une organisation ou d’une entreprise dont : les courriers envoyés et reçus, les bons de commande, les contrats, les dossiers RH, les dossiers administratifs, les factures clients et fournisseurs, entre autres. Cette solution de documentation numérique représente un véritable gain de temps et d’argent, car elle permet de réduire ou de comprimer le volume de papier dans une entreprise, elle permet également aux utilisateurs un accès simple et rapide aux informations dont ils ont besoin. Optimiser la gestion des documents est source de croissance pour l’entreprise. Un des autres atouts de ce système est qu’il permet d’améliorer le travail d’équipe et ainsi de gagner en productivité. Pour mener à bien un projet de gestion électronique de documents, 4 étapes majeures sont à prendre en compte notamment : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents ou des informations.

Afin de mener à bien la gestion électronique des documents au sein d’une organisation ou d’une entreprise, quelques étapes sont à prendre en compte parmi lesquelles   :

Cette acquisition peut se réaliser de façon manuelle ou automatique. En fonction des besoins des organismes ou des entreprises et des canaux utilisés cette étape prendre la forme de :

Parfois, les documents passent par un workflow afin d’aboutir à une validation ou une approbation des utilisateurs concernés.

Dans cette deuxième étape, les documents sont indexés ce qui permet de faciliter leur exploitation via une description des différents documents et de leur contenu. Dans ce processus, nous pouvons relever deux types d’indexations :

Élément essentiel de la GED, cette étape consiste à stocker les documents électroniques afin de les protéger des risques encourus par une organisation ou une entreprise. Généralement, le stockage est hiérarchisé en fonction des contenus  suivants :

Les documents numérisés et les flux entrants ont besoin d’être indexés et classés afin de faciliter leur exploitation et leur accessibilité. Cette opération passe notamment par le déploiement d’un outil de GED et par la mise en place de technologies d’extractions de donnée telles que :

Tous ces outils permettent de réaliser la capture des données et offre ainsi des solutions plus fluides et plus fiables.

En fonction des flux de l’organisation de l’entreprise et la nature des flux entrants à prendre en compte, la capture doit  être intégrée directement à la gestion électronique des documents. En tant qu’une des étapes essentielle de la GED, elle doit être bien pensée, car elle impacte directement l’exploitation des documents ainsi que la façon de travailler  des utilisateurs ou des collaborateurs. En plus, elle permet d’utiliser le potentiel des documents stockés afin d’optimiser le processus de gestion électronique de documents et de gagner en performance dans la gestion des activités d’une organisation ou d’une entreprise.

La collaboration et vie de l’information

Les solutions GED ne tournent pas qu’autour de leurs fonctions de traitement et de stockage de documents. Les possibilités de collaboration représentent également un élément déterminant dans le choix de la solution GED d’une entreprise ou d’une organisation. Voici les fonctionnalités indispensables pour une bonne gestion collaborative des documents numériques d’une structure :

La signature électronique : est un moyen de satisfaire les exigences au sein d’une entreprise et d’éviter des procédés manuels souvent considérés comme fastidieux et long. Elle garantit aux collaborateurs des informations et des documents conformes, tout en permettant à l’entreprise de se décharger des contraintes économiques des procédés manuels classiques.

La GED est un terme qui désigne un système informatisé basé sur la gestion électronique des documents numériques. Cette gestion informatisée assure de nombreuses fonctions parmi lesquelles :

LA GED est un ensemble de procédés visant à optimiser la gestion des documents dans le but de permettre aux employés d’une entreprise ou d’une organisation d’avoir accès à des informations et des données dont ils ont besoins. De l’acquisition à la diffusion cette solution offre de multiples atouts non négligeables aux entreprises et organisations.

Pour de plus amples informations sur la GED, contactez notre équipe d’expert qui seront heureux d’éclairer vos différentes zones d’ombre dans le domaine de la gestion électronique des documents.