Pourquoi faut-il optimiser la gestion des documents en entreprise ?

Factures, contrats, bons de commande, courriers, bulletins de salaire, documents de travail, etc., nous travaillons tous aujourd’hui avec des documents électroniques, émanant de différents canaux (email, plateforme en ligne, courrier numérisé, etc.). Leur gestion peut se révèler être un vrai casse-tête pour les entreprises… Une bonne optimisation de cette gestion de l’information peut facilement d’augmenter l’efficacité des collaborateurs et la bonne conformité des documents.

Mails, fichiers PDF, fichiers Word, formulaires, photos, etc. aujourd’hui, l’information circule essentiellement en numérique. Rares sont les entreprises qui travaillent en 100% papier. Mais rares sont aussi celles qui travaillent exclusivement en numérique et se sont définitivement affranchies du papier. La tendance, c’est évidemment de jongler entre le papier et le numérique, en allant progressivement vers une diminution de la part de documents papier à gérer. Les outils de la GED convergent vers les mêmes objectifs : croissance, compétitivité et développement durable.

Tout l’intérêt de travailler avec des documents numériques réside avant tout dans le fait de pouvoir accéder facilement à ses documents de travail et aux ressources importantes de l’entreprise, sans avoir à déranger tous les services. D’autant que cette évolution vers le numérique est inéluctable et même obligatoire dans certains cas. Il suffit de jeter un œil à la plupart des procédures des services publics (impôts, Urssaf, carte grise automobiles, etc.) qui ne sont dorénavant disponibles qu’en électronique. L’Etat a été moteur sur ce sujet et s’est, en effet, lancé il y a quelques années dans un vaste chantier de modernisation et de digitalisation de ses services.

Travailler et échanger en numérique est donc encouragé et même encadré sur le plan législatif. Sauf que les entreprises se retrouvent avec une tonne d’informations et de données à gérer et ne savent plus comment faire. Le volume de données et d’informations reçues et stockées par les entreprises ne cesse de croître. Et la tendance ne devrait pas s’inverse. De plus, cette forte volumétrie peut accroitre la désinformation au sein des entreprises. Il n’est pas rare, en effet, que ces dernières soient dotées de plusieurs systèmes de GED, déployés par métiers ou services et ne communiquant pas entre eux. L’information est alors totalement silotée, rendant difficile toute collaboration, aussi bien interne qu’externe.

En matière de gestion de l’information, le bricolage reste très largement de mise dans de nombreuses entreprises. Rares sont celles qui n’utilisent qu’une seule solution de gestion. La plupart en exploite plusieurs et s’appuie même encore sur des systèmes de fichiers “maison”, avec des documents transférés manuellement dans une arborescence de dossiers stockés sur des serveurs. Les données sont donc disséminées dans de multiples applicatifs qui s’empilent les uns sur les autres, sans une once de cohérence et d’efficacité. Un nombre incalculable de systèmes sont tout simplement maintenus parce qu’ils hébergent des données. Ils ne sont ni source d’innovation ni de valeur, mais de simples référentiels conservés par l’entreprise qui ne sait pas trop comment extraire les données et vers quel système les migrer.

Bon nombre d’entreprises rechignent toujours à se séparer de leur système. Surtout s’il a coûté très cher. Or, bon nombre de systèmes sont aujourd’hui devenus trop lourds, trop anciens, trop coûteux à maintenir et trop complexes, et n’offrent aucune possibilité d’évolution. Il est donc logique qu’en pleine transformation digitale, les DSI se tournent vers des systèmes plus agiles et moins onéreux. Mais avant d’arrêter les anciens systèmes et d’utiliser les nouveaux, il va d’abord falloir les faire cohabiter. D’où l’intérêt d’une GED qui permet de capitaliser sur l’existant, en fédérant les différents systèmes et en améliorant l’agilité générale.

De nombreuses études montrent à quel point l’utilisation de logiciels et de processus inefficaces entrave la productivité des collaborateurs. Ces derniers se retrouvent, en effet, contraints de jongler avec différentes applications métiers déconnectées, ce qui génère un zapping permanent, source d’erreur et de frustration. N’avoir qu’un seul outil, pouvoir retrouver ses documents importants, les partager, les annoter, fluidifier les échanges grâce à une seule et même plateforme, permet clairement d’être plus efficace et de soigner le service client.

Faute d’accès centralisé et de solution unifiée pour partager facilement l’information, le premier réflexe est d’utiliser le mail. Sauf que le mail peut s’avérer très polluant et tout aussi chronophage pour des collaborateurs noyés sous un flot quotidien. Le mail est par ailleurs loin d’être totalement sécurisé. Impossible, par exemple, d’envoyer une pièce jointe trop lourde, à moins qu’elle soit stockée dans un drive. Et encore faut-il que le destinataire du mail dispose des droits nécessaires pour accéder à cet espace de stockage. Et comment éviter qu’un document créé en local et envoyé ensuite par mail ne disparaisse s’il n’est pas sauvegardé correctement ? Sans compter que le mail (et ses pièces jointes) contribue à alourdir le bilan carbone des entreprises.

S’ajoute à cela le RGPD qui fait peser de nouvelles responsabilités sur les entreprises manipulant des données personnelles. Et la plupart des documents d’entreprises en contiennent. Les entreprises doivent, en effet, savoir où sont ces données, être transparentes quant à leur exploitation et s’organiser pour être capables de les restituer si besoin. Autant de raisons qui nécessitent plus que jamais de remettre en question sa gestion documentaire et de réfléchir à la stratégie à mettre en place.

Harmoniser la gestion des documents numériques et des documents papier fait aussi partie des enjeux majeurs pour les entreprises. Des documents papiers qu’il convient de trier (pour ne numériser que l’essentiel), puis de traiter, d’indexer et de stocker au sein d’une plateforme centrale, et non plus de laisser dépérir sur un serveur de fichiers ou de conserver en local sur son poste, sans aucune traçabilité ni sécurité. S’affranchir du papier et passer à la dématérialisation contribue également à réduire les coûts en consommables (papier, impression, encre, entretien du matériel, envois postaux, etc.). Selon l’ADEME, un salarié consomme en moyenne 70 à 95 kilos de papier par an. Il apparaît donc urgent de mettre en place des solutions pour s’affranchir du papier en entreprise. D’autant qu’il s’agit d’un véritable gain de temps et d’efficacité en ce qui concerne les échanges entre les collaborateurs. Ce qui entraîne une meilleure satisfaction client.