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8 étapes essentielles pour choisir la meilleure solution Procure-To-Pay (P2P)

L’automatisation du processus Procure-to-Pay (P2P) est essentielle pour optimiser les opérations des achats au paiement et maximiser l’efficacité de votre entreprise. Dans nos précédents articles, nous avons exploré les fondamentaux du P2P, ainsi que les avantages indéniables de l’automatisation de ce processus. Maintenant, il est temps de plonger dans les 8 étapes clés qui vous permettront de choisir la meilleure solution d’automatisation de processus des achats au paiement, pour répondre spécifiquement à vos besoins.

Munissez-vous de votre chapeau de détective et tenez-vous prêts pour la première étape qui consiste à évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de Procure-To-Pay (P2P). 🎩

Étape 1 : Analysez vos besoins spécifiques

Cette première étape est cruciale car elle jettera les bases de votre recherche et vous aidera à cibler les solutions qui correspondent le mieux à vos besoins. Après tout, une solution P2P qui fait des merveilles pour votre voisin de bureau ne sera peut-être pas aussi efficace pour vous.

Identifiez les aspects du processus des achats au paiement que vous souhaitez automatiser, telle que la gestion des bons de commande, des factures, des contrats, etc. Déterminez également les fonctionnalités clés dont vous avez besoin, telles que l’intégration avec votre système ERP, la reconnaissance optique de caractères (OCR), la validation électronique, etc. Cette analyse approfondie vous aidera à orienter votre choix vers des solutions adaptées.

Étape 2 : Évaluez les fonctionnalités offertes

Maintenant que vous avez élucidé vos besoins spécifiques, il est temps de découvrir la boîte à outils des fonctionnalités offertes par les solutions P2P. Pensez-y comme à un couteau suisse qui peut vous aider à transformer vos processus d’approvisionnement et de paiement en une expérience fluide et efficace.

Lors de l’évaluation des solutions P2P, portez une attention particulière aux fonctionnalités proposées. Vérifiez si elles répondent à vos besoins spécifiques, tels que l’extraction automatique des données des factures, la gestion des bons de commande, la validation et l’approbation électroniques, le rapprochement entre les commandes et les factures, etc. Comparez également les fonctionnalités avancées, comme l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, qui peuvent améliorer l’automatisation et l’efficacité du processus P2P.

💡 Par exemple, InvoiceHUB by Yooz intègre une fonctionnalité de gestion de budget très appréciée par les entreprises pour suivre et contrôler leurs dépenses de manière plus précise. Ou encore, Zeendoc propose une fonctionnalité avancée de comparaison des montants, qui permet de vérifier rapidement si le montant total des factures qui référencent une commande est bien identique au montant total de la commande.

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Découvrez également nos trois modules de formation InvoiceHUB by Yooz pour automatiser le traitement de vos factures fournisseurs. Accompagné(e) par notre expert-formateur systhen et en fonction du module, vous apprendrez à maîtriser parfaitement la solution, à l’administrer en toute autonomie ou encore à paramétrer la gestion des achats.

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Étape 3 – Élaborez un cahier des charges

Maintenant que vous avez exploré les fonctionnalités offertes par les solutions Procure-To-Pay (P2P), il est temps de mettre vos idées sur papier et d’élaborer un cahier des charges solide. Considérez cela comme votre carte au trésor qui guidera les fournisseurs potentiels vers le trésor de la solution P2P parfaite pour votre entreprise. L’étape suivante consiste à élaborer un cahier des charges détaillé en utilisant les informations recueillies lors de l’analyse de vos besoins spécifiques. Ce document servira de référence lors de l’évaluation des différentes solutions P2P et vous aidera à comparer objectivement leurs capacités par rapport à vos critères. 📝

Étape 4 : Choisissez entre une solution spécialisée ou une solution de GED

Il est temps d’examiner les avantages et les considérations liées à chacune de ces options. Il est également important de décider si vous préférez une solution spécialisée axée sur le P2P, telle que InvoiceHUB by Yooz, ou une solution de gestion électronique de documents (GED) qui intègre également l’automatisation du processus P2P, comme Zeendoc. Les solutions spécialisées se concentrent spécifiquement sur l’automatisation du P2P, tandis que les solutions de GED offrent une gamme plus large de fonctionnalités de gestion des documents tout en intégrant l’automatisation P2P. En choisissant entre ces deux options, vous pourrez trouver la solution qui répondra le mieux à vos besoins spécifiques, en tenant compte à la fois de l’automatisation du P2P et de la gestion globale de vos documents. Découvrir les formations InvoiceHUB et les formations Zeendoc !

Étape 5 : Vérifiez l’intégration avec vos systèmes existants

Assurez-vous que la solution P2P que vous choisissez peut s’intégrer facilement avec vos systèmes existants, tels que votre ERP, votre logiciel de comptabilité ou vos outils de gestion des fournisseurs. Pensez à cela comme à l’harmonie d’un orchestre où chaque instrument doit jouer en parfaite synchronisation. Une intégration fluide garantira un flux de données transparent et évitera les doublons ou les erreurs de saisie manuelle. Par exemple, la solution InvoiceHUB by Yooz embarque nativement plus de 250 connecteurs, tels que Sage, QuickBooks, Oracle, SAP pour faciliter l’intégration. Découvrir les formations InvoiceHUB !

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Étape 6 : Considérez la sécurité des données

La sécurité des données est un aspect essentiel lors du choix d’une solution P2P. Vérifiez les mesures de sécurité mises en place par les solutions, comme le chiffrement des données, la gestion des accès et les protocoles de conformité aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD. Assurez-vous que vos données sensibles seront protégées de manière adéquate. 🔒

Étape 7 : Évaluez l’expérience utilisateur et la convivialité

La convivialité de la solution P2P est un élément crucial pour une adoption réussie. Évaluez l’interface utilisateur, la facilité de navigation et la convivialité globale des solutions proposées. Prenez également en compte la disponibilité d’une formation et d’un support adéquats pour garantir une transition en douceur et une utilisation optimale de la solution.

Étape 8 : Pesez les coûts et le retour sur investissement (ROI)

Enfin, évaluez les coûts associés à la mise en place de la solution P2P, y compris les frais de licence, les coûts de déploiement, de maintenance et de support. Comparez ces coûts avec les bénéfices potentiels, tels que les économies de temps et d’argent, ainsi que l’amélioration de l’efficacité opérationnelle. Analysez le retour sur investissement attendu pour chaque solution afin de prendre une décision éclairée. 💰

👉 Le choix d’une solution Procure-To-Pay adaptée à votre entreprise est une étape cruciale pour optimiser vos opérations d’achat et de gestion des fournisseurs. En suivant ces 8 étapes essentielles, et en considérant des solutions telles que InvoiceHUB by Yooz ou Zeendoc, vous serez en mesure de prendre une décision judicieuse et de déployer une solution P2P qui répondra à vos besoins spécifiques, tout en améliorant l’efficacité et la productivité de votre entreprise. 🏆. Découvrir les formations InvoiceHUB et les formations Zeendoc !

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