Comment optimiser la gestion documentaire ?
La gestion documentaire est un processus permettant de structurer et gérer efficacement tous les documents circulants au sein d’une entreprise. Une bonne organisation des dossiers permet ainsi de réduire le temps de traitement et de mise à disponibilité de ceux-ci. L’expansion d’Internet a permis de révolutionner le traitement et la conservation de documents dans les entreprises à travers le monde. Elle a permis de procéder à une transformation digitale de certains process ayant cours en entreprise, dans le but d’améliorer l’interaction avec les clients et les partenaires. L’archivage est une technique de gestion qui se présente comme une solution idéale de sauvegarde et de stockage des documents volumineux. Elle peut se faire sous format papier ou électronique (beaucoup plus plébiscité par les archivistes). La gestion électronique de document rend plus fluide son traitement et son acheminement d’un point à un autre. Elle vient supprimer les tâches chronophages et réduire les coûts de traitement des documents.
Pourquoi la gestion documentaire en entreprise est-elle si compliquée ?
La gestion documentaire est au cœur du fonctionnement de l’entreprise, bien que très souvent négligée et sous-estimée dans certaines organisations. Le mauvais archivage de documents peut avoir des conséquences néfastes sur la productivité de l’entreprise, mais aussi sur la gestion des informations nécessaires à son fonctionnement. Comme répercussion directe de cette mauvaise gestion, on peut noter :
Il faut noter que de nombreuses organisations restent encore très attachées à la gestion des documents au format papier, ce qui rallonge le temps de traitement et multiplie le cas échéant la survenue d’erreur. Cette mauvaise gestion a des conséquences fâcheuses sur le rendement de l’entreprise, le service client, mais aussi le management interne des équipes de travail.
La gestion des informations devient donc un pôle important et non négligeable du management de l’entreprise. Il est primordial de restructurer les processus de gestion documentaire mis en place afin d’obtenir un meilleur gain de temps, d’améliorer la recherche d’information, d’assurer un traitement des demandes clients et une excellente qualité de service.
Les avantages de la gestion électronique des documents
Avec la mise en place des solutions de numérisation, de nombreux chefs d’entreprises ont opté pour l’utilisation d’un système de gestion électronique des documents. Ce dernier représente l’un des leviers de contrôle et de gestion administrative les plus utilisés dans une organisation. Cette procédure de numérisation vient ainsi réduire le coût, mais aussi le temps de traitement et d’acheminement des documents.
La gestion électronique des documents présente plusieurs avantages parmi lesquels :
La gestion et le traitement d’importants volumes documentaires sont un gros axe de dépense pour une organisation, notamment en matière de temps et d’argent. Même si plusieurs entreprises ont déjà pris le pas vers le processus de dématérialisation de leurs documentations, la mise sur pied d’une GED (Gestion Électronique de Documents) vient simplifier tout le processus de traitement du document au sein de l’entreprise. Aujourd’hui, la gestion électronique des documents représente une composante fondamentale de la migration vers le « tout numérique ». Elle intègre toute la chaîne de gestion, de la conception à la diffusion en passant par l’archivage.
Automatisation et optimisation des flux
La gestion des documents représente un casse-tête énorme pour beaucoup d’entreprises compte tenu du temps et des ressources utiles pour le classement, le traitement et l’archivage de toute la paperasse. Un temps précieux qui peut alors être consacré à des projets plus importants va être utilisé pour rechercher, classer et analyser des dossiers.
Actuellement, avec les progrès technologiques et l’utilisation des systèmes de gestion électronique, archiver et traiter un énorme volume de données est devenu beaucoup plus simple. Toutefois, il existe des mécanismes à mettre en place dans le souci d’optimiser l’efficacité opérationnelle.
Le logiciel d’automatisation documentaire permet d’effectuer les tâches chronophages, ce qui va permettre une réduction de plus de 50% du flux documentaire. L’automatisation des flux de donnée vient ainsi permettre :
Tout en réduisant le taux d’erreur, l’automatisation permet d’optimiser le flux de données d’un système en garantissant une meilleure organisation des données. Elle permet aussi aux équipes de production d’effectuer des prévisions beaucoup plus précises. Elle fournit aux entreprises des moyens d’analyser leur santé financière et d’établir des stratégies de croissance et de restructuration.
Les solutions
L’avènement du digital a permis d’optimiser le processus de gestion et de traitement des documents. Le passage des documents papier au format numérique structuré (EDI, XML ou CSV) et non structuré (PDF) a été assez rapide. Dans certains cas, une simple capture numérisée du contenu d’un document à l’aide d’un scan pouvait être suffisante pour rendre le fichier numérique. Encore fallait-il qu’ils soient traités. Il existe sur le vaste marché du numérique un grand nombre d’outils de gestion et d’optimisation adaptée au fonctionnement des entreprises parmi lesquels :
Afin de faciliter le management de l’entreprise et d’améliorer sa gestion, il est important d’implémenter au moins l’une des solutions ci-dessous. Elles viennent ainsi répondre aux besoins de mutation des systèmes de gestion traditionnelle. Des experts en dématérialisation proposent leurs services de conseiller afin de définir la stratégie de gestion la plus adaptée pour une entreprise.
Déployez une interface web pour vos collaborateurs
La gestion des documents est une notion assez large qui englobe la numérisation et le stockage de documents. Elle permet d’accroître l’efficacité et la rentabilité d’une organisation tout en réduisant le coût et le temps de traitement de toute la paperasse.
Il existe de nombreux logiciels de gestion documentaire sur le marché et chacune d’elle offre un vaste choix de possibilités. Il est donc important de choisir son système de gestion de documents en fonction des attentes et besoins de l’entreprise.
Pour une bonne gestion documentaire, il est primordial d’intégrer au système des fonctionnalités telles que :
L’automatisation et l’optimisation des systèmes de gestion documentaire s’inscrivent dans une logique de croissance des entreprises. Elles viennent ainsi apporter des outils de gestion personnalisés permettant d’assurer un meilleur contrôle de l’activité. Faites confiance à des archivistes professionnels pour la mise en place d’un système de gestion électronique.
