Comment améliorer la gestion de recherche d’information et documentaire
La recherche d’information est l’ensemble des techniques qui permet de trouver des objets ou des données dans un corpus. Le domaine du RI (recherche d’information) voit le jour dès le début des années 1950 aux Etats-Unis sous le nom << Information Retrieval >> afin d’automatiser le processus de recherche. Il tient sa rapide évolution au développement constant des ordinateurs qui facilitent au fil des années et des progrès technologiques le traitement des informations. Principalement réservée aux secteurs du commerce, de la médecine et de la justice, la RI se démocratise grâce au développement d’Internet qui la rend accessible à différents utilisateurs. Ce domaine tient également sa progression grâce à son évolution autour de différents axes, notamment la réalisation et l’expérimentation des systèmes de recherche d’information, la théorie et les modèles sous-jacents, mais également l’étude des comportements à travers différentes expérimentations et applications.
Pourquoi la recherche d’information et documentaire en entreprise est compliquée ?
L’information est capitale pour la croissance et les échanges d’une organisation avec son environnement interne ou externe. C’est également un élément essentiel permettant de définir la stratégie de communication de l’organisation. Toutefois, sa conception, son traitement et son stockage peuvent s’avérer chronophages et faire face à plusieurs difficultés parmi lesquelles :
Au sein d’une entreprise, l’information peut être perçue de plusieurs manières selon qu’elle vienne de l’extérieur ou de l’intérieure. Toutefois, elle est analysée et traitée afin d’extraire les données nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
Optimisation des flux documentaires pour faciliter la recherche
L’amélioration de la gestion documentaire d’une organisation lui assure performance et efficacité indépendamment de sa taille et de son l’activité. La mise en place d’une telle solution permet de répondre aux enjeux de l’entreprise et de se conformer aux exigences de la réglementation en vigueur. L’automatisation des processus documentaires grâce à des logiciels de gestion électronique permet de faciliter le traitement des informations. Optimiser la gestion des documents d’une organisation permet de profiter de différents avantages parmi lesquels :
La nécessité de centraliser et d’uniformiser les informations
La centralisation des données au sein d’une organisation a pour but de les stocker sur un serveur central et de les rendre accessibles à tous les salariés / utilisateurs. Centraliser une information est la solution idéale pour contrôler au mieux et favoriser ainsi la communication interne de l’entreprise. Le stockage sur un serveur unique des données permet d’éviter une fuite de donnée sensible capable de nuire au fonctionnement général de tous les services. Il est également indispensable pour faciliter la hiérarchisation des fonctions et garantir une harmonisation optimale au sein des équipes. Le regroupement des données permet une implémentation rapide des décisions prises au sein de l’organisation. Il offre également une vue d’ensemble des besoins des clients, ce qui permet d’améliorer la relation avec les consommateurs et de mieux connaître son marché.
Valorisation des données
Pour assurer sa compétitivité et sa performance, une entreprise doit avoir une connaissance parfaite de son environnement. Au sein d’une organisation, la valorisation des informations repose sur le développement de la capacité à gérer les données, la mise en place des accès aux documents, la nécessité de garantir la disponibilité des informations à tous les maillons de la chaîne de traitement. Ceci permet de garantir :
Une solution Workflow documentaire qui s’adapte aux métiers
Le Workflow documentaire est l’ensemble des processus qui visent à faciliter le traitement et l’échange des différents flux de document au sein d’une entreprise. La mise en place d’une telle solution permet d’automatiser la prise en charge des documents pendant tout leur cycle de vie. Elle est indiquée pour limiter les risques d’erreur et d’omission dans les documents tout en garantissant leur fiabilité. L’automatisation des processus de gestion documentaire permet aux entreprises de différents secteurs d’activités (commerce, industrie, assurance, architecture, BTP ou santé). La numérisation des flux documentaires permet de traiter des volumes importants de document, de garantir leur partage et leur suivi sur toute la chaîne de traitement. L’optimisation de la gestion de recherche d’information et documentaire est indispensable pour la croissance de l’entreprise afin de faciliter les étapes de production, de partage, d’archivage et de suivi des informations. Elle implique aussi la mise en place d’outils technologiques adaptés pour garantir la fiabilité et la précision des données. Cette solution conçue pour gérer l’information tout au long de son cycle de vie assure une mise à jour des données et une disponibilité en temps réel.
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