Avec la forte présence de la numérisation et du traitement documentaire hybride (documents physiques et numériques), les organisations, qu’elles soient publiques ou privées, font face à de nombreux défis. Pour rester compétitives, elles doivent aller plus loin dans l’organisation de l’information et optimiser la gestion des documents en entreprise. En effet, les documents traités quotidiennement par une entreprise peuvent très vite constituer un énorme volume. Qu’ils soient sur des supports papier ou aux formats numériques, le temps mis pour gérer ses documents est énorme et cette tâche nécessite d’importantes ressources. En plus, l’efficacité n’est toujours pas garantie. Heureusement, cette gestion des documents connait une réelle évolution grâce au développement des applications, des logiciels et des canaux de stockage ou de partage. Il est devenu facile de gagner du temps lorsqu’il s’agit de classer ou de retrouver des documents. La gestion de flux documentaire permet donc aux entreprises d’atteindre leurs objectifs dans les délais impartis.
Les différents types de flux documentaires
Dans une société résolument tournée vers le numérique, le traitement des informations et de ses flux occupe une place de choix dans l’organisation et le fonctionnement des entreprises. Pour être efficaces, les grandes entreprises et quelques fois les puissances économiques ont su bâtir des techniques de gestion solides afin d’atteindre leurs objectifs. En occupant des positions fortes sur le réseau, elles peuvent mieux desservir leurs différents partenaires. Il existe quatre types de flux documentaires à savoir les flux entrants, sortants, circulants et dormants. Ils sont tous utiles pour le bon fonctionnement des entreprises.
La gestion documentaire est donc un atout pour la compétitivité des entreprises. Les entreprises qui ont engagé leur transition digitale doivent tenir compte du fait que l’archivage des documents répond à un besoin essentiel de réactivité et de flexibilité. Pouvoir retrouver le document dont on a besoin en quelques secondes permet de gagner du temps dans les procédures de traitement des dossiers.
Une bonne gestion documentaire dans une entreprise facilite aussi le travail entre les collaborateurs de la structure. Elle leur évite de longues et fastidieuses plongées dans les archives poussiéreuses pour retrouver un document. Une rapidité qui permet aux salariés de se concentrer sur le cœur de leur métier et faire prospérer l’entreprise.
Flux documentaire entrant et sortant
Une bonne gestion documentaire implique une bonne maîtrise des flux documentaires entrants et sortants. Ces flux concentrent les documents au format papier ou numérique qui entrent dans une entreprise et ceux qui en sortent. Parmi ces documents, on peut citer les factures fournisseurs, les factures clients, les bons de livraison, les bulletins de paie, les contrats, les réclamations, les rapports et bien d’autres. Dès leur arrivée à l’entreprise, les documents entrants font l’objet d’un premier traitement pour être triés, transférés, aux différents services concernés. S’ils sont arrivés sous un format papier, ils peuvent être numérisés ou archivés à l’état. Une fois qu’ils sont dans l’entreprise, ces documents sont rangés dans le flux des documents circulants.
Flux documentaire circulant
Les flux documentaires circulants sont des documents dématérialisés ou sur format papier interne à l’entreprise. Tous les documents utilisés au sein des entreprises sont classés dans cette catégorie. Ils peuvent être envoyés par une autre entreprise ou être intégrés au système par les employés de l’entreprise elle-même. En fonction de leurs origines, ces documents peuvent prendre divers chemins. Il s’agit par exemple des factures fournisseurs qui iront au service comptabilité, puis suivront un traitement ce qui déclenche le paiement du fournisseur. C’est aussi le cas des factures clients, qui éditées par le service de comptabilité, déboucheront sur un contrat co-signé par le service commercial. On distingue également dans cette catégorie la commande client qui passe par le service commercial. Celle-ci crée un bon de commerce qui passera par le service de livraison avant d’être transmit.
En fonction de sa nature, chaque document est traité différemment. Le traitement de chaque document a un début, soit la date de sa réception dans l’entreprise ou de sa création par les employés, et une étape de fin. Cette fin peut être la destruction ou la suppression du document, son transfert vers une autre entreprise ou son archivage. Les documents archivés intègrent les flux documentaires dormants.
Flux documentaire dormant
Les flux documentaires dits dormants concernent les documents ou fichiers qui ne sont plus traités, mais doivent être conservés pour être consultés dans le futur. Ces documents ne sont pas détruits ou supprimés. Ils font l’objet d’un archivage et restent consultables.
La durée de conservation des flux documentaires dormants varie en fonction de plusieurs facteurs. La législation en vigueur prévoit à cet effet que certains documents doivent obligatoirement être conservés sur une durée minimale. C’est le cas des factures clients que les entreprises doivent conserver pendant plus de 10 ans au regard des textes de droit commercial. Les conditions et les délais de conservation des factures peuvent être revus à la hausse dans certaines situations et le non-respect de ces obligations légales peut entraîner des sanctions.
Automatisation des flux documentaires
Même si les entreprises optent pour une digitalisation complète, la gestion manuelle des flux documentaires est encore trop présente dans les entreprises. L’automatisation de cette gestion des documents est simple et elle permet d’économiser du temps sur les tâches chronophages telles que la fouille des archives, la distribution du courrier, la validation des documents et bien d’autres
En reprenant les quatre flux documentaires, avec l’automatisation, les documents sous format papier sont scannés et intégrés aux logiciels ou aux applications de gestion électronique documentaire ou GED. Les documents déjà numérisés intègrent le logiciel de façon instantanée. Ce logiciel traite les documents automatiquement et les distribue aux services concernés. Après avoir quitté le flux circulant, les documents sont envoyés en externe soit sous fichier numérique ou au format papier après impression. Les documents sous formes numériques sont envoyés sous forme de lien sécurisé pour permettre un téléchargement par le destinataire. Enfin, ces documents peuvent faire l’objet d’un archivage numérique pour être consultés dans le futur.
L’automatisation ainsi que le workflow documentaire permettent de rechercher facilement l’emplacement des documents et d’avoir un état d’avancement du traitement des flux circulants. Grâce à cette automatisation, la marge d’erreur est minime, voire inexistante. La gestion électronique des documents (GED) est réservée à toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles et leurs natures. Si vous souhaitez numériser votre entreprise ou vous faire accompagner par nos experts en gestion documentaire, contactez-nous.
