C’est bien connu, la digitalisation des entreprises est devenue une étape incontournable depuis quelques années, mais aujourd’hui nous allons parler plus précisément de la Gestion Électronique des Documents (GED) ! Oui, vous savez cet atout majeur pour les entreprises, les collectivités et surtout les franchises.
💡Un environnement multi-sites, comme celui des franchises, nécessite une gestion documentaire centralisée et efficace pour garantir la cohérence, la conformité et l’accessibilité des informations à tous les niveaux.
Adopter une solution de GED dans votre franchise vous permettra de :
– simplifier le partage et l’archivage des documents
– améliorer votre productivité en réduisant les tâches administratives chronophages
– harmoniser vos processus
– assurer une communication fluide entre les sites
– rester compétitif
Dans cet article, nous allons découvrir comment la gestion documentaire devient un levier stratégique pour les franchises, vous offrant ainsi l’agilité et la réactivité nécessaires pour tirer votre épingle du jeu.
Quels sont les fondamentaux de la GED pour les franchises et pourquoi c’est un vrai point fort en 2024 ?
La GED, Késako ?
La Gestion Électronique des Documents (GED) est une solution qui permet de numériser, stocker, gérer et partager des documents. Concrètement, la GED centralise l’ensemble des documents d’une entreprise sur une seule et même plateforme digitale, qu’ils soient sous forme numérique ou scannés à partir de supports papier. La GED offre une approche structurée pour organiser les informations essentielles grâce à des fonctions telles que l’indexation, la recherche avancée et la gestion des accès.
💡Petite subtilité : il est important de distinguer la GED d’autres solutions comme l’Enterprise Content Management (ECM). Alors que l’ECM englobe la gestion de documents, la GED se concentre spécifiquement sur la gestion des documents. En d’autres termes, l’ECM inclut la GED, mais va au-delà en prenant également en charge des éléments tels que les vidéos, les e-mails, et d’autres contenus non documentaires. La GED reste néanmoins un pilier essentiel de l’ECM, surtout pour les entreprises où les documents jouent un rôle central dans les opérations quotidiennes.
Les principales fonctions de la GED incluent :
– la numérisation des documents physiques
– le classement
– l’archivage sécurisé
– la gestion des versions
– l’accès contrôlé selon les rôles.
Elle permet ainsi de réduire la dépendance aux supports papier, d’améliorer l’efficacité des processus métiers grâce aux workflows, et de garantir la conformité avec les réglementations en matière de gestion documentaire.
Les avantages spécifiques de la GED pour les franchises
Pour une franchise, la GED n’est pas seulement un outil pratique, c’est aussi un levier stratégique. Les franchises fonctionnent généralement sur un modèle décentralisé avec de multiples points de vente ou succursales. La GED permet de surmonter les défis liés à cette structure en offrant une plateforme unique où les documents peuvent être accessibles par tous les sites, tout en étant gérés de manière centralisée.
L’un des principaux avantages de la GED pour les franchises est l’amélioration de la collaboration. Les documents, tels que les manuels d’opération, les directives marketing, ou les rapports financiers, peuvent être partagés instantanément entre les sites. Cela garantit que chaque franchise dispose des informations les plus récentes et conformes aux standards du franchiseur.
De plus, la GED contribue significativement à la réduction des coûts. En éliminant le besoin de copies papier, en réduisant les délais de traitement, et en minimisant les erreurs liées à la gestion manuelle des documents, les franchises peuvent réaliser des économies substantielles. Par exemple, une franchise peut réduire les coûts associés à l’expédition de documents physiques entre les sites, tout en améliorant la rapidité et l’efficacité de la communication interne.
En somme, la GED offre aux franchises une solution robuste pour gérer leurs documents, renforcer la collaboration, et optimiser leurs opérations, les aidant ainsi à rester compétitives dans un environnement en évolution rapide et de plus en plus digitalisé.
Les étapes clés pour l’implémentation de la GED dans une franchise
1 – Analyse des besoins et audit des processus existants
La première étape consiste à réaliser une analyse approfondie des besoins spécifiques de votre franchise et un audit des processus documentaires en place. Cette étape vous permet notamment de définir si vous avez besoin de l’accompagnement d’un intégrateur de solution (comme systhen par exemple 😬).
✨systhen vous accompagne dans cette phase en évaluant les flux de travail actuels et en identifiant les points d’amélioration. Nous pouvons intégrer de manière sur-mesure notre solution GED DocumentHUB, permettant de répondre précisément aux enjeux de votre réseau, qu’il s’agisse de centralisation, de sécurisation ou de standardisation des documents.
2- Configuration sur mesure de la solution GED
Une fois les besoins clairement définis, systhen configure notre solution GED pour qu’elle soit parfaitement alignée avec les processus de votre franchise.
✨Nous personnalisons les paramètres pour assurer une centralisation efficace, une sécurisation optimale des données, et une accessibilité adaptée aux différents niveaux de votre réseau. Notre expertise garantit une intégration fluide et sans interruption des activités de vos franchisés.
3 – Formation et déploiement
La dernière étape clé est la formation des utilisateurs et le déploiement de la solution.
✨systhen organise des sessions de formation personnalisées pour les franchisés, assurant une maîtrise rapide de la nouvelle solution. Nous fournissons également un support continu pour résoudre toute difficulté rencontrée pendant le déploiement, garantissant ainsi une adoption réussie de la GED au sein de l’ensemble de votre réseau.
Avec systhen, chaque étape de l’implémentation est accompagnée d’une expertise technique et d’un soutien adapté, assurant une mise en œuvre réussie de la GED dans votre franchise.
Les conseils pratiques systhen pour la GED dans votre franchise
1- Impliquer toutes les parties prenantes dès le début
La réussite de l’implémentation d’une Gestion Électronique des Documents (GED) repose en grande partie sur l’implication des utilisateurs dès les premières étapes du projet. Les franchisés, les managers, et même les employés doivent se sentir concernés par ce changement pour qu’il soit couronné de succès.
✨ Il est essentiel de communiquer clairement les bénéfices de la GED et d’obtenir l’adhésion des franchisés en soulignant comment cette solution facilitera leur travail au quotidien.
Nos petits tips
Une des premières étapes consiste à organiser des ateliers ou des réunions d’information pour présenter la GED et ses fonctionnalités. Impliquer les utilisateurs dans la phase de sélection des outils ou dans les tests pilotes peut également être très efficace pour garantir leur engagement. Il est très important de mettre en place une formation GED adaptée aux besoins de chaque groupe d’utilisateurs. Cela permettra non seulement d’améliorer leur compétence, mais aussi de les rendre plus confiants face à la nouvelle solution.
2- Gérer le changement dans un environnement franchisé
Dans le contexte d’une franchise, la gestion du changement peut s’avérer particulièrement complexe en fonction de la diversité des sites et des niveaux de maturité digitale. Pour surmonter les résistances au changement, il est essentiel d’adopter une approche structurée et proactive.
✨Commencez par identifier les potentiels freins au changement en consultant directement les franchisés et les employés. Cela permettra de comprendre leurs préoccupations et d’y répondre de manière adéquate. Un accompagnement au changement est ensuite indispensable, notamment à travers des sessions de formation continue et un support technique renforcé. Ce dernier doit être facilement accessible pour répondre rapidement aux questions et résoudre les problèmes techniques qui pourraient survenir.
Nos petits tips
N’hésitez pas à désigner des « ambassadeurs de la GED » au sein de chaque site, c’est-à-dire des personnes formées en profondeur et impliquées dans le déploiement du projet, qui peuvent aider leurs collègues et encourager l’utilisation active de la solution. On vous l’assure, cette approche participative favorise une adoption plus fluide et minimise les résistances.
3- Sécurisation des données et conformité
L’un des enjeux majeurs de la GED est la sécurisation des données. Dans un environnement franchisé où les informations circulent entre plusieurs sites, il est impératif de garantir que les documents soient protégés contre les accès non autorisés et les pertes de données. La conformité aux réglementations, comme le GDPR en Europe, doit également être assurée.
✨Pour sécuriser les documents, il est essentiel de mettre en place des politiques d’accès strictes basées sur les rôles des utilisateurs. Chaque utilisateur ne doit avoir accès qu’aux documents qui lui sont nécessaires pour accomplir ses tâches. De plus, le chiffrement des données, tant en transit qu’au repos, doit être une priorité pour prévenir toute violation.
En termes de conformité, assurez-vous que votre solution GED permet de tracer l’historique des documents, y compris les accès, modifications, et suppressions. Cela renforce la sécurité mais facilite également la gestion des audits. La formation continue des utilisateurs sur les bonnes pratiques de sécurité documentaire est aussi cruciale pour minimiser les risques d’erreur humaine.
En résumé
Une implémentation réussie de la GED dans une franchise passe par une implication active des parties prenantes, une gestion efficace du changement, et une attention rigoureuse à la sécurité des données et à la conformité réglementaire. Ces éléments, combinés, garantiront non seulement une adoption réussie, mais aussi une utilisation durable et bénéfique de la GED !
Le petit mot de la fin
L’implémentation réussie de la GED dans une franchise repose sur plusieurs étapes clés qui garantissent non seulement une adoption fluide, mais aussi des bénéfices durables. On ne le répétera jamais assez : n’hésitez pas à impliquer toutes les parties prenantes dès le début. Et oui, une gestion proactive du changement, avec un accompagnement continu et un support technique adapté, permet de surmonter les résistances et d’encourager à une utilisation optimale de la GED.
La sécurisation des données et la conformité aux réglementations sont aussi des piliers fondamentaux à ne pas négliger pour protéger les informations sensibles et éviter les sanctions. Une implémentation réussie de votre GED se traduira par une meilleure collaboration entre les sites, une réduction des coûts et une efficacité accrue, positionnant ainsi votre franchise en leader dans un marché compétitif.
Prêt à transformer votre franchise grâce à la GED ? Nos experts vous orienteront vers une gestion documentaire optimisée, sécurisée et 100% adaptée à vos besoins grâce notamment à l’intégration de notre solution DocumentHUB💜.
