L’UMR groupe VYV booste sa direction financière en optimisant le traitement de ses factures et sa gestion budgétaire

🤝 Secteur d’activité : retraite individuelle
🙏 Effectif : + de 130 collaborateurs
💡Solution déployée : Solution de traitement automatisé des factures | InvoiceHUB by Yooz

Dans ce nouveau témoignage client, Fabien Guilvard, Responsable Contrôle de Gestion et Achats pour l’UMR Groupe Vyv nous explique comment l’intégration de la solution de traitement automatisé des factures InvoiceHUB by Yooz a considérablement facilité le quotidien des équipes et la gestion budgétaire des différentes directions du groupe.

Avant l’intégration d’InvoiceHUB by Yooz, les équipes d’UMR devaient gérer manuellement les validations d’engagement et de factures. Des personnes étaient chargées de se déplacer dans les locaux avec les parafeurs, une situation fastidieuse surtout avec le télétravail et les déplacements. L’organisation autour des circuits de validation devenait de plus en plus compliquée. Nous avions également des difficultés de visibilité sur les budgets selon les postes de dépenses et les directions : « à combien s’élève le budget consommé ? » ou « combien reste-t-il de budget ? » étaient des questions devenues récurrentes. Enfin, nous gérions nos documents sur différentes solutions en fonction de leur nature : papier, e-mail, fichiers excel, logiciel de comptabilité : le rapprochement entre les bons de commandes, les factures et les budgets n’était pas optimisé et nous perdions de plus en plus de temps.

Notre volonté n’était pas de faire un budget par service ou par direction, nous en avons parlé avec les équipes systhen pour trouver la meilleure solution qui nous permette de centraliser facilement toutes les informations. Nous avons donc intégré nos 450 comptes budgétaires dans InvoiceHUB. Aujourd’hui, grâce à la fonctionnalité « import CSV », nos équipes peuvent industrialiser le suivi des budgets directement via excel. Enfin la force du logiciel c’est aussi le module YoozReport, qui nous permet d’avoir un meilleur suivi visuel de chaque ligne avec un solde budgétaire par regroupement.

Aujourd’hui, le rapprochement entre les demandes d’achats, les bons de commande et les factures se fait automatiquement, ce qui évite les erreurs de saisie et améliore la traçabilité des dépenses. Au moment de la facturation on retrouve très simplement le devis lié : c’est quelque chose de pratique qui évite les allers-retours et améliore notre productivité.

Grâce à InvoiceHUB, les responsables, devant valider et gérer les budgets, sont devenus beaucoup plus autonomes. Cette autonomisation a permis aux équipes financières de l’UMR de gagner du temps et d’optimiser leur charge de travail. 

InvoiceHUB est un puissant outil de reporting qui permet de générer des rapports budgétaires extrêmement détaillés, avec des données qui se mettent à jour en temps réel. Nous avons désormais une information actualisée et complète avec le détail pour chaque poste budgétaire.

Enfin, l’un des bénéfices les plus importants pour nos équipes est, je pense, le gain de temps pour les équipes. En automatisant de nombreuses tâches répétitives et en simplifiant le suivi des engagements et des budgets, InvoiceHUB by Yooz a permis à nos équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Nos circuits de validation sont également bien plus simplifiés car 100% dématérialisés.

– Automatisation des processus d’achat : de la création de la demande d’achat à l’envoi du bon de commande et sa réception, tout est automatisé. Cela permet de réduire les tâches manuelles et d’assurer le bon suivi budgétaire en temps réel. InvoiceHUB est un vrai outil d’aide à la décision pour vos services financiers.

– Rapprochement automatisé des factures : les factures fournisseurs sont automatiquement rapprochées vers les bons de commande. InvoiceHUB utilise ce que l’on appelle le « machine learning ». Cela permet au logiciel de reconnaître les données clés et de valider automatiquement les factures sans intervention humaine, sauf en cas de désaccord ou de problème.

– Gestion des factures hors commande : pour les dépenses qui ne sont pas liées à un bon de commande, InvoiceHUB by Yooz gère également les imputations automatiques aux bons comptes et budgets, facilitant ainsi le traitement de toutes les factures dans une seule plateforme. 

– Suivi budgétaire en temps réel : grâce à des outils de reporting avancés, InvoiceHUB by Yooz permet un contrôle précis des budgets, avec des notifications en cas de dépassement et des rapports sur mesure pour chaque responsable budgétaire. 

– Intégration avec d’autres systèmes : avec plus de 250 connecteurs standard, InvoiceHUB by Yooz s’intègre facilement aux ERP et autres systèmes d’information, garantissant une fluidité des données entre tous les outils existants. 

Ps : ce retour d’expérience vous a intéressé(e) ? N’hésitez pas à regarder notre webinar complet en replay avec Yooz et l’UMR : Replay webinar | Gestion budgétaire et P2P : boostez la performance de votre Direction Financière 👌.