Installer un logiciel sur ses propres serveurs ou opter plutôt pour une solution dont l’infrastructure est externalisée ? Ca c’est une sacrée question que bon nombre d’entreprises se posent quand elles enclenchent leur projet de transformation digitale documentaire. Entre une solution on-premise, qui peut être considérée comme « à l’ancienne » mais qui, pour autant, compte de nombreux avantages et le mode SaaS (Software as a Service), agile et disponible partout : c’est un vrai choix stratégique ! Car si le premier rassure par le contrôle qu’il offre, le second séduit par sa simplicité et sa flexibilité.
Dans cet article, nous vous donnons les 8 critères à prendre en considération pour choisir le modèle qui correspond le mieux à votre organisation. Petit bonus : faites notre test de compatibilité en ligne et découvrez en quelques clics qui, de SaaS et On-premise, est fait pour vous 👀 !
Définition de ces deux modèles (garanties sans jargon technique)
On-premise : c’est le modèle parfait pour ceux qui veulent un contrôle total de la solution ! Avec ce modèle, l’entreprise installe, héberge et gère la solution logicielle en interne, souvent sur ses propres serveurs. C’est vous (ou votre équipe IT) qui avez les clés : installation, mises à jour, maintenance, sécurité… tout est sous votre responsabilité.
SaaS (Software as a Service) : ici, le logiciel est hébergé et maintenu à distance, accessible via internet, souvent sous forme d’abonnement (mensuel ou annuel). Vous ne gérez ni les serveurs, ni les mises à jour, ni la sécurité : tout est pris en charge par le fournisseur.
L’info systhen 👀
Attention à ne pas confondre SaaS et Cloud puisque que le SaaS est seulement une branche du cloud qui lui, comprend :
– IaaS (Infrastructure as a Service) : serveurs, stockage, réseaux (ex : AWS, Azure, GCP)
– PaaS (Platform as a Service) : environnement pour tester, développer, déployer et faire tourner une appli
– SaaS : logiciel complet prêt à l’usage (la star de notre article)
1. Déploiement
SaaS : l’infrastructure est déjà en place et ne nécessite pas d’installation en local. Une fois votre compte activé, la solution est opérationnelle en quelques heures ou quelques jours ! Le SaaS est donc idéal pour une mise en œuvre rapide et agile avec des besoins urgents (lancement d’un nouveau service, gestion temporaire etc.).
Le On-premise nécessite un projet de déploiement structuré : installation sur site ou dans un datacenter privé, configuration de l’environnement, paramétrage, tests… Cela demande plus de temps, mais permet une intégration poussée avec vos systèmes existants (ERP, Active Directory, applications métier, etc.). Vous êtes aux commandes et le on-premise vous offre une super personnalisation !
Pour résumer 👀
En mode Saas, votre déploiement est externalisé, clé en main, très rapide, (sur-mesure avec systhen 🤫) et entièrement géré par votre intégrateur ou votre prestataire.
En mode On-premise : un déploiement interne plus long et complet avec l’implication de vos équipes IT (et de votre intégrateur comme systhen qui vous guide pas à pas 🤫).
2. Sécurité
SaaS : Les fournisseurs SaaS appliquent généralement des standards élevés (chiffrement, audits, sauvegardes, certification ISO, audits réguliers, etc.). L’avantage c’est que leur niveau de protection est donc supérieur à celui qu’une entreprise pourrait mettre en place si la solution était hébergée en interne. Par contre, attention : les données sont donc hébergées chez un tiers, parfois à l’étranger, ce qui peut poser des questions de souveraineté et de conformité selon votre secteur.
On-Premise : vous gardez la main sur la sécurité et l’hébergement de vos données sensibles. Avec une solution hébergée en interne, vous choisissez où et comment vos données sont stockées. Vous appliquez vos propres règles de sécurité, configurez les accès, cloisonnez les flux. Il faut néanmoins avoir conscience que ce modèle suppose d’avoir les compétences et les moyens humains nécessaires pour maintenir un bon niveau de protection.
Pour résumer 👀
En mode Saas, la sécurité est assurée par le fournisseur qui possède un haut niveau de protection certifié, mais avec moins de contrôle. Par exemple nos deux solutions DocumentHUB by Cotranet et InvoiceHUB by Yooz peuvent être installées en SaaS et vos données sont hébergées sur des serveurs en France 🤩. L’éditeur Cotranet est d’ailleurs certifié HDS (Hébergement des Données de Santé).
En mode On-premise : vous avez une autonomie totale mais aussi une responsabilité totale sur la sécurité de vos données.
3. Accessibilité et mobilité
SaaS : accessible depuis n’importe quel navigateur ou application mobile, à condition d’avoir une connexion Internet. C’est le point clé pour les entreprises agiles dont les équipes sont réparties entre télétravail, plusieurs sites et en intervention sur le terrain ! Pour autant, grâce à l’authentification forte et la gestion des droits utilisateurs, vous assurez une sécurité renforcée sans nuire à l’expérience utilisateur.
On-Premise : l’accès nécessite souvent un VPN ou une configuration spécifique, notamment en dehors du réseau de l’entreprise. Cela peut ralentir la mobilité, mais assure aussi une meilleure maîtrise des connexions. En local, les performances sont optimales, sans dépendance à Internet. Pour les environnements de travail où circulent des données sensibles, le on-premise reste l’idéal !
Pour résumer 👀
En mode Saas : vous dites bonjour à la mobilité mais toujours sécurisée !
En mode On-premise : il est plus difficile d’accéder à l’interface mais vous bénéficiez d’une sécurité irréprochable.
4. Scalabilité et évolutivité
SaaS : besoin de plus d’utilisateurs ? D’un module supplémentaire ? D’une montée en charge temporaire ? Le SaaS s’adapte souvent en quelques clics. C’est un modèle parfaitement adapté aux projets évolutifs, aux entreprises en croissance, ou à celles qui ont des besoins variables dans le temps.
On-Premise : l’évolution nécessite de nouvelles licences, une montée en capacité matérielle ou encore des tests de performance. La scalabilité est donc moins fluide, et doit être anticipée en amont. Cela convient bien aux structures stables, avec peu de variations d’activité.
Pour résumer 👀
En mode Saas, votre solution évolue plus facilement en fonction de vos besoins. D’ailleurs nos experts systhen vous conseillent de toujours choisir une solution logicielle et un projet d’intégration qui soient évolutifs afin de s’adapter à vos changements organisationnels.
Le mode On-premise, ce n’est pas le meilleur mode à choisir si vous souhaitez faire évoluer votre solution fréquemment : plus de coûts et de temps consacrés sont à prévoir. Par contre vous n’avez aucune restriction de la part du fournisseur !
5. Conformité & réglementation
SaaS : les éditeurs de ce modèle doivent se conformer aux réglementations en vigueur (RGPD, ISO 27001, etc.) et fournir les garanties nécessaires dans leurs contrats (DPA, clauses de réversibilité…). Petit conseil systhen : vérifiez bien que leur niveau de conformité corresponde à vos obligations, notamment si vous manipulez des données sensibles ou régulées.
On-Premise : vous avez la maîtrise complète du traitement et de l’hébergement des données. Vous pouvez donc répondre précisément à des contraintes sectorielles spécifiques (ex : conservation des données de santé, archives fiscales…). Mais revers de la médaille : vous devez aussi assumer l’ensemble des responsabilités légales : documentation, droit à l’oubli, sécurité, etc.
Pour résumer 👀
En mode Saas, comme pour la sécurité de vos données, vous déléguez complètement le volet conformité.
En mode On-premise, c’est à vous de bien suivre les réglementations et mise en conformité selon votre secteur. Bien sûr, des intégrateurs comme systhen 👋, sont à l’affût pour toujours vous apporter soutien et informations complètes sur ce sujet.
6. Coût : des logiques opposées
SaaS : reconnu pour avoir un coût initial faible. L’abonnement mensuel ou annuel inclut généralement l’accès au logiciel, l’hébergement des données, les maintenances correctives et évolutives, les mises à jour et le support technique. Ce modèle offre donc une prévisibilité budgétaire appréciée, notamment pour les PME ou pour les organisations souhaitant lancer des projets pilotes puisque ce modèle évite de trop gros investissements au départ.
On-Premise : à l’inverse, le on-premise implique un investissement initial élevé (achat de serveurs, de licences, frais d’installation et de configuration, maintenance etc.) mais est potentiellement plus rentable, à long terme, que le mode SaaS, car sans abonnement récurrent. Ce modèle permet une maîtrise totale des coûts d’exploitation, mais nécessite des ressources financières importantes au démarrage.
Pour résumer 👀
En mode Saas, vous opter pour un faible investissement au début du projet mais vous restez dépendant de l’évolution des prix de votre fournisseur et sur le long terme, le coût cumulé peut être plus élevé qu’en on-premise.
En mode On-premise, vous n’avez pas d’abonnement et vous maitrisez parfaitement le budget d’exploitation. Par contre c’est à vous qu’incombent les frais énergétiques ou de maintenance.
7. Maintenance et mises à jour
SaaS : les éditeurs SaaS gèrent entièrement les mises à jour (correctifs, nouveautés), la supervision de l’infrastructure, les sauvegardes et la haute disponibilité. Vous profitez automatiquement des dernières versions, sans intervention de votre part. Cela soulage vos équipes IT, qui peuvent se concentrer sur d’autres projets internes.
On-Premise : En mode On-Premise, c’est vous (ou votre prestataire) qui décidez du moment et de la manière d’appliquer une mise à jour. Cela permet de tester avant de déployer, de valider la compatibilité avec votre écosystème ou d’éviter les changements non désirés. Mais cela implique aussi des risques : retards, dette technique, ou failles de sécurité si les versions ne sont pas à jour.
Pour résumer 👀
En mode Saas, la maintenance est une prestation totalement invisible pour vous. Vraiment easy peasy si on peut dire !
En mode On-premise, vous avez le contrôle mais c’est à vous de gérer le calendrier ou les équipes qui doivent s’en charger.
8. Support & assistance
SaaS : le support est généralement inclus dans l’abonnement : documentation, tickets, FAQ, hotline, etc. Certains éditeurs proposent des SLA (Service Level Agreements) garantissant des délais de réponse. Mais tous les supports ne se valent pas : n’hésitez pas à bien challenger cette partie lors des rendez-vous découverte et de démos avec votre prestataire.
On-Premise : le support dépend ici de vos équipes internes ou de votre intégrateur. Cela permet une réactivité maximale, à condition de disposer des bonnes compétences. Dans des environnements critiques, il est courant de mettre en place une infogérance dédiée ou un contrat de TMA (Tierce Maintenance Applicative) pour garantir un service de qualité.
Pour résumer 👀
En mode Saas, zéro tracas : le support est externalisé mais vous êtes dépendant du temps de traitement de votre prestataire.
En mode On-premise, c’est encore vous qui décidez en interne et de A à Z des modalités de votre support.
Conclusion : quel modèle choisir ?
Nous ne pensons pas qu’il y ait de bonnes ou de mauvaises réponses : chaque entreprise a ses enjeux, ses priorités ou son niveau de maturité IT qui va déterminer quel modèle correspond le mieux.
👉 Le SaaS est idéal si vous recherchez rapidité, agilité, et simplicité de gestion.
👉 Le on-premise convient mieux aux environnements où le contrôle, la sécurité, ou l’intégration sont des impératifs stratégiques.
En tout cas chez systhen, nous pouvons vous proposer les deux grâce à nos super partenaires éditeurs. Notre rôle est de vous aider à évaluer objectivement ces critères, en fonction de vos contraintes métiers, réglementaires, techniques et budgétaires.
Encore un doute sur la question ? Remplissez notre test de compatibilité en ligne 💜.
Contenu exclusif | Enquête : comment bien lancer votre projet de GED et choisir la bonne solution logicielle ?
Dans ce contenu exclusif, plongez au cœur d’une enquête palpitante. Votre mission : élucider les zones d’ombre, interroger vos besoins et identifier la solution idéale. Nos experts vous guident pas à pas.
