Solutions logicielles

Signature électronique

Les échanges de flux numériques de documents engageants se multiplient au sein de nos entreprises. Plus le temps passe et plus les échanges se dématérialisent.

Des devis, contrats, commandes en passant par les factures, les baux, les plans et beaucoup d’autres documents nécessitent une approbation par la signature. Il faut donc les éditer, les signer, les scanner puis les renvoyer et les archiver.

Garantir l’information grâce à la signature électronique

Cela prend parfois du temps et il est nécessaire de dynamiser tous ces flux. Il est aujourd’hui très simple de signer numériquement tous types de documents en quelques secondes et systhen saura vous accompagner dans cette démarche.

Les échanges seront plus fluides et permettront d’optimiser votre organisation avec la garantie d’utiliser des documents certifiés appelés “Copies Fidèles”. Cela vous permet aussi de mieux gérer vos coûts et votre rentabilité avec le respect de la législation.

En partant de ce principe, nous vous proposons un outil de signature électronique capable de répondre à l’ensemble de vos besoins. Il permet de transformer et numériser via tous types de périphériques en PDF/A (standard pour l’archivage).

Mais aussi d’autres avantages comme :

  • La signature électronique avec authentification du signataire,
  • La customisation de la signature,
  • L’horodatage par marquage certifié (RFC3161),
  • Le volume illimité de signature pour une durée de 5 ans,
  • La traçabilité du document si l’horodatage est cassé par un tiers.

Qui dit signature électronique dit copie fidèle ! Elle accompagne toute démarche de gouvernance de l’information.

Qu’est-ce que la Copie Fidèle ?

C’est une copie numérique qui atteste d’une date de création du document avec une empreinte numérique (selon l’article 1379 du code civil) qui certifiera que tous changements ultérieurs à ce document seront détectables. C’est aussi la première étape pour obtenir une copie fiable du document.

Comment cela fonctionne ?

Ce processus s’articule autour de deux phases :

  • La numérisation ou transformation du document, le plus souvent en PDF/A (répondant aux standards de l’archivage),
  • Puis dans un second temps, l’outil de signature électronique, qui applique un horodatage, une signature ou encore un cachet qualifié, qui générera une date et une heure de création précise.

La signature électronique présente des enjeux forts pour le processus de transformation digitale mais aussi du point de vue juridique et normatif. Pour toutes ces raisons, les équipes systhen sauront mettre à profit leur expérience et savoir-faire pour vous accompagner dans la mise en place, la formation et le développement de votre système de signature électronique.

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RGPD ET CONFIDENTIALITÉ

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