Solutions logicielles

Coffre-Fort numérique et
valeur probatoire

Chaque année plus de 200 000 contrôles fiscaux ont lieu dans les entreprises françaises.

Lors d’un contrôle fiscal, il faut pouvoir fournir les pièces comptables et les justificatifs relatifs aux trois derniers exercices. Monsieur Boulon et sa PME d’une dizaine de personnes dans la mécanique générale en ont fait l’amère expérience. 

Coffre-fort numérique… la valeur probatoire !

Avec les technologies habituelles et l’échange de documents par email, monsieur Boulon n’a jamais été en mesure de fournir toutes les pièces exigées et s’est vu adresser un redressement préjudiciable au développement de son entreprise. La solution d’archivage électronique sécurisée proposée par systhen aurait permis de répondre favorablement aux demandes de l’administration fiscale.

Découvrons ensemble pourquoi !

L’archivage électronique est la solution à tous vos problèmes de stockage de documents sensibles ou non.

Elle permet de pérenniser la lisibilité et la conservation du document dans le temps, tout en assurant la confidentialité et la restitution du document à valeur probatoire.

L’archivage s’avère aussi utile quand il s’agit de tracer toutes les étapes du cycle de vie d’un document (différencier les versions, leurs auteurs, la durée de vie légale, …).

En termes de retour sur investissement, notre solution permet de réaliser des gains de productivité et de ressources dans le fonctionnement quotidien tout en accédant rapidement aux documents en toute sécurité depuis un simple accès Web.

Une certification conforme aux normes en vigueur

C’est aussi la méthode à adopter afin d’assurer la transition entre copie fidèle et copie fiable. Le tandem coffre-fort électronique & horodatage a été imaginé pour satisfaire les besoins les plus exigeants en matière de stockage numérique.

Le coffre-fort numérique est la solution de stockage d’information certifiée sans modification ni intrusion possible des documents. Il est la partie intégrante et principale d’un Système d’Archivage Électronique (SAE), il a de surcroît la qualité de rendre probatoire n’importe quel document de surcroît.

En complément du coffre-fort électronique, l’horodatage d’un document électronique sert de sceau électronique, avec une datation à la seconde près pour en garantir son intégrité et sa valeur probatoire. L’horodatage constitue un début de preuve pour les entreprises (par exemple, lors d’un contrôle fiscal comme monsieur Boulon).

Pour certifier cette démarche, trois normes ont été créées :

  • La NF Z42-013 qui porte sur les spécifications pour la conception et l’exploitation des systèmes d’archivage électronique,
  • La seconde est la NF Z42-020 qui porte sur les différentes spécifications fonctionnelles d’un composant Coffre-Fort Numérique,
  • Pour compléter ces deux normes françaises, la norme ISO 14641-1 est venue internationaliser les exigences en matière de conformité au niveau de l’archivage électronique.

Nous le savons, vous aussi, comme d’autres entrepreneurs et responsables de services, vous avez besoin de conseils et surtout de la bonne solution en matière d’archivage électronique.

N’hésitez plus à prendre contact avec les équipes systhen, qui sauront vous accompagner tout au long de votre démarche.

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RGPD ET CONFIDENTIALITÉ

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