facture-ecran-sablier

Pourquoi une facture au format PDF n’est pas une facture électronique ?

En octobre 2024, l’Etat français a validé officiellement le calendrier de mise en place de la réforme qui débutera dès septembre 2026. Afin de vous accompagner au mieux, l’ensemble des articles systhen sera actualisé dès que nécessaire, en suivant les annonces gouvernementales.
Mise à jour : octobre 2024

Dans un monde où les piles de papiers se transforment en fichiers numériques, il est temps de se pencher réellement sur le sort des factures. Pensant être en conformité avec la réforme fiscale qui rend obligatoire la facturation électronique, nombreuses sont les entreprises qui se contentent d’envoyer des factures au format PDF et les considèrent comme des factures électroniques. Mais détrompez-vous ! Il est temps de démêler ce sac de nœuds et de comprendre pourquoi une facture au format PDF n’est pas une véritable facture électronique. Préparez-vous à découvrir les différences étonnantes et à en apprendre plus sur l’univers fascinant (oui oui, c’est promis) des factures électroniques et de leur format !

Comprendre la différence entre une facture au format PDF et une facture électronique

Qu’est-ce qu’une facture au format PDF ?

Imaginez une facture figée dans un fichier PDF, comme un vieux parchemin sans vie. Elle ressemble à une facture, elle peut être imprimée, mais elle est totalement statique. Les informations qu’elle contient ne sont pas structurées de manière électronique, ce qui signifie qu’elles ne peuvent pas être facilement extraites, modifiées ou intégrées dans un système de gestion. C’est un peu comme essayer de conduire une voiture à pédales alors que vous pourriez être au volant d’une voiture de course. 🏎️

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Maintenant, imaginez une facture dotée de superpouvoirs numériques. Elle est dynamique, structurée et prête à être intégrée dans votre système de gestion avec une aisance déconcertante. Une véritable facture électronique est un fichier qui suit des normes spécifiques et contient des informations structurées, permettant un traitement automatisé. Elle est capable de se connecter avec d’autres systèmes, d’envoyer des signaux lumineux dans tous les sens et de simplifier votre vie de manière exponentielle. C’est comme passer d’une cabane en bois à un gratte-ciel ultramoderne. Vous voyez bien que c’est fascinant ! 🤩

Les limites d’une facture au format PDF

Absence d’interopérabilité

Dans un monde où chaque pays a sa propre langue, sa propre monnaie et sa propre unité de mesure, il est parfois compliqué de bien communiquer. Eh bien, c’est un peu ce qui se passe avec les factures au format PDF. Elles manquent cruellement d’interopérabilité, ce qui signifie qu’elles ne sont pas facilement compréhensibles par différents systèmes et logiciels. Selon une étude récente menée par Syntec numérique, près de 60% des entreprises rencontrent des difficultés lorsqu’elles doivent traiter des factures PDF provenant de différents fournisseurs.

Manque de sécurité et d’intégrité des données

Les factures au format PDF, telles des bouteilles à la mer, peuvent être facilement interceptées, modifiées ou même perdues en cours de route. Selon la même étude, près de 80% des entreprises qui utilisent encore des factures au format PDF ont connu des problèmes de sécurité des données. À l’heure où la sécurité des données, à la fois pour les particuliers mais aussi pour les entreprises, est un véritable enjeu sociétal, il est important de mettre tous les atouts de votre côté. En effet, les factures électroniques sont sécurisées grâce à des protocoles de cryptage et à des signatures numériques. Elles sont comme un coffre-fort numérique inviolable.

Difficulté de traitement automatique

Vous avez une armée de logiciels prêts à automatiser vos tâches administratives, mais incapables de déchiffrer les informations d’une facture au format PDF. C’est bien dommage ! Les factures PDF sont souvent créées de manière non standardisée, avec des variations dans la mise en page, les polices de caractères et même les informations clés. Résultat : les logiciels de traitement automatique des factures se retrouvent dans une confusion totale. En revanche, les factures électroniques, avec leur structure claire et normalisée, sont prêtes à être dévorées par nos solutions, avides d’automatisation.

newsletter

Restez moteur de votre secteur,
abonnez-vous à notre newsletteuuur !

Retrouvez chaque mois dans votre boîte mail les dernières actualités de la transformation
digitale documentaire !

Les avantages de la facturation électronique

Automatisation et gain de temps

Pouvoir déléguer toutes les tâches fastidieuses de traitement des factures à une solution ultra-efficace, le bonheur. Eh bien, c’est exactement ce que vous pouvez faire avec la facturation électronique ! D’après l’étude menée par le gouvernement et relatée sur les fiches Pratic à l’usage des dirigeants d’entreprises, les entreprises qui ont adopté la facturation électronique ont constaté une réduction de 80% du temps consacré au traitement des factures. Votre propre assistant personnel, prêt à jongler avec les chiffres et à vous libérer du fardeau administratif. Alors dites adieu aux montagnes de papiers et bonjour à la productivité !

Réduction des coûts

Le passage à la facturation électronique, la véritable, pas le format PDF hein, ne permet pas uniquement d’économiser du temps. Cela peut vous permettre également d’économiser des sommes considérables en frais d’impression, d’envoi postal et de stockage de vos factures. Selon une enquête récente, la facturation électronique peut réduire les coûts administratifs de 50 à 70%. Plus simple, plus rapide, moins cher.

Amélioration de la traçabilité et de la conformité

Et enfin, pouvoir retracer chaque mouvement de vos factures avec une précision digne d’un détective. Les factures électroniques offrent une traçabilité inégalée, ce qui signifie que vous pouvez suivre chaque étape du processus de facturation, de la création à la réception du paiement. Notre étude nous indique également que les entreprises qui utilisent la facturation électronique constatent une augmentation de 30% de la conformité fiscale. Un petit peu comme un superpouvoir de conformité (découvrir les formats adéquat aux exigences de conformité) qui vous protège des tracas administratifs et des pénalités. Ainsi, au revoir les cauchemars fiscaux et embrassez la tranquillité d’esprit !

En conclusion, il est clair que les factures au format PDF ne sont pas à la hauteur des véritables factures électroniques. Elles ne peuvent rivaliser avec l’interopérabilité, la sécurité et l’automatisation offerts par la facturation électronique. Alors, il est grand temps de dire adieu aux PDF figés et de plonger dans le monde merveilleux des factures électroniques.


Mockup-GEC-list

Contenu exclusif : la checklist en 10 étapes clés pour initier et réussir votre projet de GEC !

Pour vous lancer sans stress dans le déploiement de votre Gestion Electronique des Courriers, téléchargez notre GEC list simple en 10 étapes et découvrez les conseils de notre équipe Chefs de Projets😄.

Dématérialisez le traitement de vos factures avec systhen !

systhen vous accompagne dans le choix de votre solution, et vous propose un accompagnement détaillé et complet pour répondre au mieux à vos différents besoins, tout en étant prêts et en conformité avec la réforme.

Envie de faire le point sur vos besoins ?

Discutez avec nos experts systhen et démarrez votre projet dès aujourd’hui !

Livre Blanc
Réussir sa transition vers la facture électronique

Vous aurez pour obligation de recevoir vos factures au format électronique et en fonction du calendrier de mise en place, d’émettre vos factures via ces mêmes formats.

Nous vous expliquons dans ce guide illustré, tout ce que vous devez savoir pour anticiper et gérer au mieux le passage de cette réforme.

Factur-X, PDP, e-reporting n’auront plus de secrets pour vous !

Replay Webinar
Préparez votre transition vers la facture électronique

Découvrez dans ce webinar animé par Deloitte, systhen et Yooz :

  • La nouvelle réglementation relative à la réforme 
  • Les grandes étapes à suivre pour sa mise en œuvre
  • Les briques technologiques indispensables à l’ère de la facturation électronique
  • La démonstration de la solution InvoiceHUB by Yooz
  • En savoir plus