Vous le savez, la dématérialisation documentaire impacte toutes les sphères de l’entreprise. Le département des Ressources Humaines n’est pas en reste et de plus en plus de responsables manifestent aujourd’hui un intérêt grandissant sur l’optimisation de leur gestion quotidienne. La transformation digitale des services RH représente une belle opportunité d’améliorer leur gestion administrative en facilitant la communication avec les différents services de l’entreprise. Découvrez dans cet article, 5 raisons de dématérialiser vos dossiers RH.
Qu’est-ce que la dématérialisation du service RH ?
La dématérialisation des ressources humaines consiste à digitaliser l’ensemble des documents et des processus RH. L’objectif est de remplacer tous les documents papier par des fichiers numériques (bulletins de salaire, contrats de travail, documents administratifs…) et de les conserver sur des supports informatiques. La dématérialisation des processus consiste à digitaliser les échanges relatifs aux questions RH par le biais de plateformes collaboratives telle que DocumentHUB. Cela peut concerner l’onboarding (signature du contrat, collecte des pièces justificatives pour la constitution du dossier du salarié), l’envoi des documents RH aux salariés, la mise à disposition du bulletin de salaire dans un coffre-fort électronique ou encore le processus d’offboarding.
La dématérialisation RH en chiffres
42% des actifs français reçoivent leur bulletin de salaire dans un coffre-fort numérique, par e-mail ou via un intranet.
Selon le Baromètre de la Dématérialisation des documents RH, réalisé par Digiposte en 2021.
71% des salariés non encore sollicités, accepteraient de recevoir leur bulletin de paie au format numérique.
Selon le Baromètre de la Dématérialisation des documents RH, réalisé par Digiposte en 2021.
61% des décideurs RH pensent que la dématérialisation représente une opportunité de se focaliser sur des missions à forte valeur ajoutée.
Selon le Baromètre de l’Usine Digitale réalisé par Sopra HR en 2022.
63% des professionnels RH consacrent plus de la moitié de leur temps aux tâches administratives.
Selon le Baromètre 2022 des Editions Tissot.
24% des professionnels RH rêveraient de pouvoir faire disparaitre les tâches administratives.
Selon le Baromètre 2022 des Editions Tissot.
Que dit la loi ?
La dématérialisation RH est vivement encouragée par la loi depuis plusieurs années :
Quels documents et processus RH dématérialiser ?
Bulletin de salaire, contrat de travail, avenant, justificatif d’absence : tous les documents RH peuvent être dématérialisés, centralisés dans des espaces dédiés, être accessible par tous les utilisateurs autorisés et archivés en ligne.
De la signature du contrat à l’offboarding, l’ensemble des processus RH peut être digitalisé :
Les 5 raisons de dématérialiser vos processus RH
1 – Un réel gain d’efficacité et de productivité
La dématérialisation des processus RH facilite le partage et l’échange des informations et des documents. Elle offre également un véritable gain de temps dès sa mise en place en vous permettant entre autres, de classer automatiquement l’ensemble des pièces justificatives des salariés, de suivre l’avancée de signatures en temps réel, de relancer les retardataires en un clic ou encore de retrouver des informations dans les dossiers du personnel directement via un moteur de recherche.
2 – Une centralisation de toutes vos informations pour des recherches simplifiées
L’une des principales raisons de dématérialiser les ressources humaines est la centralisation des informations sur une base documentaire unique. Ces informations sont accessibles de manière sécurisée et à distance depuis n’importe quel navigateur et n’importe quel appareil. Le classement des informations RH se fera de manière quasi-automatique, en diminuant la saisie et en facilitant la recherche.
3 – Un retour sur investissement immédiat
Une des principales raisons pour lesquelles les services RH font le choix de dématérialiser leurs processus est la réduction des coûts et le retour sur investissement immédiat que cela engendre. En effet, 5% du chiffre d’affaires des entreprises qui ne sont pas encore dématérialisées est consacré à la gestion des documents papiers. Dès les premiers mois, vous allez faire des économies sur vos coûts papiers (impressions, enveloppes, affranchissement, etc.) et améliorer la productivité de votre service RH grâce à la suppression des tâches de distribution et d’envoi du courrier. Signer électroniquement ses contrats de travail, avenants, EAT permet également de supprimer les multiples impressions papier. En analysant les gains obtenus dans deux entreprises françaises qui ont dématérialisé leurs tâches administratives, le cabinet d’études Forrester constate un retour sur investissement de 122% et un amortissement des coûts en 3 mois.
4 – Une meilleure sécurité et conformité
La dématérialisation des documents RH permet d’améliorer la sécurisation des échanges et l’archivage des données. D’une part, les informations numérisées ne sont pas accessibles aux personnes extérieures à l’entreprise, et d’autre part, les droits et accès de chaque collaborateur sont paramétrés afin de limiter l’accès aux informations sensibles pour respecter la confidentialité des données et de la vie privée.
5 – Une mise en place très simple et rapide
Aujourd’hui, les logiciels en mode Saas (Software As a Service) vous permettent de les utiliser sans avoir à les installer au préalable sur votre ordinateur et sont accessibles directement via un portail web. Vous n’avez donc pas besoin d’investir dans un parc informatique ou de mobiliser l’équipe informatique de votre entreprise. Un ordinateur et une connexion internet suffisent.
