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Bleu Bonheur automatise le traitement de ses commandes pour un gain important de productivité

Le contexte

Depuis 45 ans, Senior & Cie, spécialisée historiquement dans la vente par correspondance, commercialise des vêtements pour senior sous la marque « Bleu Bonheur » au travers de catalogues et de son site web. Senior & Cie qui traite quotidiennement des centaines de bons de commandes et chèques, a décidé depuis quelques années de se tourner vers le digital afin d’automatiser la numérisation de ses flux documentaires et le traitement des données qu’ils contiennent. C’est une nouvelle organisation beaucoup plus efficace qui s’est mise en place, pour un gain de productivité sans précédent ! On fait le point avec Delphine Bridot, Responsable du département Relation Client chez Senior & Cie.

Au programme

  1. La transformation digitale chez Senior & Cie
  2. La problématique client
  3. Les solutions : deux scanners pour deux usages
  4. Les bénéfices client au quotidien
  5. L’accompagnement systhen
  6. Focus sur Capture Suite

La transformation digitale chez Senior & Cie

Historiquement dans la vente par correspondance, Senior & Cie a décidé de prendre le virage du numérique dès les années 2000. Le marché de la vente en ligne était à l’époque en pleine croissance, il était donc impératif pour la marque de s’adapter aux nouveaux modes de consommation en développant son site internet. L’entreprise familiale rassemble aujourd’hui 120 salariés et ce n’est pas moins d’un million de colis par an qui sont envoyés en France et en Belgique chaque année.

Aujourd’hui Senior & Cie reçoit des commandes par internet mais aussi des bons de commande par courrier : son cœur de cible, issue de la « silver économie » privilégie encore à hauteur de 65% la prise de commande papier. 70% de ces commandes arrivent d’ailleurs avec un chèque bancaire.

L’entreprise gère donc à la fois un flux de courrier haut-volume et des commandes 100% digitales.

La problématique client

Un service entier de l’entreprise est dédié au flux courrier. Ce service avait pour habitude de prendre en charge la saisie de ses commandes manuellement par le biais d’un logiciel dédié à la saisie. Cela demandait beaucoup de ressources humaines, de temps et les opérateurs qui effectuaient ce travail dédiaient leurs heures de travail uniquement à cette tâche chronophage.

Senior & Cie souhaitait donc adapter son organisation en s’équipant de nouvelles solutions afin d’optimiser la gestion et le traitement de ses commandes papier.

Petit récap’ du cahier des charges

« Il nous fallait une solution très fiable. »

Delphine Bridot
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Les solutions : deux scanners pour deux usages

Depuis 2015, pour faciliter le quotidien des salariés, Senior & Cie a pris le parti d’intégrer dans l’entreprise deux scanners de production, ce qui leur permet de pouvoir gérer, en parallèle, deux activités de traitement, en fonction de la nature des documents.

Les informations contenues dans les bons de commandes et les chèques sont maintenant automatiquement extraites. Un QR Code avec l’ensemble des données clients est d’ailleurs lu à 99% par le scanner et près de 25% de ces supports ne requièrent plus aucune intervention humaine, avec un retour d’anomalies quasi-inexistant. Le traitement des documents, même froissés ou pliés avec une écriture manuscrite est également opérationnel.

Aujourd’hui le traitement des chèques est également facilité avec la reconnaissance de la ligne CMC7 et un envoi en direct auprès de la banque.

« Les scanners sont parfaitement adaptés à notre activité. Utiliser deux scanners nous permet de réaliser deux actions en parallèle. »

Delphine Bridot

Les bénéfices client au quotidien

  • Collaboration et organisation optimisées

Depuis l’automatisation du traitement des données, contenues dans les bons de commandes et les chèques, les opérateurs de Senior & Cie, initialement dédié aux tâches de saisie, ont vu leur postes évoluer. Les employés ont plus de temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, pour se former et ont gagné en polyvalence.

  • Un réel gain de productivité

En automatisant la saisie des bons de commandes et des chèques, l’entreprise constate un gain de productivité de +60%. Les erreurs de saisie sont également quasi-inexistantes.

  • Un gain de place grâce à un archivage dématérialisé

La dématérialisation de ces bons de commandes permet également de ne plus stocker les éléments sous format papier, mais de les stocker dans un Système d’Archivage Electronique. Après avoir été numérisés et traités, tous les bons de commandes papier concernés sont aujourd’hui détruits offrant un gain de place dans les locaux.

« A l’heure, nous numérisons 900 bons. Nous traitons ensuite 204 documents via la technologie ibml contre 80 lorsque nous étions en saisie manuelle« .

Delphine Bridot

L’accompagnement systhen

systhen accorde une place importante dans l’accompagnement de ses clients tout le long de leurs projets. Les experts systhen ont été aux cotés de Senior & Cie lors de chaque étape : de la compréhension de leurs besoins, à la mise en place de leurs scanners et logiciels, en passant par la formation des équipes. Un suivi complet de plusieurs mois a par la suite permis de rester à leur écoute pour répondre aux différentes interrogations.

« systhen c’est une équipe efficace où l’humain est bien présent ! Un mot clé ? Efficacité, écoute et professionnalisme ! »

Delphine Bridot

Focus sur Capture Suite :

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Solution complète et intuitive :

  • Capture tous types de documents en multicanal (scanners toute marque, e-mail, mobile, MFP, fichiers numériques…)
  • Amélioration des images des documents
  • Extraction des informations pendant et/ou après la numérisation
  • Validation des documents automatique par réferentiel
  • Exports configurables via des fichiers de sortie structurés

Solution Intelligente :

  • Suppression de la saisie manuelle des données
  • Utilisation de métadonnées
  • Reconnaissance des données sur document structuré ou non structuré : OMR (marques), MICR (encre magnétique), codes-barres, logos, ICR (écriture manuscrite).

A propos de Bleu Bonheur

Depuis plus de 40 ans, partant de l’idée que les femmes sont toutes différentes, Bleu Bonheur offre des créations « sur mesure » dans un choix de tailles très large. Cette offre s’accompagne également d’une offre au masculin et d’articles pratiques pour la maison.

Sous l’enseigne Bleu Bonheur, la société Senior & Cie est présente à la fois en France et en Belgique. Membre de la FEVAD, Senior & Cie diffuse 25 millions de catalogues auprès d’un million et demi de clientes.

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