🤝 Secteur d’activitĂ© : commerce textile
🙏 Effectif : autour de 100 collaborateurs
💡Solution déployée : scanners de chèques et de bordereaux de commandes
Le contexte
Depuis 45 ans, Senior & Cie, spécialisée historiquement dans la vente par correspondance, commercialise des vêtements pour senior sous la marque « Bleu Bonheur » au travers de catalogues et de son site web. Senior & Cie qui traite quotidiennement des centaines de bons de commandes et chèques, a décidé depuis quelques années de se tourner vers le digital afin d’automatiser la numérisation de ses flux documentaires et le traitement des données qu’ils contiennent. C’est une nouvelle organisation beaucoup plus efficace qui s’est mise en place, pour un gain de productivité sans précédent ! On fait le point avec Delphine Bridot, Responsable du département Relation Client chez Senior & Cie.
Au programme
La transformation digitale chez Senior & Cie
Historiquement dans la vente par correspondance, Senior & Cie a dĂ©cidĂ© de prendre le virage du numĂ©rique dès les annĂ©es 2000. Le marchĂ© de la vente en ligne Ă©tait Ă l’Ă©poque en pleine croissance, il Ă©tait donc impĂ©ratif pour la marque de s’adapter aux nouveaux modes de consommation en dĂ©veloppant son site internet. L’entreprise familiale rassemble aujourd’hui 120 salariĂ©s et ce n’est pas moins d’un million de colis par an qui sont envoyĂ©s en France et en Belgique chaque annĂ©e.
Aujourd’hui Senior & Cie reçoit des commandes par internet mais aussi des bons de commande par courrier : son cĹ“ur de cible, issue de la « silver Ă©conomie » privilĂ©gie encore Ă hauteur de 65% la prise de commande papier. 70% de ces commandes arrivent d’ailleurs avec un chèque bancaire.
L’entreprise gère donc Ă la fois un flux de courrier haut-volume et des commandes 100% digitales.
La problématique client
Un service entier de l’entreprise est dĂ©diĂ© au flux courrier. Ce service avait pour habitude de prendre en charge la saisie de ses commandes manuellement par le biais d’un logiciel dĂ©diĂ© Ă la saisie. Cela demandait beaucoup de ressources humaines, de temps et les opĂ©rateurs qui effectuaient ce travail dĂ©diaient leurs heures de travail uniquement Ă cette tâche chronophage.
Senior & Cie souhaitait donc adapter son organisation en s’Ă©quipant de nouvelles solutions afin d’optimiser la gestion et le traitement de ses commandes papier.
Petit rĂ©cap’ du cahier des charges
« Il nous fallait une solution très fiable. »
Les solutions : deux scanners pour deux usages
Depuis 2015, pour faciliter le quotidien des salariés, Senior & Cie a pris le parti d’intégrer dans l’entreprise deux scanners de production, ce qui leur permet de pouvoir gérer, en parallèle, deux activités de traitement, en fonction de la nature des documents.
Les informations contenues dans les bons de commandes et les chèques sont maintenant automatiquement extraites. Un QR Code avec l’ensemble des donnĂ©es clients est d’ailleurs lu Ă 99% par le scanner et près de 25% de ces supports ne requièrent plus aucune intervention humaine, avec un retour d’anomalies quasi-inexistant. Le traitement des documents, mĂŞme froissĂ©s ou pliĂ©s avec une Ă©criture manuscrite est Ă©galement opĂ©rationnel.
Aujourd’hui le traitement des chèques est Ă©galement facilitĂ© avec la reconnaissance de la ligne CMC7 et un envoi en direct auprès de la banque.
« Les scanners sont parfaitement adaptés à notre activité. Utiliser deux scanners nous permet de réaliser deux actions en parallèle. »
Les bénéfices client au quotidien
Depuis l’automatisation du traitement des données, contenues dans les bons de commandes et les chèques, les opérateurs de Senior & Cie, initialement dédié aux tâches de saisie, ont vu leur postes évoluer. Les employés ont plus de temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, pour se former et ont gagné en polyvalence.
En automatisant la saisie des bons de commandes et des chèques, l’entreprise constate un gain de productivité de +60%. Les erreurs de saisie sont également quasi-inexistantes.
La dématérialisation de ces bons de commandes permet également de ne plus stocker les éléments sous format papier, mais de les stocker dans un Système d’Archivage Electronique. Après avoir été numérisés et traités, tous les bons de commandes papier concernés sont aujourd’hui détruits offrant un gain de place dans les locaux.
« A l’heure, nous numĂ©risons 900 bons. Nous traitons ensuite 204 documents via la technologie ibml contre 80 lorsque nous Ă©tions en saisie manuelle« .
L’accompagnement systhen
systhen accorde une place importante dans l’accompagnement de ses clients tout le long de leurs projets. Les experts systhen ont été aux cotés de Senior & Cie lors de chaque étape : de la compréhension de leurs besoins, à la mise en place de leurs scanners et logiciels, en passant par la formation des équipes. Un suivi complet de plusieurs mois a par la suite permis de rester à leur écoute pour répondre aux différentes interrogations.
« systhen c’est une Ă©quipe efficace oĂą l’humain est bien prĂ©sent ! Un mot clĂ© ? EfficacitĂ©, Ă©coute et professionnalisme ! »
Focus sur Capture Suite :
Solution complète et intuitive :
Solution Intelligente :
A propos de Bleu Bonheur
Depuis plus de 40 ans, partant de l’idée que les femmes sont toutes différentes, Bleu Bonheur offre des créations « sur mesure » dans un choix de tailles très large. Cette offre s’accompagne également d’une offre au masculin et d’articles pratiques pour la maison.
Sous l’enseigne Bleu Bonheur, la sociĂ©tĂ© Senior & Cie est prĂ©sente Ă la fois en France et en Belgique. Membre de la FEVAD, Senior & Cie diffuse 25 millions de catalogues auprès d’un million et demi de clientes.