vente_distance

Bleu Bonheur automatise le traitement de ses commandes pour un gain important de productivité

🤝 Secteur d’activitĂ© : commerce textile
🙏 Effectif : autour de 100 collaborateurs
💡Solution déployée : scanners de chèques et de bordereaux de commandes

Le contexte

Depuis 45 ans, Senior & Cie, spĂ©cialisĂ©e historiquement dans la vente par correspondance, commercialise des vĂŞtements pour senior sous la marque « Bleu Bonheur » au travers de catalogues et de son site web. Senior & Cie qui traite quotidiennement des centaines de bons de commandes et chèques, a dĂ©cidĂ© depuis quelques annĂ©es de se tourner vers le digital afin d’automatiser la numĂ©risation de ses flux documentaires et le traitement des donnĂ©es qu’ils contiennent. C’est une nouvelle organisation beaucoup plus efficace qui s’est mise en place, pour un gain de productivitĂ© sans prĂ©cĂ©dent ! On fait le point avec Delphine Bridot, Responsable du dĂ©partement Relation Client chez Senior & Cie.

Au programme

  • La transformation digitale chez Senior & Cie
  • La problĂ©matique client
  • Les solutions : deux scanners pour deux usages
  • Les bĂ©nĂ©fices client au quotidien
  • L’accompagnement systhen
  • Focus sur Capture Suite
  • La transformation digitale chez Senior & Cie

    Historiquement dans la vente par correspondance, Senior & Cie a dĂ©cidĂ© de prendre le virage du numĂ©rique dès les annĂ©es 2000. Le marchĂ© de la vente en ligne Ă©tait Ă  l’Ă©poque en pleine croissance, il Ă©tait donc impĂ©ratif pour la marque de s’adapter aux nouveaux modes de consommation en dĂ©veloppant son site internet. L’entreprise familiale rassemble aujourd’hui 120 salariĂ©s et ce n’est pas moins d’un million de colis par an qui sont envoyĂ©s en France et en Belgique chaque annĂ©e.

    Aujourd’hui Senior & Cie reçoit des commandes par internet mais aussi des bons de commande par courrier : son cĹ“ur de cible, issue de la « silver Ă©conomie » privilĂ©gie encore Ă  hauteur de 65% la prise de commande papier. 70% de ces commandes arrivent d’ailleurs avec un chèque bancaire.

    L’entreprise gère donc Ă  la fois un flux de courrier haut-volume et des commandes 100% digitales.

    La problématique client

    Un service entier de l’entreprise est dĂ©diĂ© au flux courrier. Ce service avait pour habitude de prendre en charge la saisie de ses commandes manuellement par le biais d’un logiciel dĂ©diĂ© Ă  la saisie. Cela demandait beaucoup de ressources humaines, de temps et les opĂ©rateurs qui effectuaient ce travail dĂ©diaient leurs heures de travail uniquement Ă  cette tâche chronophage.

    Senior & Cie souhaitait donc adapter son organisation en s’Ă©quipant de nouvelles solutions afin d’optimiser la gestion et le traitement de ses commandes papier.

    Petit rĂ©cap’ du cahier des charges

    « Il nous fallait une solution très fiable. »

    Delphine Bridot
    seniorcie-cahiercharge

    Les solutions : deux scanners pour deux usages

    Depuis 2015, pour faciliter le quotidien des salariés, Senior & Cie a pris le parti d’intégrer dans l’entreprise deux scanners de production, ce qui leur permet de pouvoir gérer, en parallèle, deux activités de traitement, en fonction de la nature des documents.

  • Les chèques sont numĂ©risĂ©s grâce au scanner IBML ImageTracDS 10-85
  • Les bons de commande sont traitĂ©s avec le Fujitsu Fi-7800. 
  • Ces deux scanners fonctionnent avec la suite logicielle de traitement automatique des donnĂ©es IBML Capture Suite.
  • Les informations contenues dans les bons de commandes et les chèques sont maintenant automatiquement extraites. Un QR Code avec l’ensemble des donnĂ©es clients est d’ailleurs lu Ă  99% par le scanner et près de 25% de ces supports ne requièrent plus aucune intervention humaine, avec un retour d’anomalies quasi-inexistant. Le traitement des documents, mĂŞme froissĂ©s ou pliĂ©s avec une Ă©criture manuscrite est Ă©galement opĂ©rationnel.

    Aujourd’hui le traitement des chèques est Ă©galement facilitĂ© avec la reconnaissance de la ligne CMC7 et un envoi en direct auprès de la banque.

    « Les scanners sont parfaitement adaptés à notre activité. Utiliser deux scanners nous permet de réaliser deux actions en parallèle. »

    Delphine Bridot

    Les bénéfices client au quotidien

  • Collaboration et organisation optimisĂ©es
  • Depuis l’automatisation du traitement des donnĂ©es, contenues dans les bons de commandes et les chèques, les opĂ©rateurs de Senior & Cie, initialement dĂ©diĂ© aux tâches de saisie, ont vu leur postes Ă©voluer. Les employĂ©s ont plus de temps pour se consacrer Ă  des tâches Ă  plus forte valeur ajoutĂ©e, pour se former et ont gagnĂ© en polyvalence.

  • Un rĂ©el gain de productivitĂ©
  • En automatisant la saisie des bons de commandes et des chèques, l’entreprise constate un gain de productivitĂ© de +60%. Les erreurs de saisie sont Ă©galement quasi-inexistantes.

  • Un gain de place grâce Ă  un archivage dĂ©matĂ©rialisĂ©
  • La dĂ©matĂ©rialisation de ces bons de commandes permet Ă©galement de ne plus stocker les Ă©lĂ©ments sous format papier, mais de les stocker dans un Système d’Archivage Electronique. Après avoir Ă©tĂ© numĂ©risĂ©s et traitĂ©s, tous les bons de commandes papier concernĂ©s sont aujourd’hui dĂ©truits offrant un gain de place dans les locaux.

    « A l’heure, nous numĂ©risons 900 bons. Nous traitons ensuite 204 documents via la technologie ibml contre 80 lorsque nous Ă©tions en saisie manuelle« .

    Delphine Bridot

    L’accompagnement systhen

    systhen accorde une place importante dans l’accompagnement de ses clients tout le long de leurs projets. Les experts systhen ont été aux cotés de Senior & Cie lors de chaque étape : de la compréhension de leurs besoins, à la mise en place de leurs scanners et logiciels, en passant par la formation des équipes. Un suivi complet de plusieurs mois a par la suite permis de rester à leur écoute pour répondre aux différentes interrogations.

    « systhen c’est une Ă©quipe efficace oĂą l’humain est bien prĂ©sent ! Un mot clĂ© ? EfficacitĂ©, Ă©coute et professionnalisme ! »

    Delphine Bridot

    Focus sur Capture Suite :

    ibml_capture_suite

    Solution complète et intuitive :

  • Capture tous types de documents en multicanal (scanners toute marque, e-mail, mobile, MFP, fichiers numĂ©riques…)
  • AmĂ©lioration des images des documents
  • Extraction des informations pendant et/ou après la numĂ©risation
  • Validation des documents automatique par rĂ©ferentiel
  • Exports configurables via des fichiers de sortie structurĂ©s
  • Solution Intelligente :

  • Suppression de la saisie manuelle des donnĂ©es
  • Utilisation de mĂ©tadonnĂ©es
  • Reconnaissance des donnĂ©es sur document structurĂ© ou non structurĂ© : OMR (marques), MICR (encre magnĂ©tique), codes-barres, logos, ICR (Ă©criture manuscrite).
  • A propos de Bleu Bonheur

    Depuis plus de 40 ans, partant de l’idĂ©e que les femmes sont toutes diffĂ©rentes, Bleu Bonheur offre des crĂ©ations « sur mesure Â» dans un choix de tailles très large. Cette offre s’accompagne Ă©galement d’une offre au masculin et d’articles pratiques pour la maison.

    Sous l’enseigne Bleu Bonheur, la sociĂ©tĂ© Senior & Cie est prĂ©sente Ă  la fois en France et en Belgique. Membre de la FEVAD, Senior & Cie diffuse 25 millions de catalogues auprès d’un million et demi de clientes.

    bleu-bonheur

    Cela vous a donné envie ? Prenez RDV avec l’un de nos experts pour démarrer votre projet

    En savoir plus