Politique de données personnelles

En vigueur au 1er janvier 2022

1. Informations

A. Qui sommes-nous ?

SYSTHEN SAS
31, boucle de la Ramée – BP 749 – 38297 Saint-Quentin-Fallavier Cedex France
Tél. : +33 (0)4 74 94 62 60 – Fax : +33 (0)4 74 94 62 69
RCS Vienne 429 944 416 – N° Siret 429 944 416 00024

Capital social : 2 388 457, 00 €

TVA Intracommunautaire : FR 10 429 944 416

Code APE : 4651Z,

Directeur de la publication : Denis Blampoix, DGO – +33 (0)4 74 94 63 91 – denis.blampoix@systhen.com

Responsable de la rédaction : Marc Chayer, Responsable Marketing – +33 (0)4 69 31 70 57 – marc.chayer@systhen.com

Contact presse : Camille Gasnier, Chargée de communication – +33 (0)4 74 95 19 00 – camille.gasnier@systhen.com

SYSTHEN INTERNATIONAL SASU
31, boucle de la Ramée – BP 749 – 38070 Saint-Quentin-Fallavier Cedex France
Tél. : +33 (0)4 74 94 62 60 – Fax : +33 (0)4 74 94 62 69
RCS Vienne 532 377 090 – N° Siret 532 377 090 00016

Capital social : 8 396 400, 00 €

TVA Intracommunautaire : FR 92 532 377 090

Code APE/NAF : 4690Z

B. Nous contacter

Pour toute question concernant la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par l’un des moyens suivants :

  • Par courrier :

SYSTHEN SAS

A l’attention du délégué à la protection des données (DPO)

31 Boucle de la Ramée

38297 Saint Quentin-Fallavier Cedex

BP 749 – FRANCE

  • Par téléphone : +33 (0)4 74 94 62 60

Veuillez noter que SYSTHEN ne pourra répondre qu’aux questions ou demandes d’exercice de droits qui concernent cette présente Politique.

C. A propos de cette Politique Données Personnelles

Cette Politique Données Personnelles s’applique aux Informations que SYSTHEN ou ses partenaires sont susceptibles de collecter et traiter lorsque vous visitez Systhen.com, lorsque vous entrez en contact avec SYSTHEN pour obtenir des informations sur ses Services ou lorsque vous êtes en relation contractuelle avec SYSTHEN. SYSTHEN agit alors en qualité de responsable de traitement au sens de la réglementation en vigueur.

Dans le plus grand souci de protection de vos données personnelles, SYSTHEN en tant qu’éditeur de systhen.com s’efforce de mettre en place une Politique Données Personnelles compréhensible, transparente et en accord avec le Règlement européen 2016/679 dit règlement général sur la protection des données (RGPD) et la législation nationale (Loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée le 12 décembre 2018).

Cette Politique Données Personnelles entre en application à compter du 01/01/2022.

La présente Politique de Données Personnelles est susceptible de changer à tout moment. Nous vous informerons alors dans un délai raisonnable avant l’entrée en vigueur d’une nouvelle version de la Politique Données Personnelles, soit par l’envoi d’un email, soit par l’envoi d’une notification sur nos Applications ou sur notre Site.

Le Responsable de traitement est la société SYSTHEN.

D. Définitions

Lorsque Nous utilisons des termes en majuscule dans cette Politique, nous faisons référence aux définitions ci-dessous :

« ADE » ou « Avocats Délégués à la protection des données Externes » désigne chaque cabinet d’avocat membre du réseau des ADE et partenaire de SYSTHEN.

« Adhésion » désigne la souscription payante à un ou plusieurs Services proposés par SYSTHEN.

« Applications » désignent les logiciels permettant de bénéficier des Services proposés par SYSTHEN

« Client » désigne une personne physique, une entreprise ou toute autre organisme qui a souscrit une Adhésion ou qui achète des Produits et/ou Solutions auprès de SYSTHEN.

« Distributeur » désigne tout professionnel autorisé à distribuer commercialement Nos Services, nos Produits et nos Solutions.

« Donnée à caractère personnel » désigne toute information permettant d’identifier directement (nom, prénom, par exemple) ou indirectement (numéro client, numéro de téléphone, numéro d’immatriculation pour la gestion d’un parking, donnée biométrique, etc.) une personne. Une personne peut ainsi être identifiée à partir d’une seule donnée (ex. : numéro de sécurité sociale) ou à partir du croisement de données (personne vivant à telle adresse, née tel jour, abonnée à tel magazine et militant dans telle association).

« Identifiants » désigne les identifiants personnels et confidentiels permettant à chaque Partenaire autorisé d’accéder et d’utiliser nos Services.

« Informations » désigne les données à caractère personnel qui vous concernent, que ces Informations vous identifient de manière directe ou de manière indirecte.

« Nous », « Nos » « Notre » et « SYSTHEN » désignent la société SYSTHEN SAS telle qu’identifiée à la section « Qui sommes-nous ».

« Partenaires » désigne l’ensemble des partenaires techniques et commerciaux de SYSTHEN incluant les Solutions Tierces dont la liste exhaustive est tenue à jour sur le Site. Certains partenaires peuvent ne pas être mis en avant sur le Site en raison d’accords commerciaux spécifiques, ils seront dans tous les cas identifiés dans la rubrique « Identité de nos Partenaires » de la présente Politique.

« Politique » désigne la présente Politique Données Personnelles.

« Prospect » désigne une personne physique, une entreprise ou toute autre organisme pouvant être intéressée par les Services proposés par SYSTHEN mais qui n’est pas encore Client.

« Responsable du traitement » désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement et sur lequel reposent les obligations prévues par le règlement. Il peut s’agir, par exemple, de l’employeur ou du service des ressources humaines.

« Services » désigne les Applications, et les prestations de services proposés par SYSTHEN.

« Site » désigne notre site internet accessible via le nom de domaine http://systhen.fr.

« Solution » désigne toute solution matérielle, logicielle et services développés par SYSTHEN.

« Solutions Tierces » désigne les bases de données ou les solutions logicielles autres que la Solution, éditées par des personnes tierces de SYSTHEN et qui peuvent fonctionner avec les Solutions développées par SYSTHEN.

« Traitement de données personnelles » désigne une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement, interconnexion, limitation, effacement, destruction).

« Utilisateur » désigne les personnes utilisant nos Applications.

« Visiteur » désigne toute personne visitant notre Site.

2. Charte pour les Clients et Prospects

Cette section explique les traitements concernant les Clients et Prospects de SYSTHEN tels que définis à l’article « Définitions».

A. Informations collectées

Nous collectons, traitons et utilisons différentes catégories d’Informations que vous nous fournissez directement ou que Nous collectons automatiquement et de façon indirecte.

Ces Informations sont les suivantes :

Catégories d’Informations collectéesInformations collectées
IdentitéCivilité, nom ou raison sociale, prénoms, adresse (y compris siège social, lieu de facturation), n° de téléphone, adresses courriel, code interne de traitement permettant l’identification du client, code d’identification comptable, numéro SIREN
Suivi de la relation commercialeDemandes de documentation, demandes d’essai, services ou abonnements souscrits, services faisant l’objet de la commande et de la facture, quantité, montant, périodicité, date et montant de la commande et de la facture, échéance de la facture, conditions et adresse de livraison, historique des achats et des prestations de services, retour des produits, origine de la vente (vendeur, représentant, partenaire, affilié).
La commande, les factures, correspondances avec le client et service après-vente, échanges et commentaires des clients et prospects, personne(s) en charge de la relation client.
En vue de sollicitationsDonnées nécessaires à la réalisation des actions de fidélisation, de prospection, d’étude, de sondage, de test produit et de promotion, à l’organisation et au traitement des jeux-concours, de loteries et de toute opération promotionnelle telles que la date de participation, les réponses apportées aux jeux concours et la nature des lots offerts.

B. Finalités et bases légales

Les raisons pour lesquelles nous collectons vos Informations et les bases légales qui nous permettent de les traiter sont les suivantes :

FinalitésBases légales
Relation contractuelle : Gestion des contrats (y compris programme de fidélité) : Commandes, fourniture des Services, service après-vente
Relation contractuelle : Respect des obligations comptables, commerciales, fiscales en lien avec la gestion des contrats
Relation contractuelle : Gestion des litiges, précontentieux et contentieux
Gestion des sollicitations : Répondre aux demandes de renseignements des Prospects, brochures commerciales, etc.
Prospection : Faire connaître nos offres commerciales aux Prospects ou adresser aux Clients existants des produits/services analogues à ceux déjà achetés
Gestion RGPD : Gestion de l’historique d’exercice des droits
Transmission des coordonnées Client / Prospect à un Partenaire
Exécution du contrat
Obligation légale
Intérêt légitime d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat
Intérêt légitime
Intérêt légitime
Intérêt légitime
Soit Consentement
Soit Exécution du Contrat avec le Client / Prospect (lorsqu’une offre souscrite par le Client inclue la fourniture d’une prestation par un Partenaire)

B. Durée de conservation

Nous conservons vos Informations pour les durées suivantes :

FinalitésDurées de conservation
Relation contractuelle : Gestion des contrats (y compris programme de fidélité) : Commandes, fourniture des Services, service après-venteDurée de la relation contractuelle
Relation contractuelle : Respect des obligations comptables, commerciales, fiscales en lien avec la gestion des contratsSous la forme d’archive intermédiaire : durée légale de conservation prévue
Relation contractuelle : Gestion des litiges, pré-contentieux et contentieuxDurée de la prescription liée (prescription civile, commerciale)
Gestion des sollicitations : Répondre aux demandes de renseignements des Prospects, demande de démonstration d’un produit, brochures commerciales, etc.3 ans compter du dernier contact avec la personne ou à compter de l’exercice du droit d’opposition de la personne
Prospection : Faire connaître nos offres commerciales aux Prospects ou adresser aux Clients existants des produits/services analogues à ceux déjà achetés3 ans à compter du dernier contact avec la personne ou à compter de l’exercice du droit d’opposition par la personne
Gestion RGPD : Gestion de la liste d’opposition à la prospection3 ans à compter de l’exercice du droit d’opposition par la personne
Transmission des coordonnées Client / Prospect à un PartenaireProspect : 3 ans à compter du dernier contact avec la personne
Client : Durée de la relation contractuelle

Au-delà, certaines Informations commerciales pourront être conservées plus longtemps sous forme d’archivage et en dehors de nos bases de données actives, notamment à des fins probatoires pendant la durée de prescription applicable (5 ans en matière civile et commerciale) ainsi qu’à des fins comptables (10 ans à compter de leur date).

3. Charte pour les Partenaires

Cette section définit les collectes et traitements effectués par nos Partenaires, qu’il s’agisse de Distributeurs ou d’Avocats Délégués à la protection des données Externe, tels que définis à l’article « Définitions ».

A. Informations collectées

Nous collectons, traitons et utilisons différentes catégories d’Informations que vous nous fournissez directement ou que Nous collectons automatiquement et de façon indirecte.

Ces Informations sont les suivantes :

Catégories d’Informations collectéesInformations collectées
Identité du contact PartenaireCivilité, nom et prénom, raison sociale de l’entreprise représentée, prénoms, adresse (y compris siège social, lieu de facturation), n° de téléphone, adresse courriel, fonction, code interne de traitement permettant l’identification du Partenaire, code d’identification comptable.
Informations diverses fournies par le PartenaireMessage du formulaire de contact, activité du partenaire, expériences professionnelles, etc.
Clientèle suivie par le PartenaireIdentité des Clients et Prospects assignés au Partenaire

B. Finalités et bases légales

Les raisons pour lesquelles nous collectons vos Informations et les bases légales qui nous permettent de les traiter sont les suivantes :

FinalitésBases légales
Relation contractuelle : Gestion des contrats de partenariats : suivi de la fourniture des Services, gestion du réseau des Distributeurs.Exécution du contrat
Relation contractuelle : Respect des obligations comptables, commerciales, fiscales en lien avec la gestion des contratsObligation légale
Relation contractuelle : Gestion des litiges, pré-contentieux et contentieuxIntérêt légitime d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat
Prospection : Répondre aux demandes de renseignements des potentiels PartenairesIntérêt légitime
Gestion RGPD : Gestion de la liste d’opposition à la prospectionIntérêt légitime

C. Durée de conservation

Nous conservons vos Informations pour les durées suivantes :

FinalitésDurées de conservation
Relation contractuelle : Gestion des contrats de partenariats : suivi de la fourniture des Services, gestion du réseau des Distributeurs.Durée de la relation contractuelle
Relation contractuelle : Respect des obligations comptables, commerciales, fiscales en lien avec la gestion des contratsSous la forme d’archive intermédiaire : durée légale de conservation prévue
Relation contractuelle : Gestion des litiges, précontentieux et contentieuxDurée de la prescription liée (prescription civile, commerciale)
Prospection : Répondre aux demandes de renseignements des potentiels Partenaires3 ans à compter du dernier contact avec la personne ou à compter de l’exercice du droit d’opposition par la personne
Gestion RGPD : Gestion de la liste d’opposition à la prospection3 ans à compter de l’exercice du droit d’opposition par la personne

Au-delà, certaines Informations commerciales pourront être conservées plus longtemps sous forme d’archivage et en dehors de nos bases de données actives, notamment à des fins probatoires pendant la durée de prescription applicable (5 ans en matière civile et commerciale) ainsi qu’à des fins comptables (10 ans à compter de leur date).

4. Charte pour les Visiteurs

Cette section définit les collectes et traitement des données des Visiteurs de notre Site tels que définis à l’article « Définitions ».

A. Cookies utilisés

SYSTHEN utilise des cookies ainsi que des traceurs sur son Site et sur son Application, à différentes fins.

Un « cookie » est un fichier de taille limitée, généralement constitué de lettres et de chiffres, envoyé par le serveur internet au fichier cookie du navigateur situé sur le disque dur de votre ordinateur.

Nous avons ainsi recours à différentes catégories de cookies :

Cookies techniques (nécessaires)

Nous avons besoin de déposer ces cookies pour que notre Site ou nos Applications fonctionnent correctement.

Par exemple, les cookies techniques vont nous permettre de savoir que vous êtes connecté, de vous proposer la langue de votre choix, d’afficher le site internet en fonction de vos préférences de présentation, de mieux gérer la charge de nos serveurs, etc.

Cookies analytiques et fonctionnels

Nous déposons ces cookies pour mieux comprendre la façon dont vous utilisez nos Services, les fonctionnalités que vous utilisez le plus, etc.

Cookies en lien avec les vidéos

Nous sommes susceptibles d’inclure sur Notre Site des vidéos hébergées sur Youtube. Youtube est alors seul responsable de la gestion des cookies sur son site. L’utilisation des cookies par Youtube est régie par les règles de confidentialité de Google.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le lien suivant : https://policies.google.com/privacy?gl=FR&hl=fr

Cookies et plug-in de réseaux sociaux (boutons sociaux)

Nous sommes susceptibles d’inclure sur Notre Site des applications informatiques émanant de tiers, qui vous permettent de partager des contenus de Notre Site avec d’autres personnes ou de faire connaître à ces autres personnes votre consultation ou votre opinion concernant un contenu de Notre Site. Tel est notamment le cas des boutons « Partager », « J’aime », issus de réseaux sociaux tels que « Facebook », « Twitter », etc.

Le réseau social est susceptible de vous identifier grâce à ce bouton, même si vous ne l’avez pas utilisé lors de votre consultation de notre site. Ce type de bouton applicatif peut permettre au réseau social concerné de suivre votre navigation sur Notre Site, du seul fait que votre compte au réseau social était activé sur votre terminal (session ouverte) durant votre navigation sur Notre Site.

Nous n’avons aucun contrôle sur le processus employé par les réseaux sociaux pour collecter des informations relatives à votre navigation sur Notre Site et associées aux données personnelles dont ils disposent. Tout traitement ultérieur de vos données personnelles ainsi collectées par le réseau social relève de la seule responsabilité de ce dernier. Nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de tout réseau social dont des modules sont intégrés à nos sites et notamment:

Vous trouverez ici la liste des cookies que nous utilisons

B. Vos préférences pour les cookies

Vous pouvez vous opposer à l’utilisation des cookies en indiquant vos préférences dans notre outil de paramétrage ici.

C. Catégories de données collectées

Informations de connexion : Nous collectons des informations liées à votre connexion sur notre Site, nos applications ou nos services. Ces informations sont notamment votre adresse IP, la page visitée, la page de provenance, l’heure et la date de connexion, etc.

Informations liées à vos appareils : Nous collectons des informations liées au système d’exploitation utilisé par votre matériel, la marque ou le type d’appareil que vous utilisez, la résolution de votre écran, etc.

Informations provenant des Solutions Tierces : Lorsque vous décidez d’utiliser nos Services avec des Solutions Tierces, nous pouvons collectez des informations provenant de ces Solutions Tierces. Ces informations sont notamment votre nom d’utilisateur, votre identifiant unique chez ces Services tiers, des jetons d’accès nous permettant d’être reconnu par les Solutions Tierces, etc.

5. Dispositions applicables à tous

A. Informations à fournir obligatoirement

Nous avons parfois besoin de vos Informations. Ne pas nous fournir une information obligatoire peut avoir des conséquences :  Par exemple, Nous avons besoin de votre adresse email et d’un mot de passe. Nous ne pourrons pas créer votre Compte Client, ou nous ne pourrons pas vous recontacter pour adresser les renseignements souhaités, ni même vous demander la remise à jour de vos autres données personnelles comme la loi nous y oblige.

Lorsqu’une information est obligatoire, Nous vous expliquons pourquoi Nous en avons besoin à proximité du champ de collecte.

B.  Destinataires de vos Informations

A Nos Equipes :

Vos Informations peuvent être communiquées à Nos différentes équipes en fonction des finalités de Nos traitements. Par exemple, notre équipe Services Clients a accès à vos Informations pour traiter votre commande, notre équipe Technique peut avoir accès à vos Informations pour intervenir sur nos Services, etc.

A nos prestataires techniques :

A qui ?Pourquoi ?                                                            Nature de la collecte et finalité
LacooperativedesinternetsPour l’hébergement, la conception et le développement de notre SiteLogs techniques

A nos Partenaires :

Il peut aussi s’agir de Partenaires offrant des services technologiques qui s’intègrent de façon transparente aux logiciels distribués par SYSTHEN.

Pour des besoins de collaboration avec SYSTHEN, ces Partenaires peuvent avoir accès à vos Informations dans les limites et conditions fixées au sein d’accords de sous-traitance RGPD établis entre eux et SYSTHEN et garantissant un traitement de vos données conforme à la législation et au règlement européen en vigueur.

La liste de nos Partenaires figure à l’article « Identité de nos Partenaires ».

Aux autorités administratives ou judiciaires :

Dans le cadre des lois en vigueur, lorsque SYSTHEN reçoit une réquisition d’une autorité réglementaire ou de la justice l’ordonnant de communiquer certaines Informations.

C. Identité de nos Partenaires

Voici la liste de nos Partenaires (et prestataires) :

A qui ?  Pourquoi ?
KODAKPour des nécessités de maintenance de nos produits et services
PRESTINFOPour des nécessités de maintenance de nos produits et services
SM INFORMATIQUE Pour des nécessités de maintenance de nos produits et services
OMICRONE/SERVITECHPour des nécessités de maintenance de nos produits et services
COPIE CONFORMEPour des nécessités de maintenance de nos produits et services

D. Effectuez-vous du profilage sur mes Informations ?

Le profilage consiste à utiliser les données personnelles d’un individu en vue d’analyser et de prédire son comportement, comme déterminer ses performances au travail, sa situation financière, sa santé, ses préférences, ses habitudes de vie, etc.

Systhen garantit à l’Utilisateur que ses données personnelles collectées sur systhen.com ne sont pas traitées à des fins de profilage.

E. Où sont stockées mes informations ?

Nous préférons autant que possible stocker et héberger vos Informations au sein de l’Union européenne. Nous hébergeons vos Informations sur des serveurs situés en Europe.

Nous pouvons néanmoins transférer vos Informations à des destinataires situés en dehors de l’Union européenne ou traitant vos Informations en dehors de l’Union européenne et ce, uniquement lorsque ces destinataires ont pris des garanties adéquates de protection des données personnelles.

Ces garanties adéquates peuvent par exemple être :

  • une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
  • des clauses standards de protection des données adoptées par la Commission européenne ;
  • des codes de conduite approuvés conformément au RGPD ;
  • des mécanismes de certification approuvés conformément au RGPD ;
  • des clauses contractuelles validées par la CNIL.

Nous vous informons que vos Données pourront être divulguées en application d’une loi, d’un règlement ou en vertu d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente ou encore, si cela s’avère nécessaire, aux fins, pour l’Editeur, de préserver ses droits et intérêts.

F. Quels sont mes droits ?

Vous avez plusieurs droits sur vos Informations que nous possédons :

Droit d’accès Vous pouvez nous demander d’accéder à toutes les Informations que nous détenons sur vous.
Droit de rectification Vous pouvez nous demander de corriger vos Informations.
Droit d’oppositionVous pouvez nous demander d’arrêter d’utiliser vos Informations lorsque nous le faisons en raison d’un intérêt légitime.   Vous pouvez également nous demander d’arrêter de recevoir des messages de prospection / marketing direct. Vous pouvez notamment le faire facilement en cliquant sur le lien figurant en base de page des emails que nous vous envoyons.
Droit de retrait du consentement Lorsque vous nous avez donné votre consentement pour utiliser vos Informations pour un usage précis, vous pouvez à tout moment décider de retirer votre consentement et nous arrêterons alors d’utiliser vos Informations pour l’usage en question.
Droit à l’effacement Vous pouvez nous demander de supprimer vos Informations ou que nous arrêtions de les utiliser.
Droit d’organiser le sort de ses données après la mort Vous pouvez nous donner des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives peuvent être générales (lorsqu’elles portent sur l’ensemble de vos Informations) ou particulières (lorsqu’elles ne concernent que certains traitements).
Droit à la limitation Vous pouvez nous demander de verrouiller l’utilisation de vos Informations c’est-à-dire de les conserver provisoirement mais de cesser de les utiliser.
Droit à la portabilité Vous pouvez exporter vos Informations dans un format réutilisable ou lorsque cela est possible nous demander de les transmettre à une autre société qui pourra les réutiliser.
Droit d’introduire une réclamation Vous pouvez vous introduire une réclamation devant l’autorité chargée de protéger les données personnelles (en France, la CNIL www.cnil.fr) si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.

G. Comment exercer mes droits ?

Pour exercer vos droits, contactez-nous aux coordonnées figurant à l’article « Nous contacter». Cependant, l’exercice de ces droits n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes : lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ou lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale.

SYSTHEN fera son possible pour vous répondre dans un délai d’un mois.

Veuillez noter que SYSTHEN ne répondra qu’aux demandes d’exercice des droits qui concernent cette présente Politique Données Personnelles.

Si vous considérez que SYSTHEN ne respecte pas ses obligations au regard de vos Données Personnelles, vous pouvez adresser une plainte ou une demande auprès de l’autorité compétente. En France, l’autorité compétente est la CNIM, à la quelle vous pouvez adresser une demande par voie électronique à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/plaintes/internet.