Moins de papier, plus d’impact ? On explore les bonnes pratiques

La dématérialisation est-elle vraiment plus écologique ? Quelles pratiques permettent d’allier numérique et responsabilité ? 🤔

Chez systhen, on en parle avec engagement et transparence. Et on vous partage nos clés pour faire mieux… sans forcément faire plus ! 💜

Moins de papier, mais à quel prix ? Dématérialisation avec lucidité !

La facture environnementale du papier est bien connue : impressions à répétition, archives volumineuses, transport, gaspillage.

Face à ça, la dématérialisation apparaît comme un allié de taille. mais attention : le zéro papier n’est pas synonyme de zéro impact. 🌳

Stockage illimité, serveurs gourmands en énergie, documents dupliqués à l’infini… La dématérialisation offre un vrai levier d’action environnementale, à condition qu’elle ne crée pas une autre forme de désordre invisible. Alors la vraie question à se poser : Comment garder la maîtrise de ses usages numériques ? 💻

Une dématérialisation responsable, c’est quoi au juste ?

Une dématérialisation vraiment responsable repose sur trois grands principes qui permettent de réduire l’impact tout en améliorant l’efficacité.

Réduire à la source : c’est d’abord se concentrer sur l’essentiel : numériser uniquement les documents qui en valent réellement la peine, et trouver d’autres modes d’archivage pour ceux qui n’ont pas besoin de passer par le numérique. Avant de se lancer, il est aussi indispensable de faire le ménage dans l’existant. Trier, nettoyer et rationaliser ses bases de données permet d’éviter de transférer inutilement des informations obsolètes ou redondantes dans le cloud. 🖨️

Optimiser l’usage du numérique : cela passe par une meilleure organisation des flux documentaires pour éviter la multiplication des doublons et des envois multiples. Une solution de GED (Gestion Électronique de Documents) joue ici un rôle central : elle permet de centraliser les échanges, de limiter le nombre de versions en circulation, d’éviter les stockages inutiles et de sécuriser les accès. Avec un accompagnement adapté des équipes, ces réflexes deviennent naturels et contribuent à un usage plus sobre, plus efficace et plus responsable du numérique au quotidien. 📄

Limiter l’impact matériel et énergétique : signifie faire des choix technologiques sobres, avec des solutions optimisées en termes de code, hébergées sur des serveurs responsables et pensées dans une logique d’éco-conception. C’est aussi prolonger au maximum la durée de vie des équipements et privilégier les interventions à distance chaque fois que c’est possible, afin de réduire les déplacements et la consommation de ressources. 🪴

Peut-on scanner plus responsable ? 🌿

Comment systhen vous aide à mieux gérer votre impact ?

Pour nous, le numérique responsable c’est avant tout une démarche active, incarnée dans chacun de nos projets. Depuis près de 30 ans, systhen vous accompagne pour transformer, simplifier et accompagner vos démarches de gestion documentaire. ✨

Nous mettons à votre disposition des formations sur-mesure, conçues pour vous aider à adopter des pratiques de gestion documentaire durables et efficaces. En présentiel comme en visio, nos experts vous guident pas à pas pour maîtriser pleinement vos solutions et en tirer le meilleur parti pour un usage raisonné. De plus, chaque intervention est aussi un engagement humain : nos équipes techniques et nos chefs de projet, restent présentes, disponibles et réactives, de l’audit initial jusqu’à la formation de vos collaborateurs. 💜

Nous intégrons également des matériels et des logiciels optimisés, en privilégiant des outils sobres et performantes. Notre maîtrise de la capture intelligente et des solution de GED vous aide à réduire les impressions, rationaliser les flux et contrôler l’impact énergétique de vos outils. ⚙️

Et parce que prolonger la vie des équipements est un levier RSE majeur, nous disposons de notre propre centre de reconditionnement. Les matériels y sont diagnostiqués, réparés, mis à jour et revalorisés pour repartir sur de nouveaux projets. 🥰

P’tite info systhen 💜

Chez systhen, “plus forts ensemble” veut aussi dire partager les bonnes pratiques avec notre écosysthen de clients, partenaires et collaborateurs, pour construire un numérique à impact positif. 😇

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Et… Pourquoi choisir DocumentHUB by Cotranet ?

DocumentHUB by Cotranet est une solution de GED/GEC utilisant la technologie de notre partenaire et éditeur français Cotranet à laquelle nous associons notre casquette d’intégrateur. Les équipes systhen vous accompagnent de manière sur-mesure pour déployer cette solution logicielle modulaire et clé en main dans votre organisation ✨.

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Dématérialiser avec conscience : les questions à se poser pour la suite

Pour garder le cap, il ne suffit pas de se poser les bonnes questions : encore faut-il y apporter des réponses concrètes et mesurables. Voici comment transformer ces interrogations en leviers d’action !

Que devient notre empreinte carbone numérique ?

➡️ Commencez par réaliser un bilan carbone spécifique au numérique : consommation des serveurs, volume de données stockées, déplacements liés à la maintenance, etc.

Indicateurs possibles :

kWh consommés par vos serveurs et postes de travail

Volume de données hébergées (et évolution dans le temps)

Nombre d’impressions papier évitées grâce à la dématérialisation

Comment impliquer les équipes dans cette transition ?

➡️ La réussite passe par l’adhésion. Organisez des ateliers de sensibilisation et intégrez des bonnes pratiques dans les procédures internes.

L’objectif : transformer chaque collaborateur en acteur du changement.

Notre infrastructure numérique est-elle en cohérence avec nos engagements RSE ?

➡️ Évaluez vos outils et fournisseurs en fonction de vos critères RSE : consommation énergétique, provenance des matériels, politiques de recyclage, engagement des prestataires.

Avons-nous les bons outils pour mesurer, ajuster, et progresser ?

➡️Sans mesure, pas de progrès. Mettez en place un tableau de bord RSE numérique pour suivre vos objectifs.

Indicateurs possibles :

Évolution de l’empreinte carbone numérique annuelle

Taux d’utilisation des outils de GED et réduction des impressions

Nombre de formations RSE suivies par les équipes

Un suivi régulier permet d’ajuster les actions et de maintenir l’élan dans le temps.

Scanner, logiciel et accessibilité : découvrez le trio gagnant ! ✅

Le mot de la fin 😎

La dématérialisation peut être utile, sobre et structurante, si elle est s‘inscrit dans une démarche RSE globale.

En cette rentrée, prenons le temps de faire le tri pour donner plus de sens à nos outils numériques. Parce que moins de papier, c’est bien… mais plus d’impact positif, c’est encore mieux.

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