Le contexte
Numeriks est une holding qui possède aujourd’hui 14 sociétés en Rhône-Alpes. Le groupe, situé dans le nord Isère, centralise l’ensemble de la comptabilité au sein de son siège où quatre personnes travaillent pour ces différentes entités. S’équiper d’une solution qui permette une gestion optimale de l’ensemble de ces flux de documents comptables était devenu, au fil des années, une nécessité. Rencontre avec Françoise Combet, Assistante de Gestion Comptabilité Fournisseurs pour Numeriks.
« systhen a été un partenaire déterminant dans notre passage au digital. Les équipes ont su cerner nos besoins et comprendre nos attentes ! » Françoise Combet
Au programme
La transformation digitale chez Numeriks
Comme dans un service comptabilité & Ressources Humaines traditionnel, le service traite de nombreux documents par jour (contrats de travail, commerciaux , fiches de paie etc) et ce, d’autant plus depuis que le groupe s’est diversifié dans des domaines différents. La gestion quotidienne était chronophage, avec des factures papier qui devaient être saisies manuellement sur le logiciel de comptabilité « Quadra » avant d’être archivées dans les traditionnels classeurs comptables. Même lorsque les factures étaient reçues au format e-mail, celles-ci devaient ensuite être imprimées et scannées une par une, puisqu’aucune solution hybride ne permettait de faire correspondre les flux physiques et les flux digitaux.
Le premier passage au digital s’est opéré en 2018 avec l’achat d’un gros scanner de documents afin de scanner plus rapidement l’ensemble des factures et avec l’achat d’un serveur en réseau qui permettait le classement par société et fournisseurs. La gestion et le traitement des factures ont ensuite été optimisés en décembre 2021 avec la mise en place de Zeendoc, la solution de gestion électronique de documents.
La problématique client
Avec l’agrandissement de la société, traiter plus vite les documents entrants est devenu une nécessité pour éviter les tâches trop chronophages, gagner du temps et réduire les erreurs de saisie.
La problématique s’est notamment posée pour les factures d’achat fournisseurs puisque les autres documents sont gérés et traités historiquement par des logiciels métiers bien spécifiques, en fonction du secteur d’activité de chaque société.
« Nous recherchions un outil qui soit fiable, rapide, sécurisé et qui entre dans le cadre légal. Il fallait que cet outil soit capable de discriminer un grand nombre de factures en fonction des données présentes sur chaque document (numéro de TVA, nom de société, etc.) pour ensuite parfaitement les distribuer dans les bons dossiers fournisseurs. » Françoise Combet
Petit récap’ du cahier des charges
« Aujourd’hui le groupe s’est agrandi, s’est diversifié. Nous sommes passés de 100 à environ 400 fournisseurs pour lesquels nous devons traiter une centaine de factures par jour ! Il fallait trouver un outil qui nous aide et optimise la saisie des documents ! » Françoise Combet
La solution installée : Zeendoc
A la suite d’un audit de compréhension des besoins, réalisé par l’équipe systhen, le groupe Numeriks s’est positionné sur l’utilisation de la GED Zeendoc avec une prise en main complète du logiciel à partir de décembre 2021.
« Zeendoc est efficient, fonctionnel et s’adapte à notre besoin. » Françoise Combet
Cet outil de gestion des factures est aujourd’hui apprécié en interne par sa simplicité d’utilisation, son ergonomie, qui permet de travailler avec le moins de clics possibles pour réaliser chaque action, et sa souplesse : près de 14500 documents ont été traités en une année d’utilisation ! Françoise met en avant notamment son côté intuitif pour la création des fournisseurs et la recherche facilitée des documents.
« Au quotidien l’utilisation de Zeendoc coule de source ! C’est un outil intelligent qui s’adapte à notre organisation et non l’inverse. » Françoise Combet
Les bénéfices client au quotidien
Réorganiser le temps de travail des équipes, pour ne pas se laisser submerger par le flot de documents entrants, était l’objectif principal qui est aujourd’hui pleinement atteint pour les équipes.
En automatisant la saisie des factures, l’équipe comptabilité peut aujourd’hui se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le gain d’espace est un enjeu pour chaque entreprise surtout lorsque les équipes s’agrandissent ou que les espaces de travail changent. Les équipes de Numeriks travaillent par exemple aujourd’hui dans un nouveau lieu de coworking spacieux mais qui n’offrait pas la possibilité de stocker de grandes quantités de papier.
« D’une grande armoire de stockage, je suis passée à une plus petite et ça, c’est notamment grâce à Zeendoc et sa fiabilité. » Françoise Combet
L’accompagnement systhen
Le déploiement de Zeendoc s’est fait très rapidement : après une phase de test en interne, le logiciel était fonctionnel sous quelques semaines.
C’est Olivier, l’un de nos Chefs de Projets Transformation Digitale, qui s’est occupé du déploiement. Il a réalisé la formation des équipes grâce à deux sessions sur site. L’une autour de la prise en main de l’outil et la seconde autour de l’import sur le logiciel de comptabilité client « Quadra ». Cette deuxième session, plus spécifique et adaptée à l’organisation en interne, a particulièrement plu à Numeriks. Françoise met en avant que systhen a su proposer une solution adaptée à l’organisation interne complexe et aux spécificités de la holding.
« Olivier a toujours été réactif ! Aujourd’hui nous avons moins d’échanges mais c’est bon signe : tout roule ! Mais je sais qu’il veille au grain ! » Françoise Combet
Formations Zeendoc
Découvrez également nos deux modules de formation Zeendoc pour optimiser la gestion de vos documents. Accompagné(e) par notre expert-formateur systhen et en fonction du module, vous apprendrez à maîtriser parfaitement la solution et à l’administrer en toute autonomie.
A propos de Numeriks
Le groupe Numeriks, créé en 2005 par Christophe Caron, est aujourd’hui une holding possédant 14 sociétés en Rhône-Alpes dans trois secteurs bien distincts : la vente et la réparation de matériels informatiques, la vente alimentaire sur place et à emporter et dans le loisir avec une salle de réalité virtuelle. Plus de 80 personnes travaillent aujourd’hui pour le groupe.
