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L’université de Bordeaux crée un service de numérisation d’ouvrages à la demande 🙋‍♂️

Contexte

Les campus des établissements d’enseignement supérieur du réseau bordelais (Université de Bordeaux, Université Bordeaux Montaigne, Bordeaux Sciences Agronomiques, Science Po Bordeaux, Bordeaux INP) vivent au rythme de 76000 étudiants, professeurs, chercheurs qui ont besoin de travailler quotidiennement avec des copies de supports patrimoniaux de haute qualité pour leurs travaux de recherche. L’émergence de ces demandes de documents, a poussé le Service de coopération documentaire, en charge de la gestion du workflow de numérisation patrimoniale en interne, à mettre en place une solution de numérisation adaptée. L’objectif était de créer un service de numérisation à la demande, pouvant répondre à toutes les sollicitations très rapidement, pour tous les types de supports, même les plus fragiles, et les diffuser en ligne au plus grand nombre.

Romain Wenz, conservateur du patrimoine documentaire à l’Université de Bordeaux, nous explique en détail les enjeux et le rôle du Service de coopération documentaire qui assure l’entretien et la mise en valeur du patrimoine documentaire (archives, manuscrits, livres…) des Bibliothèques de l’Université.

La transformation digitale au sein des Universités

L’essor du digital a modifié les façons de travailler et de rechercher l’information des communautés de l’Université : étudiants, professeurs, chercheurs etc. Avec les smartphones, de plus en plus performants et internet, accessible partout, le partage du savoir et de l’histoire s’est simplifié.

L’épidémie du Covid en 2021 a également augmenté le besoin d’accès à distance aux œuvres pour les usagers. 60 000 visiteurs uniques ont visité la bibliothèque patrimoniale en ligne de l’Université et Romain Wenz note 1,4 millions de téléchargements sur la plateforme sur cette même année.

Les problématiques client

L’Université de Bordeaux avait deux problématiques majeures liées à la demande des usagers et aux œuvres elles-mêmes.

  • Les numérisations des documents étaient de plus en plus réalisées par les usagers eux-mêmes directement via leur smartphone ou via des scanners de numérisation classiques. Les personnes avaient ainsi des difficultés à réutiliser les visuels, à cause de leur qualité trop basse et les travaux n’étaient que très rarement partagés avec le reste de la communauté universitaire.
  • Certaines œuvres et ouvrages anciens, rares ou fragiles sont difficilement numérisables par un prestataire externe à cause des assurances de prestations qui ne prennent pas en charge les supports trop précieux.
  • Petit récap’ du cahier des charges

    « Avoir l’avantage d’aller vite et pouvoir traiter des documents très rares et très précieux, sur lesquels on a une valeur assurancielle élevée, font qu’on a fait le choix d’un workflow en interne pour une partie des documents. »

    Univ-Bordeaux

    Les solutions mises en place

    Le Service de coopération documentaire universitaire a donc décidé de proposer une offre de numérisation à la demande pour les documents. Les étudiants, chercheurs et autres publics peuvent aujourd’hui demander gratuitement la numérisation de tous les documents, publiés avant 1901 et conservés dans la bibliothèque, ce qui représente plus de 40.000 ouvrages. Les demandes se font directement via la bibliothèque numérique en ligne : le document numérisé sera rendu accessible à l’ensemble de la communauté via cette plateforme.

    Pour la numérisation des ouvrages, 2 solutions complémentaires sont utilisées par les membres du service :

  • Le CopiBook Open System : les ouvrages dont la reliure peut s’ouvrir « à plat » sont numérisés via cette solution par deux personnes formées et dédiées à la numérisation patrimoniale. La haute qualité de ce matériel permet d’avoir un rendu fidèle à l’original notamment autour des couleurs, des dorures etc. L’enjeu pour l’Université était d’avoir une solution protégeant les encres et les supports tout en les restituant le plus fidèlement possible. Par exemple, les affiches de campagne de prévention du sida, ci-dessous, créées entre 1990 et 2002, pour lesquelles la reproduction des couleurs pastels constituait une difficulté, ont été numérisées et partagées en ligne.
  • « Le scanner à plat nous offre une grande polyvalence de numérisation. Sur certaines œuvres, nous avons besoin de pouvoir travailler sur le calibrage et d’autres paramètres qui s’apparentent à des techniques photographiques très précises. On a besoin d’avoir un travail précis sur les profils colorimétriques. »

  • Le CopiBook V-Shape : cette solution est utilisée lors de la numérisation des livres les plus précieux et fragiles, dont la reliure doit être ouverte avec grande précaution. C’est notamment le cas des ouvrages des XVe et XVIe siècles conservés par l’Université. Les équipements de numérisation sont d’ailleurs utilisés dans les mêmes espaces que la partie reliure pour traiter l’ensemble du cycle, de la remise en état des livres anciens à la numérisation jusqu’à la diffusion. La solution est également utilisée pour les prises de vue double afin de numériser rapidement sans abimer aucun document : des notes prises par des étudiants aux copies de greffe de tribunaux datant du 18ème siècle en passant par des documents manuscrits.
  • Les bénéfices client au quotidien

  • Alimenter les travaux de recherches et faciliter le partage du savoir
  • Les bénéfices pour l’Université ne sont pas uniquement quantitatifs mais surtout qualitatifs. Le fait de pouvoir participer à des travaux de recherches importants en numérisant des fonds patrimoniaux, qui seront par la suite partagés avec le plus grand nombre, est l’un des objectifs principal.

  • Autonomie des équipes internes pour une réponse rapide aux usagers
  • Avec les deux scanners, l’équipe, qui se partage les étapes de numérisation, en fonction de leur compétences, ont gagné en rapidité. Aujourd’hui, en seulement 15 jours maximum après la demande, les ouvrages sont numérisés, retravaillés et mis en ligne pour être partagés.

    A propos du service coopération documentaire de l’université de Bordeaux

    Le service de coopération documentaire de l’université de Bordeaux travaille pour les enseignants chercheurs, les étudiants de l’ensemble des campus du réseau d’enseignement supérieur bordelais. Au total, sur l’ensemble de ces établissements, cela représente 76000 étudiants et professeurs. Ce service a pour mission de développer une offre numérique et de services à distance pour l’ensemble de la communauté universitaire qui contribue à la qualité de l’accueil dans les bibliothèques du réseau.

    Son activité de numérisation se divise en 2 parties :

  • Une partie externalisée avec des prestations programmées et des projets d’envergures réalisées par des prestataires extérieurs. Elle représente des milliers de documents numérisés par an.
  • Une partie internalisée pour des numérisations à la demande, ce qui représente une centaine de numérisations par an pour des projets particuliers de recherche des communautés de l’Université qui ont besoin de documents pour leurs études.
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