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Sogedi étend son portfolio de prestations en intégrant une solution de gestion de courriers sur-mesure

Le contexte

Dans ce cas client spécial « Regards Croisés », on fait le point sur la problématique client de Sogedi, client final spécialiste dans le recouvrement des créances civiles et commerciales et la collaboration étroite entre Indus Editique, prestataire de services, et systhen, intégrateur de solutions.

Les intervenants

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Samuel Berthebaud responsable « enquêtes civiles » Sogedi
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Sébastien Rivière,
responsable informatique

Sogedi
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Eric Lafontaine,
Président du groupe
Indus Editique
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Au programme

  1. La transformation digitale chez Sogedi
  2. La problématique client
  3. Les solutions logicielles RPA passent à l’action
  4. Les bénéfices client au quotidien

La transformation digitale chez Sogedi

Créée en 1994, Sogedi est spécialisée dans le recouvrement des créances civiles et commerciales, et l’enquête civile en France métropolitaine et l’Outre Mer. Forte de 160 collaborateurs, l’entreprise gère et traite en haut volume les factures impayées. Depuis 15 ans, Sogedi travaille en étroite collaboration avec Indus Editique au travers de flux entièrement dématérialisés.

Indus Editique est un prestataire de services spécialisé dans l’édition et la dématérialisation de documents à valeur probante. L’entreprise, reliée directement aux serveurs de la Poste, gère également les documents comportant des anomalies d’adresses postales et remonte ces anomalies de manière 100% digitale aux équipes de Sogedi et plus particulièrement au service des enquêtes civiles. Géré par Samuel Berthebaud, ce département se consacre à la recherche d’adresses et de bénéficiaires afin de réaffecter les courriers.

En septembre 2021 et afin de répondre à une nouvelle demande client, le groupe Sogedi a agrandi son portfolio de prestations en acceptant de gérer l’ensemble de la chaîne des courriers et de recevoir des flux papier haut-volume directement dans leur locaux. Pour cette prestation, Sogedi devait réceptionner un flux important de factures d’eau de fournisseurs différents pour lesquelles les adresses postales étaient incorrectes. Le service enquêtes civiles a donc été sollicité pour traiter ces informations, les intégrer dans la base de données et retrouver les destinataires de ces factures.

La problématique client

Sogedi, habitué aux flux entièrement numériques, a ainsi dû adapter ses processus métier et au-delà du simple changement de support (format papier par rapport aux flux numériques), le groupe a rapidement eu besoin d’une solution logicielle qui lui permette de gérer les complexités suivantes :

  • Les factures papier reçues sont de divers fournisseurs d’eau et n’ont donc pas toutes le même format d’adresse, positionné au même endroit.
  • Le format des données extraites doit être compatible avec le format d’import de leur ERP.
  • L’investissement doit être limité pour ne pas entamer significativement la marge de la prestation négociée avec leur client.

Sogedi ne disposait que d’un simple logiciel de numérisation, sans traitement de données ou de reconnaissance automatique. Samuel Berthebaud et Sébastien Rivière, responsable informatique du groupe, ont donc fait appel à Indus Editique et systhen afin de résoudre cette équation complexe.

Petit récap’ du cahier des charges

« Il fallait une solution qui fasse tout, à un prix abordable. »

Eric Lafontaine, Indus Editique
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Les solutions logicielles RPA passent à l’action

Après avoir pris connaissance des besoins clients, le prestataire de services Indus Editique a choisi, avec les équipes systhen, d’installer un logiciel de capture RPA.

Les logiciels de RPA (Robotic Process Automatisation) automatisent les tâches répétitives d’un process métier numérique (reconnaissance de caractères, rapprochement comptable, capture de données) grâce à l’établissement de règles et à des technologies de RAD (reconnaissance automatique de documents) et de LAD (lecture automatique de documents). Logistique, transport, courrier entrant, ressources humaines, comptabilité… tous les services d’une entreprises peuvent s’équiper en RPA, afin de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Dans le cas de Sogedi, la RPA s’est imposée mécaniquement comme la solution à privilégier. En effet, ce type de capture intelligente qui rassemble trois technologies complémentaires à la gestion électronique de documents était indispensable pour Sogedi :

  • l’OCR (reconnaissance optique de caractères)
  • la LAD (lecture automatique de documents)
  • l’ICR (reconnaissance intelligente de caractères cursifs)

Pour Eric Lafontaine, président d’Indus Editique, ce type de logiciel ne peut être installé chez le client sans une intégration complète. Selon-lui, le développement sur-mesure, l’accompagnement et la formation sont les piliers essentiels à une bonne installation et l’intégration du logiciel RPA MetaServer chez Sogedi a parfaitement suivi ce processus.

« La solution a été éprouvée : les équipes nous ont dit que l’outil fonctionnait, on leur a entièrement fait confiance. »

Samuel Berthebaud, Sogedi

MetaServer : la solution 100% personnalisable

En cours de déploiement, il s’est avéré que MetaServer ne permettait pas d’injecter directement les PDF dans la base de données interne, besoin essentiel pour le traitement rapide et la productivité des équipes. Grâce à la connaissance du logiciel et la collaboration étroite et de confiance entre Indus Editique et systhen, les équipes ont pu faire un développement spécifique sur le logiciel et ainsi adapter le projet au plus proche du besoin client.

«  Les équipes ont développé en une semaine cette fonctionnalité pour nous la mettre à disposition. C’est un vrai plus ! »

Sébastien Rivière, Sogedi

Les bénéfices client au quotidien

Un logiciel de RPA qui s’intègre parfaitement dans les processus internes

Garder la main sur l’import de données dans l’ERP était essentiel pour les équipes. Une formation a donc été effectuée autour de la numérisation des documents, leur permettant ainsi d’être parfaitement autonomes.

Les équipes utilisent MetaServer depuis maintenant 5 mois et traitent en moyenne mensuelle 5000 documents. Samuel Berthebaud et Sébastien Rivière, très satisfaits de la mise en place de MetaServer, disposent aujourd’hui d’un outil clé-en-main pour lequel ils n’ont pas eu besoin de développer de compétences techniques particulières. MetaServer est aussi un logiciel modulable pouvant répondre à des problématiques de traitement plus larges. L’investissement de Sogedi autour de cette solution est donc un investissement sur le long terme : adaptable à de nouveaux workflows et donc à de potentielles nouvelles prestations.

Un portfolio de prestations complet

Sogedi, en installant un seul nouveau logiciel de capture documentaires parfaitement adapté à ses besoins, a pu ajouté une nouvelle corde à son arc et propose aujourd’hui à ses clients une offre de prestations encore plus complète grâce à un logiciel de RPA clé-en-main !

MetaServer vu par notre expert systhen :

David Guiraud, Responsable
Commercial National BPO

Solution modulable et évolutive :

  • Gestion de différents workflows de traitement.
  • « Le client, au fur et à mesure de l’évolution de ces besoins de production, peut faire évoluer la configuration en l’enrichissant de nouvelles briques de fonctionnalités. »

Solution « No code » clé en main :

  • Le déploiement et transfert de compétences sont extrêmement efficaces.
  • 2 à 5 jours suffisent pour gérer les différentes phases du projet.
  • Mise en production rapide sans phase de développement successifs.

Solution compétitive :

  • Budget d’investissement d’une solution RPA entre 5 à 20 K€ en fonction de la complexité du projet (périmètres d’extractions, règles de traitements, nombre de livrables…)
  • « Avec un budget maîtrisé, MetaServer offre aux prestataires de services un R.O.I dans un temps record comparativement aux solutions RAD LAD Traditionnelles. »

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