Qu’est-ce qu’une solution GED ? (Gestion Électronique de Documents)
La GED est l’ensemble des processus numériques conçu pour gérer et exploiter les flux de documents au sein d’une organisation ou d’une entreprise. Sa mise en place requiert de nombreuses ressources électroniques (matériels et logiciels) pour faciliter le traitement des documents papier. Ce système informatique permet de dématérialiser les processus métier et d’optimiser la gestion des documents durant tout leur cycle de vie. Cet outil de digitalisation des supports physiques est indispensable pour correspondre aux exigences technologiques modernes. La gestion documentaire propose des solutions d’automatisation pour fiabiliser l’exploitation des données. Les fonctionnalités d’un tel logiciel permettent d’accéder facilement à tous types de fichiers grâce à des applications et des interfaces personnalisées.
Qu’est-ce que la GED ?
La GED ou la Gestion Électronique des Documents se définie comme un procédé de numérisation des données physiques conçu pour simplifier et accélérer leur exploitation. Pour savoir comment faire la GED, il existe un article dédié. La gestion documentaire concerne différentes phases de l’exploitation des fichiers, à savoir :
En quoi consiste une solution GED ?
La mise en place d’un outil de gestion électronique de documents requiert l’installation d’une application pour un management optimal des fichiers. Cet outil est conçu pour piloter tout le processus de numérisation et / ou de création de fichier électronique. Il offre pour tous types de fichiers des solutions d’organisation, de classification ou de stockage. Selon les besoins, les outils de gestion documentaire offrent différentes fonctionnalités notamment la possibilité d’effectuer une capture des fichiers numériques ou des pièces papiers, le traitement des processus commerciaux ou numérique des documents. Mettre en place une solution de GED permet de gérer, d’archiver et de stocker les flux de documents. Elle propose également différentes solutions de sécurisation des informations à travers les méthodes de traçabilité de flux, de gestion des utilisateurs, de mise en place de dépôt électronique et de scellage de documents.
Les avantages apportés par une solution GED ?
La dématérialisation complète des procédures au sein d’une organisation publique ou privée, offre différents bénéfices parmi lesquels on peut citer :
À qui s’adresse une solution GED ?
Le traitement ou la recherche de documents physiques est une tâche chronophage pour les entrepreneurs, les PME ou les grandes entreprises. La gestion électronique de ces flux documentaires permet de profiter de solution sur mesure pour organiser, gérer et partager différentes informations. La mise en place d’un outil GED prend en compte différents facteurs notamment les :
C’est un atout de poids pour les entreprises désireuses de gagner en productivité ou de se conformer aux normes environnementales et règlementaires de leurs domaines d’activités.
La gestion électronique des documents dans les différents secteurs
Conçus pour les entreprises de tous les secteurs d’activité : domaine juridique, médical, des banques ou des assurances, du commerce, de la construction ou du BTP… les logiciels de gestion documentaire permettent de répondre à différentes problématiques. Ces applications de numérisation des procédures permettent de :
La GED pour différents métiers
La segmentation de la GED par métier permet d’assurer des solutions de gestion documentaire adaptées à chaque fonction de l’entreprise. La mise en place d’un outil personnalisé permet de créer des plans spécifiques d’indexation, de classement de documents, des corbeilles de réception et des processus de workflow sur mesure. Cette option permet de faciliter la gestion des autorisations aux fichiers ou l’adaptation des salariés à leur nouvel outil de travail puisque chaque GED s’adapte parfaitement à chaque secteur et besoin. Ce système d’information offre différentes fonctionnalités selon les métiers, notamment :
La GED est un système d’information qui permet de simplifier l’exploitation, le traitement et le stockage de tous types de documents numériques ou numérisés. La flexibilité de cette solution informatique lui permet de s’adapter aux organisations de différents domaines d’activités quelle que soit leur taille, leur masse salariale ou leur volume d’informations à traiter. La mise en place d’un logiciel de gestion des informations pour chaque fonction de l’entreprise facilite son utilisation et son intégration tout en garantissant des résultats satisfaisants.
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