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Qu’est-ce qu’une solution GED ?

Qu’est-ce qu’une solution GED ? (Gestion Électronique de Documents)

La GED est l’ensemble des processus numériques conçu pour gérer et exploiter les flux de documents au sein d’une organisation ou d’une entreprise. Sa mise en place requiert de nombreuses ressources électroniques (matériels et logiciels) pour faciliter le traitement des documents papier. Ce système informatique permet de dématérialiser les processus métier et d’optimiser la gestion des documents durant tout leur cycle de vie. Cet outil de digitalisation des supports physiques est indispensable pour correspondre aux exigences technologiques modernes. La gestion documentaire propose des solutions d’automatisation pour fiabiliser l’exploitation des données. Les fonctionnalités d’un tel logiciel permettent d’accéder facilement à tous types de fichiers grâce à des applications et des interfaces personnalisées.

Qu’est-ce que la GED ?

La GED ou la Gestion Électronique des Documents se définie comme un procédé de numérisation des données physiques conçu pour simplifier et accélérer leur exploitation. Pour savoir comment faire la GED, il existe un article dédié. La gestion documentaire concerne différentes phases de l’exploitation des fichiers, à savoir :

  • La création ou l’acquisition d’un document qui comprend les étapes d’enregistrement, de classement et d’indexation : il s’agit d’utiliser la méthode de la LAD (Lecture Automatique des Documents) pour scanner, analyser et dématérialiser les informations à numériser. Cette méthode est composée de la Reconnaissance Optique des Caractères (OCR),  de la Reconnaissance Intelligente de Caractères (ICR) et de la Reconnaissance Automatique des Documents (ACR),
  • Le traitement du document qui consiste à gérer la sécurité, les modifications ou les droits d’accès aux fichiers numériques,
  • L’archivage ou le stockage des données qui implique la définition des modalités de destruction des données stockées et de leur durée de stockage notamment sur le cloud ou sur un serveur,
  • La diffusion ou le partage du document qui concerne le mode de distribution / communication des informations aux différents destinataires (intranet, e-mail ou internet).

En quoi consiste une solution GED ?

La mise en place d’un outil de gestion électronique de documents requiert l’installation d’une application pour un management optimal des fichiers. Cet outil est conçu pour piloter tout le processus de numérisation et / ou de création de fichier électronique. Il offre pour tous types de fichiers des solutions d’organisation, de classification ou de stockage. Selon les besoins, les outils de gestion documentaire offrent différentes fonctionnalités notamment la possibilité d’effectuer une capture des fichiers numériques ou des pièces papiers, le traitement des processus commerciaux ou numérique des documents. Mettre en place une solution de GED permet de gérer, d’archiver et de stocker les flux de documents. Elle propose également différentes solutions de sécurisation des informations à travers les méthodes de traçabilité de flux, de gestion des utilisateurs, de mise en place de dépôt électronique et de scellage de documents.

Les avantages apportés par une solution GED ?

La dématérialisation complète des procédures au sein d’une organisation publique ou privée, offre différents bénéfices parmi lesquels on peut citer :

  • La centralisation des informations : les données sont conservées sur un seul et unique serveur accessible de partout à travers le monde
  • La sécurisation des données : les informations sont protégées et accessibles uniquement par des personnes autorisées,
  • L’optimisation de la relation client : elle permet de faciliter la classification des factures et de mettre en place des circuits de validation des documents,
  • Le traitement optimal des fournisseurs : la digitalisation des documents permet de fluidifier les échanges avec ses partenaires,
  • L’amélioration des processus d’archivage : la GED vous offre des solutions de stockage sécurisées et fiables,
  • La gestion optimale des ressources humaines : elle permet de gérer efficacement les dossiers des employés et de faciliter ainsi la signature des contrats,
  • La réduction des déchets de l’organisation : la gestion documentaire aide à réduire l’impact environnemental de l’entreprise grâce une utilisation zéro papier,
  • Le gain de temps : la numérisation des procédés permet d’accélérer la recherche des documents et de rendre facilement accessible les informations,
  • La réduction des coûts : grâce aux solutions technologiques d’importantes économies sont réalisés sur l’achat et la conservation des papiers,
  • L’amélioration de la communication interne / externe : elle permet de faciliter les échanges entre les acteurs au sein d’une organisation ou avec des intervenants extérieurs (fournisseurs ou clients).

À qui s’adresse une solution GED ?

Le traitement ou la recherche de documents physiques est une tâche chronophage pour les entrepreneurs, les PME ou les grandes entreprises. La gestion électronique de ces flux documentaires permet de profiter de solution sur mesure pour organiser, gérer et partager différentes informations. La mise en place d’un outil GED prend en compte différents facteurs notamment les :

  • Objectifs visés en termes de temps, d’argent ou de communication interne / externe,
  • Besoins de l’entreprise pour ce qui est des volumes de documents à traiter,
  • Processus à analyser concernant les procédures d’approbation des documents, de travail ou d’automatisation des tâches.

C’est un atout de poids pour les entreprises désireuses de gagner en productivité ou de se conformer aux normes environnementales et règlementaires de leurs domaines d’activités.

La gestion électronique des documents dans les différents secteurs

Conçus pour les entreprises de tous les secteurs d’activité : domaine juridique, médical, des banques ou des assurances, du commerce, de la construction ou du BTP… les logiciels de gestion documentaire permettent de répondre à différentes problématiques. Ces applications de numérisation des procédures permettent de :

  • Fluidifier ou de simplifier les interactions au sein de l’organisation,
  • Faciliter les audits internes,
  • Optimiser le traitement des demandes des fournisseurs ou des clients,
  • Garantir la confidentialité des informations,
  • Améliorer le travail collaboratif.

La GED pour différents métiers

La segmentation de la GED par métier permet d’assurer des solutions de gestion documentaire adaptées à chaque fonction de l’entreprise. La mise en place d’un outil personnalisé permet de créer des plans spécifiques d’indexation, de classement de documents, des corbeilles de réception et des processus de workflow sur mesure. Cette option permet de faciliter la gestion des autorisations aux fichiers ou l’adaptation des salariés à leur nouvel outil de travail puisque chaque GED s’adapte parfaitement à chaque secteur et besoin. Ce système d’information offre différentes fonctionnalités selon les métiers, notamment :

  • Ressources humaines : l’application permet de gérer les procédures et données HSQE, les documents de l’entreprise / employés (bulletins de paie, contrat de travail), les emplois et les carrières ou le registre du personnel,
  • Juridique : la GED facilite le traitement des informations sur les baux, les renouvellements, les locations, les contrats,
  • Facturation et comptabilité : elle est utilisée pour les affectations, les contrôles et les saisies comptables, le règlement des factures fournisseurs et les paiements,
  • Marketing et gestion commerciale : l’outil mise en place permet d’administrer les contrats des clients et des prospects, les documents (catalogue, devis),
  • Gestion des documents financiers et administratifs : la digitalisation permet ici les signatures électroniques et la pérennité des fichiers.

La GED est un système d’information qui permet de simplifier l’exploitation, le traitement et le stockage de tous types de documents numériques ou numérisés. La flexibilité de cette solution informatique lui permet de s’adapter aux organisations de différents domaines d’activités quelle que soit leur taille, leur masse salariale ou leur volume d’informations à traiter. La mise en place d’un logiciel de gestion des informations pour chaque fonction de l’entreprise facilite son utilisation et son intégration tout en garantissant des résultats satisfaisants.

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