Quel est l’objectif de la GED ?

La GED (Gestion Électronique des Documents) est un procédé technologique visant à la dématérialisation du document. Elle consiste à capturer et à traiter le flux d’informations entrant, de le stocker en toute sécurité dans une cellule d’archivage électronique pour une conservation et une diffusion optimisée des documents. C’est un réel projet de transformation digitale qui permet de rendre plus accessible l’information dans le traitement, le partage des données entre le personnel, les partenaires, les fournisseurs et la clientèle. Elle s’étend sur tous les secteurs d’activités et concerne toutes les entreprises quelle qu’en soit leur taille. Cette méthode s’adapte à vos besoins et aux particularités de l’entreprise. Choisir la transformation digitale revient à militer pour le bon traitement de l’information, garantir la facilité du travail et la protection de l’environnement par la diminution significative de l’utilisation du document papier.

L’archivage manuel ou sur papier, nous l’avons tous ou presque connu. Entre les pertes constantes de documents, les fouilles pendant des heures dans des cartons pour obtenir une facture ou encore les confusions dans le classement des données, nous en avons vu de toutes les couleurs. La patience du client ou du partenaire a souvent été mise à rude épreuve. Des allées et venues dans les salles d’archives et l’occupation de l’espace par les documents papier sont un réel facteur de ralentissement du flux de travail. Nous vous proposons de mettre fin à tout ceci grâce à la transformation digitale. C’est un projet minimaliste aux avantages multiples qui permet la centralisation des documents pour une facilité d’accès quel qu’en soit le poste de travail.

Grâce à la traçabilité optimale des données et un simple clic, vous pourrez voir les différentes transactions avec votre fournisseur ou les différents services dont ont droit le client X ou Y et leurs modalités de paiement. Pour la sécurisation des documents, seuls les utilisateurs autorisés y ont accès avec un mot de passe personnel. C’est également un moyen de diminuer le taux d’espionnage industriel et un contrôle d’accès aux fichiers est mis en place.

Une alerte est déclenchée en cas d’intrusion et un système de verrouillage s’enclenche aussitôt pour dissuader de potentielles cyberattaques surtout dans les entreprises de taille importante ou à caractère sensible. Vous oublierez l’utilisation des doublons, réelle source d’encombrement et de gaspillage de papier. Une seule copie suffit, elle est capturée, traitée et stockée dans un fichier spécifique pour une future diffusion. Que diriez-vous de la gestion de votre courrier ? Envois, accusés de réception, réceptions, tout est numérisé et classé par catégories. Vous souhaitez sauter le pas vers la dématérialisation des documents ?

La gestion électronique arrive à point nommé avec les défis écologiques et économiques dont fait face le monde de nos jours. Tout le monde sait que le papier est un produit fini issu du bois. L’alarme sur la déforestation se fait plus stridente depuis quelques décennies et bien des solutions sont proposées pour réduire l’exploitation de cette ressource essentielle dans différents domaines. Nous utilisons le document papier dans tout ce que nous faisons en entreprise (reçus, devis, plans, factures, contrats, offres, courriers). Lorsque nous multiplions tous ces fichiers physiques sur des dizaines d’années, nous nous trouvons très vite débordés par la quantité énorme de place qu’ils occupent ou encore des déchets générés. L’archivage numérique est la solution idéale pour réduire les besoins en papier par conséquent limiter l’exploitation forestière et améliorer la qualité de l’air dans l’environnement.

S’il faut choisir entre une mallette de travail pleine de documents papier et une simple pochette avec une clé USB, le choix sera vite fait. Une diminution de la charge et de l’encombrement seront à prioriser. De même, le gain d’espace n’est pas à négliger dans les lieux de travail. La salle des archives par exemple peut être utilisée à d’autres fins et vous pourrez également profiter de votre bureau dégagé pour travailler en toute quiétude.

Le travail à distance est un autre avantage clé de cette méthode logicielle. Vous pouvez faire du télétravail et accéder à toutes les données nécessaires à travers le serveur centralisé et sécurisé. En cette période de pandémie, il est nécessaire de se prémunir contre toute éventualité et cela passe par la gestion des données numériques.

L’aspect organisationnel dans une entreprise est primordial. Il est en grande partie responsable du succès de toute boîte. Une entreprise bien organisée en interne est une structure avec une facilité de communication. Avec la numérisation des fichiers physiques, le partage des données se fait de façon rapide. Vous n’avez plus à vous déplacer d’un service à un autre à la quête d’une information, car tout est stocké dans un serveur centralisé. À votre demande, le fichier peut vous être envoyé dans les plus brefs délais depuis votre poste de travail. Le partage est facile pour un travail plus rapide et des résultats qui suivent.

De même, le traitement des documents et leurs modifications peuvent se faire plus facilement. Oubliez les reprises de saisies, vous pouvez directement modifier sur le fichier mère sans avoir à recommencer. Vous pouvez également faire ressortir les fichiers d’un contrat vieux d’une dizaine d’années sans difficulté grâce à l’archivage numérique. Elle consiste à classer les documents par catégories, services et types de dossiers (fichiers audio, vidéo, Word). En quelques clics, vous accédez à l’information recherchée, plus besoin de se plonger dans la paperasse.

Fouiller dans une montagne d’archives, retrouver un reçu quand bien même nous sommes méticuleux nous fait perdre du temps et de l’énergie. Avec la gestion électronique, la recherche des documents se fait par des fonctions de recherche et de navigation. L’extraction et la diffusion des données se voient optimisées pour des journées de travail plus faciles et rentables. Un gain de temps utile pour un bon rendement de la société.

L’espionnage industriel est un fléau persistant dans la société. Le vol des informations est récurrent dans les entreprises et vous pouvez par exemple développer ou conserver des données sensibles convoitées par bien de concurrents peu scrupuleux. Un bout de formule qui traine dans une poubelle et des dossiers empilés à découvert sont susceptibles d’être récupérés par la concurrence à tout moment. Pour vous protéger de toute mauvaise expérience, la sécurité de vos fichiers est un aspect important voire primordial du fonctionnement de votre structure.

Il existe différents seuils de sécurité en fonction du type de données et de sensibilité. Certains seuils ne pourront être franchis que par le personnel habilité.

La sécurisation des données, c’est la protection des longues heures, des mois ou des années de travail du personnel. La GED vous garantit une protection complète de vos documents électroniques. Des pare-feu anti-intrusions sont disposés de manière intelligente pour dissuader toute cyberattaque. Avec de tels avantages, il apparaît opportun de se demander comment faire la GED.

Lors des opérations extérieures comme en télétravail, les données transférées peuvent ne pas être assez protégées. Les cybercriminels peuvent voler des informations sensibles et les revendre au plus offrant. Le digital vous garantit la sécurité renforcée pour l’optimisation de la protection de vos fichiers quelles qu’en soient les transactions effectuées. Les cyberattaques peuvent impacter sur le flux du travail. Il faut mettre sur pied un système de protection qui garantit une fluidité dans le traitement, l’extraction et la diffusion des données.  

Nous vous avons exposé les différents éléments qui constituent l’objectif propre de la Gestion Électronique des Documents. Nous avons exploré différents aspects de cette révolution technologique, la dématérialisation du document, l’optimisation du travail et la sécurité qu’elle apporte.