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Pourquoi mettre en place la gestion électronique des documents ?

La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système informatique d’organisation et de gestion des fichiers numériques. C’est un système informatisé utilisé pour indexer, numériser, rechercher, stocker ou diffuser tous types de documents. Elle est adaptée pour les entreprises de tous les secteurs d’activités, à savoir, les banques, l’industrie, le BTP, la Bioscience, l’ingénierie, le secteur médical, public ou juridique. La GED permet de réduire l’usage des supports papier grâce à des solutions de numérisation et d’automatisation des informations. C’est également une solution efficace pour faciliter l’accès et l’archivage pendant une durée minimale des données conformément à la réglementation en place. Le management des données s’inscrit dans une démarche qualité grâce à sa capacité à accélérer le traitement des dossiers.

Pourquoi mettre en place un outil de gestion électronique de documents (GED) ?

Les documents papier occupent encore une place importante dans la vie quotidienne des salariés et des entreprises. Si leur utilisation consiste à faciliter les échanges et la communication au sein de l’environnement interne entre les salariés ou externe (partenaires, clients ou concurrents) des entreprises, le coût généré par l’achat, le traitement ou le stockage de ces supports physiques est loin d’être négligeable. Les objectifs de la GED permettent de répondre aux différents enjeux auxquels sont confrontées les organisations (environnementales, organisationnels, économiques ou règlementaires). La numérisation des informations permet de centraliser les fichiers sur un logiciel adapté tout au long de leur cycle de vie. La mise en place des outils de gestion documentaire au sein d’une entreprise dépend de différents facteurs parmi lesquels sa taille ou ses processus métiers. Ces systèmes permettent de protéger et de sécuriser tous types de données notamment des fichiers PDF, des documents numérisés, des e-mails, des vidéos, des plans ou des photos. La GED permet de réduire les risques d’erreurs et de garantir la traçabilité des informations au cours de leur traitement. La dématérialisation des procédures est également une solution idéale pour gagner en espace en réduisant la quantité de papiers présents et simplifier le pilotage des projets. Ce processus permet d’avoir des surfaces exploitables en plus sans toutefois déménager.

Quels sont les avantages de la GED ?

Les bénéfices offerts par les outils de gestion documentaire aux entreprises dépendent de différents facteurs parmi lesquels on retrouve les objectifs et les secteurs d’activité de l’organisation. Ces systèmes de numérisation des données permettent de bénéficier de :           

  • Une sécurisation des informations notamment contre les risques de vol ou de perte,
  • Un accès sécurisé aux personnes autorisées via des fonctions de navigation et de recherche,
  • Un contrôle d’accès qui permet de recenser dans un journal d’activités les actions et les modifications effectuées,
  • Un traitement efficace des données qui garantit des informations fiables et actualisées,
  • Un référentiel unique qui permet de créer un seul exemplaire de chaque document,
  • Une gestion optimale des différentes versions de documents qui donne accès à un historique de toutes les modifications subies par un fichier,
  • Une optimisation des coûts sur les activités secondaires,
  • Une automatisation des tâches qui engendre une réduction des dépenses,
  • Une mise aux normes des activités et des procédures grâce à des processus accélérées,
  • Une mise sur le marché des produits grâce à un traitement rapide des informations et des procédures,
  • Une réduction des délais grâce à une communication quasi instantanée,  
  • Un gain de productivité grâce à un traitement rapide des données,
  • Un suivi des documents simplifié assuré par une traçabilité optimale,
  • Une réduction de l’impact environnemental de l’organisation grâce à une baisse considérable de la consommation de papier,
  • Une communication rapide au sein et hors de l’organisation,
  • Une satisfaction accrue des clients,
  • Une disponibilité des fichiers qui sont rendus accessibles partout grâce à des appareils connectés.

Les raisons pour mettre en place une GED en entreprise

La transformation numérique en entreprise est une solution fiable pour optimiser la gestion des flux documentaires. Elle permet de réaliser des économies sur les coûts générés par l’utilisation du papier notamment l’achat, l’impression, la consultation ou l’archivage. Parmi les motifs à l’origine de la numérisation des documents au sein des organisations, on retrouve la nécessité de :

  • Gagner en flexibilité qui permet aux collaborateurs de travailler facilement,
  • Simplifier et faciliter les tâches quotidiennes en réduisant le temps de recherche et de traitement des fichiers,
  • Améliorer la collaboration entre les salariés afin de fluidifier le partage d’informations entre différents acteurs situés dans les localisations différentes,
  • Garantir la gestion fiable des différentes versions de documents,
  • Faciliter l’organisation administrative de l’entreprise en donnant un accès facile aux documents (comptables, contrats, factures).

La Gestion Électronique des Documents est un logiciel qui permet de dématérialiser les procédures et de digitaliser les données physiques au sein de différentes organisations. C’est un système adapté à toutes les entreprises de taille, de secteurs d’activité divers et reconnu pour gérer de façon efficace tous types de fichiers pendant toute leur durée de vie. C’est la solution privilégiée pour gagner en productivité, en flexibilité, en efficacité et en cohésion. Ce système est bien avantageux à plus d’un titre : la préservation de l’environnement et des forêts. Le bois qui autrefois était transformé pour fabriquer le papier n’est plus coupé ou détruit. Toutefois, son implémentation requiert des coûts considérables pour l’achat du matériel nécessaire et la formation du personnel. Il faudrait également penser aux frais de maintenance pour augmenter la durée de vie du matériel et éviter les pannes.

Pour avoir plus de renseignements sur la GED et profiter d’un accompagnement sur mesure pour sa mise en place, sollicitez nos techniciens.

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