Archivage

Les Archives municipales du Havre numérisent leur fond et modernisent leur infrastructure

Contexte

Valoriser la connaissance et l’accessibilité du patrimoine au plus grand nombre sont des enjeux en pleine croissance dans notre société digitalisée. De ce fait, de plus en plus de politiques et décisions culturelles et patrimoniales, visant à moderniser les infrastructures publiques, voient le jour. Les Archives et l’ensemble des structures patrimoniales prennent donc de plus en plus le virage du numérique.

La réalisation

Les Archives Municipales du Havre, avait besoin d’un nouveau scanner de livres afin de numériser leur fonds en interne mais également d’un scanner pour équiper sa salle de lecture.

  • A la suite d’un appel d’offre, le CopiBook Cobalt d’i2S a été installé au sein des Archives en 2014. Entièrement autonome et doté d’une vitre automatique, auto-ouvrante et avec contrôle de pression, ce scanner numérise et aplanit un large spectre d’œuvres, tout en les préservant.
  • Un autre scanner A3 d’i2S, le eScan AGATE a, quant à lui, été installé directement au sein de la salle de lecture, en libre accès pour les usagers.

Les bénéfices

Les scanners CopiBook et eScan, permettent aujourd’hui :

  • de numériser un grand nombre de documents avec une qualité d’image exceptionnelle : jusqu’à 600 dpi pour le CopiBook.
  • de mutualiser l’utilisation du CopiBook entre diffé rentes entités publiques grâce à sa polyvalence
  • de moderniser les Archives et ses prestations.

Afin de gagner en modernité, faciliter le travail des opérateurs mais également l’accès aux œuvres pour le grand public, les Archives du Havre, possédant un fonds patrimonial d’environ 6 km linéaire, ont réalisé une double acquisition patrimoniale. Avant de posséder un scanner de livres, les équipes des Archives utilisaient un matériel non adapté qui rendait les processus de numérisation longs et fastidieux. La structure a ressenti le besoin de s’équiper autrement afin d’entreprendre la numérisation de masse de l’état civil. Ce besoin principal était également accompagné d’un souhait de polyvalence pour numériser tout type de documents.

« Ce scanner est qualitatif et rapide, idéal pour réaliser rapidement de volumineux travaux de numérisation.»

Les Archives mettent l’accent sur la fourniture à son public des actes d’état civils les plus à jour. Au vu du grand nombre de documents à traiter, la haute productivité du CopiBook est, selon le service un vrai plus au quotidien. Fiable et pré-paramétré selon les besoins, le scanner permet aux opérateurs de réaliser de nombreuses copies sans pour autant diminuer la qualité de rendu.

Polyvalence et mutualisation

Le scanner permet aux équipes de numériser différents supports : livres et reliures, manuscrits, œuvres icono-graphiques (dessins, photographies, cartes et plans) ou encore divers objets tels que des boîtes anciennes, mouchoir d’époque ou éventail. Trois personnes sont aujourd’hui en charge de la numérisation. Une fois la numérisation effectuée, le responsable gère l’ensemble du post-traitement des fichiers et leur mise en ligne sur l’intranet, la base de données ou le site Internet institutionnel des Archives.

« Le CopiBook est suffisamment souple pour répondre aux besoins de tout le monde. Ce scanner est vraiment un avantage en interne ! »

La polyvalence du Copibook est un avantage non négligeable pour la ville et permet aujourd’hui de mutualiser son utilisation. Les Bibliothèques de la ville, le Musée d’Art et d’Histoire, le Muséum d’Histoire naturelle ou encore les services de l’urbanisme réalisent ainsi leurs projets de numérisations via ce scanner.

Numériser pour améliorer l’accessibilité aux oeuvres

En 2020, 3921 fichiers TIFF divers et 4214 nouveaux fichiers JPEG d’états-civils ont pu être numérisés par ces Archives avec le CopiBook. Lors de la crise sanitaire, la structure a par ailleurs facilité le travail des étudiants de l’Université d’Histoire Contemporaine de la ville. La numérisation d’un fonds complet de correspondances puis la mise à disposition de ces documents sur la base de données des Archives, ont permis aux étudiants d’analyser les documents à distance et de construire leurs projets malgré les restrictions liées à la fermeture des lieux publics.

Un scanner de livres pour le grand public

Le second scanner des Archives, un eScan AGATE en format A3 d’i2S, est aujourd’hui à disposition en salle de lecture pour tous les lecteurs. Mise en place sur l’initiative du responsable de numérisation, il offre aux usagers plus d’autonomie et une plus grande facilité à gérer leur recherche d’information.

L’accompagnement systhen

Avec systhen, tous les scanners de livres sont livrés et installés avec un contrat de maintenance annuelle ainsi qu’avec le logiciel LIMB Capture. Ce logiciel, pilotant tous les scanners i2S, est conçu pour simplifier l’étape de numérisation de tous les projets patrimoniaux. Le responsable de numérisation souligne l’accompagnement des équipes systhen mais également la robustesse du matériel, installé au sein des Archives depuis 7 ans.

« En cas de problème, le technicien systhen se déplace toujours rapidement. C’est très appréciable. »


A propos des Archives municipales du Havre

Les Archives municipales conservent la mémoire de la Ville depuis sa fondation en 1517. L’évacuation des archives hors du Havre lors de la dernière guerre a permis leur sauvegarde, offrant aujourd’hui 5 siècles d’histoire à découvrir. Le service des Archives est chargé de la collecte, du classement, de la conservation et de la communication des archives de la Ville du Havre et de la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole. Depuis 2009, les Archives proposent un service de consultation en ligne de son fonds patrimonial grâce à son site internet, actualisé en 2019, et son intranet.

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