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Tout sur la gestion électronique des documents GED

Les prémices du développement de la gestion électronique des documents remontent à plus de 40 ans grâce à des systèmes capables de gérer des photos et des imprimés. La révolution technologique qui suit a permis aux développeurs de concevoir des logiciels de gestion de documents électroniques sur ordinateur. Les différentes évolutions apportées à ces systèmes ont permis de passer à des solutions numériques capables de gérer tous les formats. De nouvelles fonctionnalités intégrées à ces systèmes leur permettent de numériser des formulaires, des faxes, de sauvegarder et de sécuriser des documents. Aujourd’hui, ces logiciels permettent de ranger des fichiers dans leur format d’origine (PDF, Excel ou Word). 

Qu’est-ce que la GED (Gestion Électronique des Documents) ? 

La gestion électronique des documents ou DMS (Document Management System en anglais) est un logiciel informatique qui permet de gérer et d’organiser tous types de fichiers au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Ces systèmes permettent une exploitation rapide de tous types de données à chaque étape de leur vie (conception, traitement, diffusion et stockage).   

Type et description  

Ces logiciels de gestion des informations numérisées permettent de faciliter leur accessibilité, de les préserver de l’obsolescence technologique et d’assurer leur stockage. Selon les besoins et les applications, ces systèmes se catégorisent en GED bureautique, documentaire, image, technique, administrative et COLD (Computer Output on Laser Disk). 

Fonctionnement  

Les systèmes d’exploitation des données numériques présentent différentes fonctionnalités parmi lesquelles :

  • La suppression des documents papier
  • L’indexation des données
  • La recherche en intégral
  • La diffusion des données
  • La modification des informations

Quels sont les bénéfices de ce système pour votre entreprise ? 

Les logiciels d’exploitation des données sont un élément majeur de la dématérialisation des procédures et des documents en entreprise. La mise en place des solutions numériques au sein des entreprises ou des administrations permettent d’optimiser leur fonctionnement et de garantir les avantages suivants : 

  • L’optimisation du service client : la GED vous permet de faciliter l’accès à vos clients à leurs documents et autres informations partout et à tout moment,  
  • La sécurisation des informations : les systèmes de gestion des documents offrent une protection efficace contre les risques de détérioration, de vol ou de perte des fichiers. 
  • L’optimisation de la communication interne : un système d’archivage électronique permet de fluidifier et de faciliter le flux d’informations au sein de l’organisation,  
  • La valeur écologique : la GED est une solution idéale pour la réduction des déchets papiers générés par les employés et la préservation de l’environnement,  
  • La réduction des coûts : la numérisation des processus en entreprise permet de réaliser des économies considérables sur l’achat de différentes ressources (papiers, stylos ou classeurs). 

La transition numérique des entreprises et des administrations 

La numérisation des processus au sein des organisations permet de répondre aux enjeux économiques, écologiques et logistique. Elle permet de fournir des solutions pour la modernisation des pratiques d’affaires. La transformation technologique des organisations grâce à une stratégie numérique adaptée permet d’améliorer l’expérience client, d’adapter ou de rationaliser le modèle d’affaires et d’optimiser les procédures en entreprise. C’est une solution indispensable pour simplifier la communication interne (entre les collaborateurs) et externe (entre l’entreprise et ses clients ou la compagnie et ses partenaires).  

Elle permet d’obtenir des ressources adaptées pour s’arrimer et rivaliser avec la concurrence. C’est un atout de choix pour automatiser les tâches, gagner un temps considérable et accroître la productivité des salariés. La transformation numérique permet de bénéficier des solutions technologiques matérielles (appareils connectés notamment Smartphone, tablette ou PC), immatérielles (logiciels de gestion, de traitement et de stockage de données) adaptées aux organisations de toutes les tailles et de tous les secteurs d’activités.  

La GED (Gestion Électronique des Documents) est un logiciel informatique conçu pour faciliter l’organisation des données au sein d’une organisation (administration ou entreprise). Elle fonde sa réputation sur sa capacité à améliorer le fonctionnement et à garantir la performance des entreprises grâce à des étapes simples que sont la numérisation ou l’acquisition des documents, le traitement des informations, le stockage des données et la diffusion des fichiers.

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