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BPO : Comment concilier numérisation d’ouvrages reliés, haute volumétrie et qualité d’image ?

Contexte

Les prestataires de services/BPO sont de plus en plus sollicités pour numériser de hauts-volumes de documents reliés. Utiliser des scanners de livres, dédiés initialement au secteur patrimonial, est alors un choix de plus en plus plébiscité par ces professionnels. Solutions de numérisation productives, intuitives et pouvant gérer des volumes de documents fragiles ou reliés, les scanners patrimoniaux s’intègrent aussi parfaitement dans le monde des BPO.

On fait le point avec Denis Rodrigues, Responsable production au Luxembourg chez Numen : ce prestataire de service a développé son parc fin 2021 avec des scanners patrimoniaux, pour répondre aux appels d’offres hauts volumes de ses clients.

La transformation digitale des clients de prestataires de services

Numen accompagne de nombreux acteurs (grandes instances, groupes et administrations notamment) qui ont de plus en plus besoin de numériser en haut volume mais qui n’ont pas en interne les compétences ni les outils nécessaires à la bonne conduite des process de numérisation.

« La numérisation pour les administrations a le vent en poupe depuis la fin 2021 et les demandes sont croissantes ».

Denis Rodrigues

Deux problématiques client

Numérisant principalement de gros volumes de registres, la principale problématique pour Numen était d’avoir un parc de scanners pouvant supporter de très hauts volumes.

Numen, prestataire de services historique, avait également besoin de s’équiper rapidement en scanners hauts volumes afin de répondre à différents appels d’offres gagnés consécutivement. En effet, avec une volumétrie d’un million de pages à numériser entre 9 et 11 mois, investir sur de nouveaux modèles s’est avéré nécessaire.

Petit récap’ du cahier des charges

« Les clients veulent des prestations rapides, il est clair qu’on a besoin de machines fiables, robustes et productives. »

Denis Rodrigues
Numen

Les solutions mises en place

Numen, qui travaille avec systhen depuis une quinzaine d’années, s’était déjà équipé de plusieurs scanners de livres i2S CopiBook Cobalt. A la suite de ces deux appels d’offres remportés simultanément, les équipes ont donc souhaité s’équiper de quatre CopiBook Open System nouvelle génération en novembre 2021.

La rapidité de numérisation et le gain de productivité, offerts par ces nouveaux scanners, ont été les éléments déclencheurs pour l’acquisition.

« Ils sont rapides, fonctionnels et très productifs, fonctionnant 8 heures par jour ! Le CopiBook est aujourd’hui l’une des machines les plus stables qu’on ait eues ».

Denis Rodrigues

Des scanners intuitifs et faciles d’utilisation

La productivité, la stabilité et l’amélioration du système de redressement automatique sont les trois avantages produit principaux pour Numen. Les autres fonctionnalités, comme par exemple la norme FAGI, ou l’extraction de données sont également de vrais avantages pour ce prestataire car elles ajoutent une valeur ajoutée à leurs prestations de numérisation, selon le responsable de site. 12 milles pages sont aujourd’hui traitées et numérisées chaque jour par les quatre scanners !

L’accompagnement systhen

Pour Numen, l’installation des scanners par systhen est toujours rapide avec des techniciens réactifs.

« Après seulement deux sessions de formation, les opérateurs sont opérationnels, c’est un vrai plus. Nous avons 2 CopiBook Cobalt qui ont minimum 10 ans, pour nous ils sont un vrai gage de robustesse. De plus, les interventions systhen pour les services de maintenance se comptent sur les doigts d’une main ».

Denis Rodrigues

Avec systhen, tous les scanners de livres sont livrés et installés avec un contrat de maintenance annuelle ainsi qu’avec le logiciel LIMB Capture. Ce logiciel, pilotant tous les scanners i2S, est conçu pour simplifier l’étape de numérisation de tous les projets patrimoniaux.

Les bénéfices client au quotidien

  • Numériser un grand nombre de documents

Avec une qualité d’image exceptionnelle et une productivité forte. Aujourd’hui Numen est en mesure de répondre à la demande croissante des administrations et institutions de numériser de grands volumes de registres.

  • Autonomie des équipes, facilité d’utilisation et gain de productivité

7 opérateurs travaillent aujourd’hui sur le site du Luxembourg. Pour Denis Rodrigues, la polyvalence des opérateurs est le maitre mot de leur organisation. La facilité d’utilisation des CopiBook Open System leur permet de former tous les opérateurs aisément à toutes les étapes de numérisation.

« Il est même possible de prendre des intérimaires : une formation rapide suffit à pouvoir travailler sur les CopiBook, ils sont très intuitifs. Le lendemain de leur arrivée, les opérateurs sont quasiment en production, c’est ça l’avantage de cette machine ».

Denis Rodrigues

A propos

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Entreprise de services numériques à la fois éditeur et intégrateur de solutions, hébergeur et prestataire de services de dématérialisation, Numen est spécialiste de la transformation digitale, de l’optimisation de la relation client, des back offices et de la gestion documentaire. Numen est le partenaire technologique de confiance de plus de 500 entreprises issues des secteurs banque, assurance, immobilier, santé, édition, distribution, culture, industrie, etc. mais aussi d’institutions européennes et d’organismes publics. C’est aujourd’hui un interlocuteur unique pour accompagner la transformation digitale des organisations avec des moyens et outils adaptés et extensibles à la demande .

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