Pourquoi la GED est un outil essentiel aux TPE/PME ?
20 novembre 2020

Le constat est sans appel : seulement 33% des TPE/PME sont équipées d’une solution de gestion électronique documentaire. Quand on connait l’importance que revêt la gouvernance de l’information avec l’avènement du tout numérique, on est surpris par ce taux d’équipement relativement faible au regard des enjeux business actuels.

On a donc tenté de vous démontrer en 4 points en quoi la GED est un outil indispensable à toute TPE/PME digne de ce nom.

La GED au cœur des processus métiers de l’entreprise

Si nous devions sélectionner les 3 outils de gestions indispensables à toutes TPE/PME, nous opterions sans hésitation pour le triptyque suivant : ERP / CRM / GED.

Le premier, l’ERP, permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en intégrant plusieurs fonctions de gestion : solution de gestion des commandes, solution de gestion des stocks, solution de gestion de la paie et de la comptabilité…

Le CRM est le socle de la connaissance client. Il permet de rassembler et structurer l’ensemble des informations relatives à votre base client ainsi que toutes les interactions que vous avez pu avoir avec eux.

La GED, quant à elle, est un véritable trait d’union entre ces deux progiciels. En effet, elle a pour mission d’articuler et piloter l’ensemble des flux documentaires (Factures, devis, bon de livraison…) pour que l’information générée soit accessible à tout moment et aux bonnes personnes.

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La GED, vecteur de la transformation agile des TPE/PME

Vous avez nécessairement dû entendre parler de l’agilité et de toutes les méthodes associées : Lean management, Design thinking, Devops, Scrum, Safe… Ces méthodologies ont pour but de casser les structures anciennes dites « en silo » pour permettre aux entreprises de fonctionner sur des modes projets transverses. Les besoins des consommateurs évoluent de plus en plus vite et il est vital pour les TPE/PME d’être au plus près de leurs attentes.

On pense souvent en premier lieu au volet organisationnel de cette transformation agile mais beaucoup d’entreprises négligent les outils collaboratifs pour que celle-ci soit pérenne.

Les GED collaboratives sont les garantes de votre base documentaire mais catalysent aussi la collaboration au sein de vos équipes. Les documents ne sont plus l’apanage d’un seul département, ils doivent être accessibles à tous les acteurs d’un projet. Sans cette clé de voute documentaire, impossible d’échanger, de partager, d’assurer un suivi structuré des projets et de collaborer efficacement !

La GED, garante de la conformité réglementaire des entreprises

L’état est un acteur essentiel de la dématérialisation et exhorte les entreprises à se lancer dans la digitalisation. Le cadre législatif s’est donc sensiblement étoffé depuis une décennie. La France entend standardiser la gestion des flux documentaires et plusieurs textes de loi symbolisent cette marche en avant.

  • RGPD : L’un des principes du RGDP consiste en la mise en place d’une plateforme unique de stockage des données. Cette exigence tient du fait que l’efficacité du traitement des données et de contrôle de tous les flux n’est possible que si l’on dispose en continu d’une vision 360° de ce dernier.
  • Loi Macron sur la facture dématérialisée : La loi Macron du 6 août 2015 (loi 2015-990 du 6 août 2015) impose aux entreprises privées d’accepter (quelle que soit leur taille depuis le 1er janvier 2020) la réception des factures au format électronique qui leur sont transmises par d’autres entreprises privées.
  • La loi El Khomri sur la dématérialisation des bulletins de salaire : La loi El Khomri du 8 aout 2016, a modifié l’article L3243-2 du Code du travail et prévoit désormais (depuis le 1er janvier 2017) que les entreprises puissent émettre leurs bulletins de paie en format électronique, sans accord préalable du salarié.
  • Ordonnance du 10 février 2016 sur la valeur probante de la copie numérique d’un document : Cette ordonnance et les dispositions entourant celle-ci (décret, normes) permettent d’enfin appréhender une copie numérique comme un fichier ayant la même valeur probante que l’original papier, à condition de respecter certaines conditions.
  • Protocole d’Echange Standard : Depuis le 1er janvier 2015, les collectivités et établissements publics doivent intégrer un nouveau protocole informatique, appelé PES v2 : Protocole d’Echange Standard version 2. Ce protocole concerne le transfert des flux comptables vers le portail de la Direction Générale des Finances Publiques. Il vise à favoriser la dématérialisation complète de la chaîne comptable (incluant les pièces justificatives : factures, bulletins de paie, marchés, etc.), qui est devenu impérative le 1er janvier 2017 pour les métropoles, et le 1er janvier 2019 pour les communes et EPCI de plus de 10 000 habitants, les départements et les régions

Les entreprises sont donc obligées de mettre en conformité leur gestion documentaire afin de répondre aux exigences légales. La GED se trouve donc au cœur de cette transformation réglementaire puisqu’elle permet la centralisation de l’ensemble de la base documentaire ainsi que sa gestion.

La GED, un vrai levier financier

Au-delà d’un simple outil de gestion, la GED permet aux TPE/PMEs d’allouer les ressources sur les tâches opérationnelles qui génèrent de la valeur pour l’entreprise.

Il est tout à fait pertinent de parler de ROI. Si nous nous focalisons sur l’un des bénéfices majeurs d’une solution de GED qu’est l’accessibilité immédiate aux ressources documentaires, ces solutions ont un véritable impact financier pour l’ entreprise.

Démonstration :

2 études ont montré qu’un collaborateur perd en moyenne 7h30 dans la recherche de documents et leur gestion

  • IDC (International Data Corporation oct. 2010) : enquête auprès des « cadres ». Elle fait apparaître une baisse de productivité liée au temps perdu à chercher des informations. Cette étude révèle que les collaborateurs passent en moyenne 7h40 par semaine à “rechercher des informations sans les trouver” et à “reformater des données à partir de plusieurs sources”.
  • L’AIM (L’Association Information et Management) estime quant à elle à 7h30 par semaine le temps moyen passé à chercher une information papier ou numérique sans la trouver. Cette association créée en 1991 regroupe des chercheurs, des enseignants et des professionnels, spécialistes des systèmes d’information.

En prenant une hypothèse basse de 30 min par jour, soit 2h30 par semaine (sur une base de 39h) et un salaire mensuel net non chargé de 2 250€ (source : « Tableaux de l’économie française », Insee, 2019), on obtient un coût par employé représentant 8% de son salaire soit 187,5 € / mois ou en moyenne 4 260 € par an pour un salaire brut chargé.

A l’opposé, le coût d’une GED se situe en moyenne mensuelle entre 30 et 50€ par administrateur (dégressif en fonction du nombre d’utilisateurs) et entre 5 et 10€ par utilisateur.

Le ROI financier est donc facilement démontrable sur la simple notion d’accessibilité des documents. Si on ajoute à cela tout le volet collaboratif des GED modernes et leurs interfaçages croissants avec les autres progiciels, on peut imaginer optimiser de nombreuses tâches récurrentes pour l’entreprise et ainsi maximiser le ROI !