Selon une étude récente de l’organisme de conseil Gartner, D’ici 2026, plus de 80% des entreprises auront utilisé des API d’IA générative ou déployé des applications intégrant l’IA dans leurs environnements de production.
Mais que veut vraiment dire ce chiffre ? Et bien tout simplement que l’IA se démocratise de plus en plus pour optimiser et simplifier les processus. Pour les PME et ETI, l’enjeu n’est plus de savoir s’il faut automatiser, mais plutôt, comment le faire sans perdre le contrôle. Si vous êtes arrivés jusqu’ici c’est une très bonne nouvelle car dans cet article nous allons voir comment bâtir des workflows qui conviennent à votre organisation et qui utilisent l’IA à bon escient pour être robustes, productifs et bien sûr : rentables.
1. Il faut avant tout structurer vos données en amont de votre demande
Il ne faut jamais se dire qu’intégrer l’IA dans vos workflows sera un jeu d’enfant car l’intelligence artificielle gère tout toute seule ! Le prompt, c’est-à-dire la demande que vous lui faite, doit être claire et contextualisée. Car oui, beaucoup d’utilisateurs envoient un bloc de texte brut à l’IA, un e-mail client, par exemple, et lui demandent simplement : « Réponds à ça ».
Le vrai problème du « flou » textuel
Si vous ne cadrez pas la réponse de l’IA, celle-ci peut varier d’une exécution à l’autre et là, ça risque d’être un peu la cata 😪. Car si la réponse change à chaque boucle cela peut vite mettre à mal votre workflow automatisé. Voici un exemple concret : si votre scénario de workflow automatisé, attend un montant pour l’injecter dans votre logiciel comptable, mais que l’IA répond par une phrase complète au lieu d’un chiffre, le workflow s’arrêtera net !
La bonne pratique : dites bonjour au « JSON » et au typage des données
Pour transformer l’IA en un outil opérationnel, chez systhen nous vous conseillons d’utiliser un JSON, un format standardisé qui structure l’information en « cases » précises (clés/valeurs). La bonne nouvelle c’est que notre solution Make fonctionne de cette manière 😁.
Qu’est-ce que le JSON ? Au lieu que l’IA vous réponde par un paragraphe difficile à analyser, elle range chaque information dans une « case » précise. Exemple : au lieu d’une phrase longue, l’IA génère : $ { « client »: « Dupont », « statut »: « relance », « priorité »: 1 } $.
Grâce à cette structure, un outil d’automatisation (comme Make) peut lire et extraire chaque variable sans aucune intervention humaine. La donnée est alors directement exploitable par vos outils métiers : mise à jour automatique de votre CRM (Salesforce, HubSpot, etc.), génération de factures dans votre ERP, alimentation de vos tableaux de bord de pilotage, etc.
Le conseil expert : Plus la donnée en entrée est propre, plus l’IA est performante. Ne lui donnez pas tout votre historique client et soyez toujours vigilants à la sécurité autour de votre data mais donnez-lui les points clés nécessaires à sa décision.
2. Gardez la valeur ajoutée de l’humain dans la boucle (Human-in-the-loop)
L’un des plus grands freins à l’adoption de l’IA en entreprise est la peur de l’hallucination, c’est-à-dire que l’IA invente une information avec aplomb (quel toupet !). L’idée que beaucoup de vos collaborateurs peuvent avoir c’est de penser que l’IA va remplacer leur valeur ajoutée. Alors qu’il est essentiel de bien rappeler que l’intelligence artificielle n’est là qu’en soutien concernant des tâches chronophages !
Lorsque vous construisez vos scénarios de workflows, il faut donc bien avoir cette idée en tête et vous demandez quels processus peuvent être automatisés et quelles étapes peuvent être gérées par l’IA seule.
Comme on est très sympas chez systhen, voici un exemple d’un workflow en 5 étapes qui correspond bien à ce principe de collaboration.
– Déclenchement : Une nouvelle demande arrive.
– Réflexion IA : L’IA analyse, résume et prépare une proposition de réponse ou une action.
– Mise en attente : Le scénario Make s’arrête et envoie une notification à un collaborateur (sur Slack, Teams ou via une ligne « À valider » dans un tableau de bord).
– Validation humaine : Le responsable relit, ajuste si besoin, et clique sur un bouton « Valider ».
– Finalisation : Make reprend la main et exécute l’action (envoi du mail, mise à jour du contrat, etc.).
Bénéfice : Vous gagnez 90 % du temps de rédaction, tout en garantissant 100 % de sécurité sur la qualité de votre communication.
3. Maîtrisez la consommation pour garantir votre ROI
Dans vos workflows, chaque appel à une IA (OpenAI, Claude, Mistral) via Make a un coût. On parle dans Make, de « tokens » (unités de texte). Un workflow mal optimisé peut rapidement devenir un centre de coûts inutile s’il sollicite l’IA pour des tâches qu’un simple algorithme pourrait résoudre.
L’intelligence artificielle n’est pas nécessaire partout !
Il est inutile de demander à une IA : « est-ce que cet e-mail contient le mot ‘Urgent’ ? ». Un filtre natif dans Make par exemple peut le faire gratuitement et instantanément.
Les bonnes pratiques d’optimisation :
– Les filtres pré-IA : vous pouvez par exemple installer des « barrages » dans vos scénarios. L’IA n’est déclenchée que si certaines conditions métier sont remplies.
– Le choix du modèle : toutes les tâches ne nécessitent pas le modèle le plus puissant (et le plus cher). Un modèle léger est souvent suffisant pour du résumé de texte ou de la classification, réservant les modèles premium aux analyses complexes.
– La mise en cache : si une question revient souvent, pourquoi payer pour la traiter deux fois ? Avec Make vous pouvez stocker les réponses récurrentes pour économiser vos ressources.
💡En faisant appel aux équipes systhen, nous pourrons vous conseiller sur les workflows les plus optimisés. Nous ne voulons pas faire juste fonctionner vos workflows mais vous assurer que vous gagner du temps et que ce temps est rentable !
La petite conclusion : L’automatisation avec l’IA oui, mais réfléchie
L’intégration de l’IA dans vos processus n’est pas un projet purement technique, c’est une transformation organisationnelle. Utiliser Make (ou une autre solution, on serait triste mais c’est le jeu 😭) vous offre une plus grande agilité mais sa robustesse repose sur une architecture pensée pour la durée, la sécurité et l’évolutivité de votre organisation. L’IA ne doit pas être une fin en soi et doit être utilisée à bon escient. Il ne faut pas croire que workflow intelligent veut forcément dire IA !
Chez systhen, nous vous accompagnons dans cette transition :
– Audit de vos flux : Identifier où l’IA apportera une réelle valeur ajoutée.
– Conception sur-mesure : Création de scénarios Make robustes, sécurisés et documentés.
– Accompagnement au changement : Formation de vos équipes pour piloter ces nouveaux « collaborateurs numériques ».
