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Comment Studia a gagné en réactivité, flexibilité et rentabilité grâce à MetaServer de CaptureBites.

Contexte

Les BPO / prestataires de services sont toujours à la recherche de solutions innovantes pour optimiser leurs processus de production. Pour répondre aux demandes – toujours très différentes – des clients, Studia était confronté à exploiter plusieurs logiciels et à solliciter des équipes internes pour des développements spécifiques. De la complexité et de l’inertie de mise en production en étaient la conséquence.

La réalisation

Proposé par Systhen et après des tests concluants grâce à sa simplicité d’utilisation, MetaServer de CaptureBites, solution de Robotic Process Automation (RPA), a été choisie par Studia pour ses fonctionnalités :

  • Capture de flux entrants (papier et numérique)
  • Extraction automatisée de données cibles et automatisation des processus d’intégration : contrôle, classement, archivage, …
  • Création de scénarios de capture avec workflow
  • Licence sans limite de temps et de volumes

Les bénéfices

Pour les projets actuels et à venir, Studia retire des gains conséquents de Metaserver pour plus de réactivité et de maîtrise :

  • Remplacement de 6 logiciels grâce à la multiplicité fonctionnelle de MetaServer
  • Des scénarios de capture rapidement créés en totale autonomie, sans compétences informatiques
  • Un budget maîtrisé et une rentabilité des projets plus importante
Sans connaissance informatique, j’ai pu moi-même monter un scénario de capture complet et rendre une chaîne de production opérationnelle pour notre client dans l’aéronautique en seulement 30 minutes !»
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Brice Tarnopol Business Analyst

Studia intervient sur tout le cycle de vie du document (création, échange, gestion, sécurité, archivage) et sur le cycle de vie de la donnée (extraction, enrichissement, accessibilité, fiabilisation, cohérence, exploitation). Le groupe fournit des solutions et de l’expertise adaptée aux
départements métiers.

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Studia est en constante recherche de technologies de pointe pour optimiser ses processus et répondre le plus efficacement possible à ses clients. C’est dans ce contexte que son pôle prestations de services a échangé avec les équipes Spigraph. Pour accomplir ses missions de dématérialisation des flux documentaires entrants, Studia avait à sa disposition jusqu’à 6 outils logiciels différents dont certains avaient une tarification indexée au nombre de pages.

« Une chaîne de production opérationnelle en 30 minutes »

Jean-François

« Dans la majorité des cas, nous devions recourir à du développement spécifique, de la mobilisation et coordination de ressources internes avant de pouvoir démarrer la prestation. Bien que nos équipes soient efficaces, des contraintes de planning et l’inertie liée à tous les échanges, nous imposaient des délais de quelques jours à quelques semaines avant de lancer une prestation. » indique Brice Tarnopol, chargé de projets & Business Analyst chez Studia. « Spigraph nous a proposé de tester MetaServer de CaptureBites et on a vite compris l’intérêt. Avec simplement des paramétrages « au clic » et sans connaissance informatique, j’ai pu moi-même monter un scénario de capture complet et rendre une chaîne de production opérationnelle pour notre client dans l’aéronautique en seulement 30 minutes ! » insiste Brice Tarnopol.

« MetaServer est un véritable couteau Suisse »

Cette solution de Robotic Process Automation (RPA) de l’éditeur CaptureBites permet d’envisager une multitude de scénarios de capture de documents et de données avec workflow intégrés. « Grâce à cette seule solution logicielle MetaServer, qui a remplacé la plupart de nos logiciels, nous avons pu répondre à trois de nos clients dans l’aéronautique, quatre dans le médical et un plus récemment dans la restauration. Tous avaient des besoins et problématiques très différents pour des volumétries allant de 100 000 à 400 000 pages/an : capture et indexation à des fins d’archivage (SAE), numérisation et contrôle qualité automatisé d’intégrité de données, ou séparation et classement en masse de factures dans SAP, pour ne citer que quelques exemples » explique Brice Tarnopol. « Sa simplicité de paramétrage associée à ses nombreuses possibilités nous a permis de former et placer un référent chez un de nos clients dans l’aéronautique pour plus de réactivité et de flexibilité » continue Brice Tarnopol. « MetaServer a un coût fixe de départ et une maintenance annuelle raisonnable. Comparé à d’autres produits qui ont un coût à la page, cette approche tarifaire de MetaServer est également un avantage dans nos métiers. Nous avons des volumétries qui nous permettent d’atteindre des R.O.I. très rapidement et d’augmenter la rentabilité sur l’ensemble de nos projets » rajoute Brice Tarnopol.

je dois donner un 10/10 aux équipes de Systhen et de CapturesBites

« MetaServer a tellement de fonctionnalités qu’on arrive toujours à s’en sortir, c’est un vrai plaisir de l’utiliser ! Au-delà de son usage quotidien, je dois donner un 10 sur 10 aux équipes de Systhen et de CaptureBites. J’avais déjà beaucoup apprécié l’accompagnement, les échanges et le professionnalisme des équipes de Systhen , et j’ai été très agréablement surpris d’une assistance quasi instantanée de la part d’un éditeur. » conclut Brice Tarnopol.

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