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Quels sont les outils de la GED ?

La gestion électronique des documents comprend la prise en charge, la manipulation, l’exploitation et la sauvegarde des informations de fichiers au moyen de dispositifs numériques/électroniques. Ces dispositifs participent au transfert de l’usage du document papier vers les versions digitales. Ces archives trouvent une grande utilité sous leur forme dématérialisée, car ils permettent d’obtenir des informations stratégiques sur les performances passées de l’entreprise, le nouvel objectif à atteindre et la démarche à suivre pour y arriver.

Les principaux outils de la dématérialisation et l’automatisation

L’utilisation des dossiers sous leur forme non matérielle doit respecter les procédures utilisées avec le papier en plus des autres procédures imposées par son format. L’emploi des logiciels spécialisés est requis tout au long du processus afin de :

  • Numériser ou de créer un fichier numérique à l’origine,
  • Héberger et de partager les données,
  • Diffuser les informations aux personnes autorisées,
  • Stocker les fichiers,
  • Contrôler en continu afin de suivre ses activités au sein de l’organisation.

La manipulation des documents numériques fait appel à deux catégories de logiciels : les programmes de gestion classiques et spécialisés. Les accessoires numériques classiques renferment les programmes de grands distributeurs respectifs au système d’exploitation auxquelles ils appartiennent. Il s’agit des tableurs, des éditeurs de textes/de présentation, des dessins et des calendriers pour les travaux de bureautique au quotidien. Ce mode de production concerne les documents internes en majorité et se généralise pour les fichiers externes grâce aux solutions digitales spécialisées à cet effet.

Les logiciels spécialisés se caractérisent par leurs fonctionnalités dédiées à la gestion des dossiers de manière dématérialisée. Ces capacités se distinguent par les éléments suivants :

  • La gestion virtuelle des fichiers qui se place en amont du processus avec la numérisation des documents externes à l’entreprise et la mise à disposition règlementaire du document,
  • Le système d’archivage numérique, très souvent confondu à la gestion électronique des documents, il est la version virtuelle du stockage dans les enceintes physiques. Il joue le rôle de forteresse numérique en assurant la conservation, la protection et l’intégrité des données. Les autorisations d’accès, les mises à disposition légales comme la durée de conservation prévue par la loi, la disponibilité aux personnes habilitées et l’horodatage sont des éléments automatisables ce qui permet la simplification des travaux pour l’entreprise toute entière,
  • La validation cryptographique légale s’inscrit dans une mesure de fluidification et de digitalisation des processus en entreprise. La signature électronique, en lieu et place celle faite sur le papier, apporte une valeur juridique au document. Il est possible de distinguer la signature non qualifiée simple, non qualifiée avancée et avancée.

Il est possible de retrouver les fonctionnalités suscitées au sein de différents logiciels dont l’un des plus en vue est Zeendoc. Les objectifs d’une solution GED sont compatibles avec croissance et RSE.

Zeendoc une solution complète de gestion électronique de documents

Zeendoc est un logiciel de gestion électronique des documents dont l’utilisation requiert un abonnement en ligne avec lequel il sera possible de manier et obtenir de bons dossiers de votre entreprise. C’est une solution adaptée aux administrations à but lucratif et non lucratif. Son adaptabilité aux différents supports numériques permet une consultation omnipotente des activités au sein d’un secteur ou de toute l’entreprise entière. Cet outil présente les atouts pour ce qui est de :

  • La rationalisation des fonctions récurrentes à travers la production automatique des tableaux pour les tâches spécifiques, l’envoi et la validation de documents commerciaux, la vérification des données bancaires et comptables.
  • Le classement et le stockage automatique des données pour faciliter l’accès aux documents recherchés à un moment donné,
  • La mise à disposition des fichiers entre collaborateurs en entreprise,
  • La synchronisation avec les plateformes complémentaires de bureautique et certains programmes pour des domaines spécifiques à l’instar de Chorus Pro en comptabilité,

Les retombées d’un tel système sont perceptibles sur la productivité en entreprise et sur l’environnement qui constitue un engagement pour Zeendoc. Ce progiciel c’est plus de 200 000 utilisateurs heureux de voir leurs rythmes de production améliorés par la simplification des procédés de leurs entreprises. Notre solution, en plus d’être facile à installer et simple à utiliser, est sécurisée sans oublier son retour sur investissement. Nous avons des certifications d’institutions nationales et supranationales à savoir l’hébergement de données de santé délivré par l’Agence du Numérique en Santé ou encore l’agrément GDPR (General Data Protection Regulation) de l’Union Européenne sur la protection des données personnelles.

L’adoption de Zeendoc vous permet de manière indirecte de participer à l’émancipation écologique à travers la réduction de l’utilisation de papiers. L’entreprise qui a mis sur pied ce logiciel renferme une branche spéciale dédiée au reboisement des forêts avec plus de 3000 arbres plantés en France à son actif pour une quantité de plus de 46 000 tonnes de dioxyde de carbone économisé. Utiliser Zeendoc permet à votre entreprise de gagner en productivité avec la génération rapide de documents ou encore le partage des données entre les différents services de votre structure pour un suivi de l’évolution du travail.

Process HUB, une solution pour modéliser vos processus métier

La solution informatique de gestion de mécanismes métier Process Hub vous accompagne dans la gestion de vos processus en entreprise. Elle vous aide à éliminer les tâches répétitives pour vous concentrer sur l’essentiel avec la possibilité d’effectuer une simulation des conséquences de la décision arrêtée sur vos résultats potentiels. Cette interface permet un ordonnancement d’une série d’activités de l’entreprise pour livrer aux clients les bons produits. Elle vous permet de créer, de modifier et de suivre de façon digitale le processus de l’ensemble de votre compagnie pour y détecter les goulots d’étranglement ou les points stratégiques de votre ligne de production.

Il vous suffit de solliciter un compte à différentes échelles de profils pour vous, vos collaborateurs et d’entamer l’optimisation de la production de votre entreprise. Une fois votre processus mis en place, l’affectation d’une seule ou d’un groupe de personnes à une tâche est possible depuis votre Smartphone, votre tablette ou votre ordinateur. Votre collaborateur peut créer un profil et soumettre un processus ou une tâche à votre appréciation et en cas de validation, celui-ci est communiqué à ses collègues afin de s’ajuster au nouvel ordre général.

Chaque élément ou poste de l’organisation constitue un maillon et reçoit une notification de façon numérique au moment de l’arrivée d’une mission avec une limite temporelle pour son exécution. Une fois la mission remplie, le document ou l’activité passe à la prochaine étape du processus avec une signalisation sur le tableau d’ensemble. À la fin du parcours, l’envoi vers le client est effectué et vous êtes signalé en cas de réception ou pas.

L’utilisation Process Hub accélère le traitement et la validation des documents, des activités au sein de votre établissement. Les informations soustraites du cursus des différents services permettent de donner un diagnostic d’ensemble de votre activité pour y remédier aussitôt en cas de dysfonctionnement. La croissance de la célérité dans votre démarche de production, la réactivité en cas de retard ou de blocage et la valorisation de chacun de votre employé à un poste sont d’autant de points bénéfiques pour l’expérience client et l’environnement de travail en entreprise.

Optimisez votre production avec les outils de gestion électroniques de documents

Les instruments numériques de traitement et d’exploitation des fichiers servent à produire des dossiers internes à une organisation pour son fonctionnement ou la digitalisation des dossiers externes à celle-ci. Ces éléments contemporains de management fluidifient le circuit de traitement, de validation des dossiers et des activités en entreprise au grand avantage de celle-ci au vu de ses partenaires et de ses collaborateurs internes.

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