Solutions logicielles

Gestion Electronique de Documents (GED)

Un voyage d’affaires ou un séminaire loin du bureau et par la même occasion du réseau informatique, nous l’avons tous vécu ou le vivrons tous au moins une fois !

Nous savons combien ce scénario peut vite se transformer en perte de temps et vous empêcher d’accéder aux dossiers, aux documents ou encore aux tableaux de bords, et ainsi ralentir toute l’activité et celle des partenaires.

Avec la Gestion Électronique des Documents (GED), découvrez comment cela se passerait et comment vous pourriez optimiser votre organisation, vos reporting et la gestion globale de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une GED ?
 

La Gestion Électronique des Documents est une des solutions majeures en terme de gestion documentaire et de gouvernance de l’information.

Le processus de mise en place d’une GED structurée et robuste intègre plusieurs étapes cruciales qu’il convient de bien anticiper et maîtriser.

La première concerne le traitement des documents. Il s’agit-là de l’étape décisive dans le cycle de vie du document. Toutes les étapes propres à la dématérialisation et à l’identification du document (nommage, indexation…) se jouent à ce moment-là. Le but est d’automatiser la recherche et de simplifier l’exploitation du document.

Pour aborder la seconde étape, il est primordial de comprendre les enjeux du partage des documents dans une démarche de GED. Tous les documents ne peuvent pas être partagés par tous au sein d’une organisation (documents sensibles, données personnelles …).

Ainsi, tout est paramétrable à ce niveau-là ; documents modifiables ou non ; documents consultables ou non, ce qui constitue une force majeure dans l’organisation d’une entreprise.

La troisième et dernière étape réside dans le stockage des données. La GED d’une entreprise, en plus de simplifier l’exploitation des documents, doit organiser son stockage. Grace au mode Saas, l’hébergement dans le cloud apporte une sécurité optimale pour l’exploitation des données. Pour les entreprises ayant des contraintes à l’utilisation du cloud externe, il est recommandé de prévoir une solution de “business continuity” qui reconstituera les conditions sécuritaires d’un cloud, mais en interne. Avec le stockage, vient l’archivage, il concerne particulièrement les documents qui doivent être légalement et durablement conservés, mais qui ne servent pas systématiquement dans les opérations quotidiennes.

La GED, un outil indispensable dans votre organisation

Vous l’aurez compris, la GED est un outil performant et nécessaire pour la gestion documentaire et la transformation digitale de votre entreprise.

La GED permet entre autres de :

  • Gérer de façon performante les documents du quotidien,
  • Partager les documents en gérant des autorisations diverses et variées,
  • Mettre à jour un ou plusieurs documents selon autorisations et versions,
  • Gérer le cycle de vie des documents avec un découpage étape par étape,
  • Traiter de la forme de l’ensemble des documents et leur standardisation (création, arborescence),
  • Réduire les coûts et délais de traitement,
  • Faciliter la mise en place d’un workflow pour organiser les circuits de validation et de transmission documentaire,
  • Et le plus important ; sécuriser et protéger son patrimoine informationnel.

La Gestion Électronique des Documents est donc la solution globale d’accompagnement de votre entreprise ou de vos services, concernant tous les types de supports (documents scannés, emails, factures EDI, …)

Elle s’inscrit dans la démarche de la transformation digitale de votre entreprise comme un pilier majeur. La GED permettra de dynamiser fortement les échanges intra et inter-entreprises.

Systhen pourra vous conseiller et vous diriger, en fonction de vos besoins, vers la solution de GED la plus adaptée.

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