Workflow : comment réussir son circuit de validation documentaire ?
10 novembre 2020

Les nouvelles technologies connaissent leur lot d’anglicisme qui ne parlent pas forcément à tout le monde. Parmi ceux-ci, Workflow. Du français “circuit de validation”, il permet d’organiser et d’affuter son organisation pour ne plus oublier aucune des validations clés dans l’entreprise. Pour réussir dans le terrible monde du circuit de validation, voici quelques conseils pour épater les collègues les lundis matin…

Bien construire le processus autour de chaque workflow 

Le workflow est la finalité d’un processus métier, il accompagne les acteurs de chaque processus…c’est bon vous suivez toujours ? 

On entend par processus le cheminement logique qui va conditionner le workflow naissant… pas le droit à l’erreur. 

Il faut donc prendre en compte plusieurs points pour réussir à tous les coups :  

  • Les obligations métiers 
  • Le nombre d’étapes  
  • Les différents acteurs 

Aller, venez on vous explique ! 

Bien choisir les acteurs de son workflow ! 

Définir les rôles est primordial dans un workflow. Ainsi, on saura identifier au préalable qui fait quoi et quand. Vous gagnerez un temps fou ! 

Un workflow s’articule autour de trois rôles clés qui seront sollicités à chaque déclenchement. 

L’initiateur : Il impulse le Workflow à son déclenchement. Sans initiateur pas de workflow…ça serait dommage quand même! 

Le responsable :  C’est lui qui dirige le workflow et en assure la dynamique. 

Le valideur : Il est l’acteur principal de chaque étape 

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Bien définir les étapes 

Les étapes sont le point crucial du workflow. 

Si on en paramètre trop, le workflow s’allonge et perd de sa qualité. Si au contraire, on n’en prévoit pas assez, gare aux validations trop rapides qui peuvent mettre à mal l’équilibre de l’entreprise ! 

Bon, on vous donne LA bonne astuce concernant le nombre d’étapes d’un workflow : le top c’est entre 3 et 5.  

Regardez donc votre processus dans son intégralité et essayez de le scinder en un maximum de 5 blocs distincts et indépendants. Certains marqueurs importants peuvent vous permettre de les identifier : 

  • Changement de service ou de collaborateur dans la chaine du Workflow 
  • Acte de validation 
  • Modification du document  

Bien cadencer le workflow 

C’est presque bon! 

On a nos acteurs (pas hollywoodiens mais presque), le bon nombre d’étapes, mais ce n’est pas encore tout à fait suffisant. 

Pas de soucis, là encore on a une astuce. Le cadencement joue un rôle très important. 

On a encore un tip (mais c’est le dernier) il vous faut rythmer les étapes impliquant vos collaborateurs :  

  • Pas plus de 10 jours par étape. 
  • Des notifications / relance à chaque validation ou retard 
  • Des alternatives (Back-up) en cas d’absence ou indisponibilité des acteurs principaux du workflow  

Bien définir le classement final du document 

On y est !  

Tout s’est bien déroulé et votre workflow arrive à son terme, le moment est crucial. Il est impératif d’établir une règle de classement pour votre document finalisé. 

Notre workflow donne la possibilité de classer automatiquement votre document dans le bon dossier à la fin de la dernière étape. En somme plus d’erreurs, plus d’échanges inutiles, 100% d’efficacité avec Gedsys !