5 astuces documentaires pour briller en société
3 novembre 2020

Vous vous demandez comment impressionner votre boss ou vos collègues mais vous ne savez pas comment? Et bien, nous non plus à vrai dire…cependant, on peut vous donner 2-3 astuces pour faciliter votre organisation quotidienne documentaire et qui sait…😎

1 – L’autoclass

Déjà rien que le nom en jette. Ensuite, avouez que la possibilité de classez automatiquement vos documents dans vos dossiers en paramétrant quelques mots clés, c’est plutôt sympa. Glissez, déposez, c’est classé…la classe 2.0 tout simplement.

2 – La recherche full-text

Vos collègues mettent 5 jours à retrouver la bonne facture, le bon contrat, la dernière photo de Bernard qui a un peu exagéré lors du séminaire de la boîte. Vous, non. Vous êtes le flash Gordon de la recherche. Un mot, une date, la recherche full-text et l’OCR seront vos plus fidèles alliés dans votre quête documentaire.

3 – Le workflow

Vous êtes reconnu comme le roi de la gestion de projet. Pas de fumée sans feu : Les workflows (flux opérationnels) sont votre arme de prédilection pour tenir les délais et remplir sereinement le cahier des charges. Assigner à chacun une tâche, prévoir les back-ups, relancer si besoin et être notifié en temps et en heure : les clés de votre réussite… vos collègues admirent votre sens de l’organisation. 🙌

4 – L’appli mobile

La panne d’ordinateur chez le client ou l’inaccessibilité au serveur de l’entreprise quand on travaille depuis chez soi…on a tous un jour connu cette situation ennuyeuse…Ça serait dommage de louper une grosse vente ou de ne pas pouvoir assurer ses objectifs pour un souci de bureautique, non? Là encore, vous avez une longueur d’avance et vous n’êtes pas peu fier-e de montrer à vos collaborateurs votre application mobile de gestion documentaire.  Ok, ça ne sonne pas aussi bien qu'”Instagram” ou “candycrush” mais, par contre, c’est carrément utile pour retrouver ses documents !

5 – le Classement depuis Outlook

Que celui qui n’a jamais créé un fichier .pst ou reçu le message “Votre boîte aux lettres est presque pleine”, nous jette la première pierre. Si on vous offrait la possibilité de classer vos pièces jointes dans votre répertoire…directement depuis Outlook, que diriez-vous ? Et si on couplait ça avec l’Autoclass? C’est Bernard, votre collègue de bench, qui va être jaloux! 😉